明确归档文件材料的收集范围。.pptVIP

（八）?编目 1?、归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。 2?、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。 归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。 （1）序号：填写归档文件顺序号。 （2）档号：档号按照3编制。 （3）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。 （4）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 （5）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。 （6）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日， （7）?密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。 （8）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。 （9）备注：注释文件需说明的情况。 3?、归档文件目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附录B?图B1）。?? 4、?归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B?图B2）。 封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。 四、纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架要求 （一）?、修整 1、归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。 2、归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。 3、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 4、对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。 （二）、?装订 1、?归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。 2、?应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致。 3、用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。 4、永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见附录C?图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。 5、永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。 （三）、?编页 1、?纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。 2、页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。 3、?文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。 （四）?装盒 将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。 1、?档案盒 （1）?档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D?图D1）。 （2）?档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录D?图D2、图D3）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。 一个年度编一个流水号。 （3）?档案盒应采用无酸纸制作。 2?、备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录E）。 （1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 （2）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。 （3）整理日期：归档文件整理完成日期。 （4）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。 （5）检查日期：归档文件检查完毕的日期。 （五）?排架 1?、归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。 2?、归档文件按年度—机构（问题）—保管期限分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架，