VIP会议接待方案.docVIP

VIP会议接待方案 目的 确保VIP会议的前期准备、接待服务及接待工作总结等的规范化，为VIP会议的接待提供优质服务。 范围 适用于XX大楼的VIP会议服务。 职责 会务员依据本方案提供VIP会议接待服务，确保作业安全。 班长对VIP会议服务接待进行检查、指导。 物管部主任对VIP会议服务接待质量情况进行监督。 工作内容 前期准备 接到“VIP会议通知”后，物业分公司应立即组织物管部及相关部门评审VIP会议接待服务要求，无法解决的事项应与会议使用单位进一步协商。需要业主单位协调的事项应书面通知业主单位，会前无法解决的问题应上报公司和会议举办单位。 分公司提前10天或配合相关单位对VIP会议接待场所进行消防安全检查，发现问题及时整改。会前一天分公司再组织人员重新检查。 物管部应提前一周组织专业人员对空调、电梯、中控室及会议室的音响、灯光系统仔细检查并试运行。会前一天重试一遍，确保最佳运行状态。 根据会议需要，物管部应提前一天在大门口、大厅、电梯、会议室所在楼层设立欢迎、指引或警示标志，并配合安全管理部门做好会议的安全保卫工作。 会务班长提前一周将VIP会议所需采购的物品列出清单报物管部交由分公司采购，所购物品必须提前三天到货。 班长提前两天安排人员彻底做好会议室、大厅地面、墙面、天花板、玻璃门的卫生，特别是卫生间的卫生（包括地面、墙面、天花板、铝合金、窗框、玻璃门、门框、面盆、灯罩、不锈钢饰品、小便器、大便器等）。 提前一天将会场楼层及卫生间地面清洗干净。 提前两天试布置会场，并将布置情况向会议使用单位汇报，经确认后提前一天将会场布置到位。 视会议要求，设立现场协调、服务组织和人员： 现场服务协调负责人：公司或分公司委派或部门主任、副主任兼任； 现场设备运行、安全保障人员：由维修班、中控室委派，一般由3人组成：维修班长、音控管理员、中控室班长； 会务和保洁服务人员：服务安排指导2人，由会务班长和保洁班长负责；会议服务员8人，分别为主席台2人、贵宾厅1人、大厅2人、后勤人员1人、分会场2人；大楼和会场保洁人员5人，大楼外围清扫1人，楼层卫生巡视2人，其中1人会前在大厅为客人提供引领服务； 其它服务人员，由分公司相关部门和公司相关单位委派。 会议准备 会议期间，每日早晨6：30，现场协调服务组织的所有人员均须到岗，要求统一着装，服务员统一化淡妆，各岗位按照分工各负其责。会务班长和维修班长将相关的设备、设施重新检查一遍；在主会场、分会场的大门口铺上地毯；茶杯及相关物品配置到位；保洁人员将卫生间保洁一遍，相关物品配置到位。上述准备事项完成，用完早餐，7：30全部人员就位处于“待命”状态。 会议服务：所有工作人员应遵循会议必威体育官网网址制度，对会上所听所闻严守秘密。 主席台2人负责上水、续水、换烟缸等服务。 要求提前5 分钟把茶水全部倒好，站立在会议室右侧入口处引领贵宾就座，并提供拉椅服务； 会间站在主席台左侧，集中精力注意观察贵宾的意向，及时提供接衣等服务； 处理突发事件； 视使用情况换茶杯和方巾； 注意事项：当奏国歌或是全体起立时应及时停止操作，会间主席台旁不得离人，必须留一人随时提供服务。 贵宾厅1人负责引领客人入座、上水、续水、换放烟缸、清理现场及相关的协调服务，注意客人离座后沙发垫的整理等工作。 大厅2人分别站在主会场两侧门，负责为出入会场的客人提供问询、方向指引、上茶水、续水等服务，并及时清理客人喝水后留下的茶杯、清洗烟缸、对地面保洁。 后勤人员1人负责为会场打开水、换洗烟缸、提供会议所需用品等。 分会场服务内容： 一人于会前10分钟站立在门口迎宾，要求站姿标准，面带微笑。另一人提前5分钟将茶水全部倒好后，站立在会场内合适的位置。注意为VIP客人提供引领、拉椅服务，待客人全部到达后送上热香巾； 会议开始后，2人在会议室内轮流站立服务。每15－20分钟续水一次，并注意观察宾客的意向，及时为其提供服务； 为接待室休息的客人提供上茶水、换烟缸等服务。 特殊服务 视现场具体情况，卫生间内提供擦手香巾等。 会议结束 会议结束后，现场会务人员应立即站列会议室门口，面带微笑欢送客人，并为客人指引正确的疏散方向。事毕，首先查看现场有无遗留物品以便及时交还，并回收杯具清洁消毒，清理会议室卫生。会务班长填写《会议服务记录》交部门主任审核。 VIP会议接待工作总结 班组、物管部、分公司应逐级召集参与会议接待服务的工作人员进行工作总结，要求每位工作人员发言，总结经验，找出服务中存在的不足，提出改进措施，完善接待方案。分公司应形成相应的会议纪要，与接待前的协调记录、会议服务记录一并交由公司文件资料管理员存档。 接待工作结束后三日内，由分公司或物管部将接待工作向相关业主单位书面汇报，听取业主对接待工作的评价，并针对指出的问题在三个工作日内制定相应的整改措施，需要完