个绝招塑造职业形象下.doc

第26招 如何当好会议秘书如果公司要召开事务会议或专题讨论会议，而你被邀请作会议秘书的话，不要皱眉，这可是一次让你露脸的好机会，并非是一件令人烦恼的事。那么，怎样才能轻松地当一个会议秘书呢？作个会议计划，弄清谁是谁，谁坐哪儿。一般情况下，没有人会在发言时逐字逐句地念发言稿（如果确实有人那样做的话，你可以用录音机录下来，随后再把它整理成文字），但是大家还是希望你能把他们作出的决定很好地记下来，同时，每个人也都希望你能很好地记下他们的见解。要把自己当做会议主席的工作伙伴。所以，要干好这份工作，你首先得 是一个良好的记录员，其次对会议过程要态度客观冷静。　　会 议 通 知 　　公司： 　　委托人： 　　起草人： 　　时间： 　　审核人： 　　时间： 　　会议目的： 　　时间： 　　与会人员： 　　会议类型（含电话会议）： 　　会议记录议项： 议项 　　提议人： 　　时间： 　　 　　会议计划实例一则 　　承蒙Touche Ross公司允许使用，作者在此深表感谢。 　　提示 　　“用不同颜色作记录，且前后保持一致——我们用粉红色笔来记录时间，绿色笔记录议程，桔黄色笔记录需要引起注意的事。另外，每次会议都准备好委员会手册或协约参考材料，也会很有用。” 　　——苏扎恩·戴维森（Suzanne Davison），行政官员 第27招 如何主持好会议在有些公司里，你永远都不可能用电话找到你要找的人。他们不是在开会，就是有事缠身。 　　经理们最典型的一天中，有70%的时间花在会议上，而其中有1/3的会议很有可能是无关紧要的。不管会议听起来有多么可怕，大多数无非是那些老套套，可以休身养性，就像外表花哨而无实质内容的劣等食物一样。所以，既然我们每个人都希望会议变得理想有效率，那 么我们为什么不在此作一番讨论呢？通往理想会议的一个途径是你自己来主持会议。如果你很少主持会议或者曾有不良习惯的话，不妨考虑以下几个如何主持会议的要点：　　 　　1. 这个会议是否非开不可？用一个备忘录或一个告示是否就可以收到同样效果？“周一晨会”如果没有什么东西需要讨论，就坚决取消； 　　2. 将与会人员限制到8人以下。删掉不发言只旁听的人。那些只是因为必须列席而坐在那里的人，就像上课调皮捣蛋的孩子一样，只会扰乱会议或分散大家的注意力； 　　3. 会议主题鲜明。并就此主题与所有与会人员充分交谈； 　　4. 约定会议开始与结束时间。如果为在某项重要议题上达成决议而需要补时的话，要和所有与会人员商量究竟还需要多少时间才能结束。如果大家达不成一致意见，就不要再补时讨论； 　　5. 合理安排议程时间，各项议程长短适中，分出先后主次。手腕里面戴块手表，以便需要时可以悄悄看一眼，掌握一下时间； 　　6. 不要在桌上放文件。所有文件应该事先就发下去，使大家有足够时间进行阅读和消化。 　　篇幅较长的文件或那些含有大量数据或详细情况的文件要相应附一份简短的内容提要。要与会人员知道你为什么要发这些文件，又希望从他们那里得到些什么观点、决议或行动； 　　7. 准备要相应充分。送来的文件要全部阅读，两个会议之间的空闲时间和人们交谈一下，建立沟通桥梁，收集一些证据和信息。用实例告诉大家，你希望其他每个人的会议准备工作也能达到这样一个标准； 　　8. 鼓励参与精神。让大家明确你选了这些人，就是让这些人都参加到讨论中来，不允许出现沉默现象； 　　9. 排除“还有别的事吗”这句话。如果公司的门廊塌了，或公司已经破产了，或者财务经理和清洁女工私奔了，这些事都不言而喻，无人不知。“还有别的事吗”这句话是用来引导大家提出不同意见的提示语，或者是在大家都已疲惫不堪时，点点头便表示同意某个决议时用的； 　　10. 如果会议因故取消了，理所当然要通知每个人。但是如果有人没接到通知来开会了，那你就应该在会场上说明取消原因并向他们道歉。 　　提示 　　禁止“二次会议”。如果有人以没有参加上次会议为由，提出要就某事再讨论一次的话，你一定要态度坚决——就是不允许。想好对付这些令你尴尬的委员们的办法。实在不行的话，就拿出你的绝招——“主席决定权”。 第28招 如何主持面试团工作让自己在进行面试时显得有权威，同时给候选人和面试团成员鼓劲使其充满自信。主持不当会使整个面试失去控制，或者面试时间被某个面试官占用，也可能出现不公正或非法提问，候选人可能会感觉受到了恫吓或其表述没有受到公正倾听的待遇。这些对你的专业形象来说都是不好的消息。以下是一个百试不爽的“40分钟长、3人面试团”的面试计划，供你参考： 　　话题时间提问人 　　·融洽气氛，打破僵局2团长 　　·介绍2团长 　　·引导提问5面试官（1） 　　·CV提问7面试官（2） 　　·技能/专业提问7面试官（1） 　　1个主要问题和/或2～3个次要问题 　　·思维过程/解决问