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文秘工作简要 COCO 2012.07.17 培训内容 工作基本事务 协助上司做好部门管理 公文撰写/表单填写 文件管理 会议纪要 注意事项 一、工作基本事务 1、 上班第一时间查收OA或者QQ：如上司有留言待办事项，及时跟进；或收到其他部门的邮件包括总/董办的工作指示，第一时间通知部门负责人； 2、 做好每日工作备忘录：熟悉上司的日程安排，并及时提醒，如当天的会议、当天需提交的资料等； 3、每天早上09：00前将交班本送至总办（周日除外，销售部、人资部、财务部除外），康乐、KTV下午3：00；康乐、KTV、编外人事及前厅每日报表提交； 注：交班本用完后送总办存档。 4、平时可以查看OA上的公共信息，（OA-信息交流-公共文件柜-各部门公共信息），知悉酒店各部的相关规定； 5、接打电话，收发文件；熟悉办公设备如传真机、复印机、打印机、电话机和电脑办公软件的基本操作； ★ 电话礼仪： （1）在电话响3声之内接起，面带微笑，热情问好，自报家门； （2）随时在电话旁准备纸、笔，左手接电话、右手记录要点； （3）复述要点，确认无其他事项方可挂电话。 6、每月需提交的文件 每月28日前提交部门当月的《考勤表》、下月的《排班表》予人力资源部 ； 每月10前提交上月的工作总结（电子档和纸质档）予总经办； 当月有展会或节日，于展会或节日结束后一周内提交工作总结予总经办（各类总结需提交的部门以OA通知为准）。 二、协助上司做好部门管理 1、高效完成上司安排的工作，并及时回复完成情况； 2、起草各类文件、填写各类单据，并跟进审批进程； 3、跟进工程问题，每周五将工程遗留问题发OA至总办秘书，催办其他待完成的事项，如人事文员催交人事变动表； 4、提醒上司需跟进的事项：工作总结、参加会议、上司提及的或本部门需要做但未落实的事项；（中餐做七夕节推广或月饼赠送） 5、做好部门重大纪事：针对各种重要的活动、节日所开展的工作，记录存档，可供下次参考。 谨记： 部门文员即是部门经理的助手；不是等待上司分配任务，而是关注上司，主动协司完成各项工作为上司分担。 三、公文撰写、表单填写 1、文件种类：呈文、通启、宴会/团队通知书、工作总 结、工作计划、培训计划、工程遗留问题等； 2、格式：各类文件、表单均设置固定格式，以便统一及保持美观；（见附件） 3、部分公文需提前完成：节日营销等优惠活动至少提前15天呈文； 4、撰写公文的注意事项 （1）注意排版：字体、字号、行距、页边距、对齐方式、段落及页码编排（不可出现单页只有签发人的内容）； （2）内容完整，表述清楚，数据准确，无错别字； 公文内容撰写 包括事由、时间、地点、事件内容、人物、相关数据； 例：营销推广呈文包括营销目的、时间、地点、推广内容、人员安排、操作方式、费用分析等； 使用书面语言，内容完整，条理清晰，不使用代词或缩写； （3）部门负责人签发后立即发送OA至总办和董办（王旭贵董事、行政总监、李总经理、总办秘书）；以便加快审批进程， 注：如未发送OA，秘书可退回纸板文件 （4）文件内容如涉及其他部门（财务部、人事部、营业部门），先由其他部门签确后送总办审核； （5）设立文件签收本，及时跟进审批进程；每周检查一次文件的审批情况； （6）审批过程中如需修改，请将修改前的文件一同上报审批；急件请做好标注，以便加快审批进程； 5、表单填写 字体清晰，如有涂改，需确保清楚准确，修改人签名确认； 注明原因：申购单、报损单、假期单、美工单等；申购单和美工单有样板需一同附上，美工单提前填写，以便美工跟进制作，美工设计图部门经理签名后与美工单一同呈总办审核。 四、文件管理 1、范围：呈文、通启、对外发文、政策程序、会议记录、工作总结 ； 2、部门的文件管理员一般由文员担任； 3、对于时效性一个月内且对部门日后经营运作无影响的 文件 ，接收部门可不作存档及文件统计，但发文部门必须统计及做好存档工作；（生日会通知、团队通知书） 4 、文件统计：部门发出文件如总经办11月份发文共1 份，此份文件派发各部门，部份以纸板、部份以OA形式，但在计算发出的文件时，仍是以1份计算，而非以派发相关部门的数量统计； 1、接收文件： 1）纸板：共XX份，其中总经办XX份， 人力资源部XX份； 2）电子版：共XX份。其中总经办XX 份，康乐部XX份。 2、派发文件：共XX份，其中呈文XX份，