行政秘书SOP介绍廖协理.docVIP

数据管理作业标准 1 一、文书档案管理作业标准 1 二、名片管理作业标准 4 贰、主管行程安排及协助作业标准 5 一、行程安排／确认／登录／提醒作业标准 5 二、差假手续办理／支持作业标准 13 三、代办高阶主管出国手续作业标准 15 参、行政业务作业标准 16 一、费用报支作业标准 16 二、事务用品增补／礼品申请作业标准 17 三、公文／数据收发作业标准 18 四、翻译文件作业标准 21 肆、个人公关作业标准 22 一、婚丧喜庆处理 22 二、电话对应作业标准 23 三、访客接待作业标准 26 伍、其它作业标准 31 一、高阶主管个人需求作业标准 31 A总经理个人需求作业标准 31 B副总个人需求作业标准 35 C副总个人需求作业标准 41 D副总个人需求作业标准 43 E特助个人需求作业标准 47 F副总个人需求作业标准 51 F副总个人需求作业标准 53  文书档案管理作业标准 情况 步骤 注意事项 说明 (一)剪报管理 标的 平时上班日 剪报内容分为CMC群报导、产业新闻、其它消息、产险相关、纺织相关 ．每日由一Leader负责统筹、跟催阅报情形并扫瞄挂计算机上。 ．每日剪报需于10:30前完成影印托号讯。 ．秘书课存有剪报档案，于翌年元月份装订成册，存盘。 剪报工作2001年10月经简协理核定由企划管理GROUP共同制作。 CMC报导─中华及裕隆相关消息 产业新闻─五大车厂、产业相关报导、机车、WTO汽车相关、整体经济环境 其它消息─进口车消息、汽车外围商品讯息 产险相关─产险业相关报导 纺织相关─纺织业相关报导，谨呈董事长 确保影印质量，避免模糊、缺页。 ●三天(含)以上之休假期间 ．剪报人员于放假前排好回厂加班 日期。 ．于返厂上班前一日完成所有剪报 作业(剪、贴、扫瞄、挂上计算机)。 (二)报章杂志管理 ．凡是呈阅主管的所有报章杂志皆 须过滤右列注意事项后再呈阅。 ．若主管指转送其它单位，则依指 示转送。 ．主管阅后之杂志存放得视内容及 主管之需求订定保存期限。 若主管曾指示某些杂志径转送其它单位则径送。 逾保留期限之杂志及文书数据须过滤其内容后，可送给CMC图书馆。若内容为公司之专题报导或其它具存参价值之报导，应先确认是否有其它单位存盘，若无则须保留或提供给其它单位存参。 (三)书籍管理 ．属主管所有之书籍可视状况分类保存。 (四)档案管理 ．档案管理依下述分类管理： a.类别(部门、信件…)。 ．若有需求时可于档案前附加文件名目录。 档案内文件如工连单、通告、会议通知等若已过有效期限即可销毁； 机密资料逾期先以碎纸机销毁再丢弃。 二、名片管理作业标准 情况 步骤 注意事项 说明 (一)名片管理 ．名片上加注日期。 ．依主管需求予以分类，依序放 入名片盒。 ．有新名片时立即抽换旧名片。 主管通讯簿上之数据配合名片换新随时更新维护。 加注日期目的在区别其名片之时间性。  一、行程安排／确认／登录／提醒作业标准 情况 步骤 注意事项 说明 (一)公司内部例行性会议 ．将正确之会议名称、时间、 地点等详实的登录于白板或 行程备忘卡或PDA上。 ．于会议召开前，提醒主管出 席会议，并将会议通知、议 程及资料呈给主管携带赴 会。 会议召开如有变动，应尽速呈报主管知晓，并同时修正白板、行程备忘卡、PDA之内容。 主管如因事无法准时出席会议，应代为告知承办人，并向主办单位说明。 主管如无法出席会议，应请示是否需委托代理人出席？如YES，应知会代理人该会议相关事宜及数据，并同时转知承办单位； 如NO，则应于事前告知主办单位。 如主管为该会议之主持人，遇有需变更会议召开时间时，可斟酌主管行程内容，先行拟妥一建议案提供主管参考。 更改后，应尽速知会与会人员。 (二)外界邀约参加之会议 ．收到会议通知先行确认是否 与其它会议冲突(如为初次 受邀之会议，先了解会议性 质及与会人员)。 ．将会议通知及所汇总之相关资料呈送主管。 ．确认参加与否。 ．行程登录。 ．向上一级主管口头报告行程。 ．.安排与会之相关事宜。 ．通知代理人。 ．提醒主管出发时间。 ．通知司机STAND BY。 若YES→呈阅会议通知时，加以注明。 NO→记录于自备之主管行程内，而后将该通知上呈主管。 若YES→(1)记入主管行程备忘卡、登录于白板或PDA上 (2)如需数据，协调相关单位准备，并随时F/U。 NO→事前告知主办单位，切勿拖延。 知会司机会议时间及地点，并与其讨论出发时间，而后向主管报知。 应预留时间供主管准备出差之相关事宜。 如遇用餐时间，应请示是否需准备餐点。 如有需携带之文件，应先行置于座车上。 (三)媒体要求采访时 ．了解其欲采访之主题及时