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第十四章 文书与档案实务 公文的格式 公文的完全格式包括18项，但多数公文不完全使用格式，如无密级、附件、注释等。包括： 版头 发文字号 印刷顺序号 密级。分绝密、机密、秘密三级。 紧急程度。分“急”或“特急”。 签发人姓名。 公文标题。 主送机关。指收受、办理公文的单位。 正文。公文的主体部分。 附件。 发文机关。 成文日期。 机关印章。 注释。 阅读范围。 主题词。 抄送。 印发说明。 收文处理 文秘人员受到文书以后，必须按照一定的程序对所收文书进行处理，这些程序包括： 签收和拆封。 登记。 分送 拟办 批办 承办 催办 注办 发文处理 拟稿 核稿 签发 编号 缮印 校对 用印 登记 分发 立卷归档要求 文书部门或其他业务部门把已经处理完毕的文书整理立卷，定期移交给单位档案室或档案人员集中保存，并应该形成一定的制度。包括三个方面： 归档范围。凡是本单位业务活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应归档。 归档时间。办理完毕的文件材料，应该在第二年上半年内交由档案室或档案人员归档。 归档要求。范式应归档的文件，必须分类立卷，排列有序，表格齐全，填写无误，编号科学和符合要求。 文书立卷标准 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”，通常可以按照以下几种特征立卷： 按问题特征立卷。 按作者特征立卷。 按文种特征立卷。 按时间特征立卷。 按地区特征立卷。 按通讯者特征立卷。 实际运用时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 立卷类目的编制 立卷类目又叫案卷类目，是指在一年的实际文书尚未形成以前，根据单位各项活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文书按照立卷要求和方法事先编制成的一个立卷规划，事先拟制出来的归卷条目。 立卷类目主要由类名和条款两部分组成： 类名。即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名称。如工交类、城建类、生产类、广告类等。 条款。即条目，是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题。 年终组卷 简称组卷，指年终或次年年初对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列饿编号以及拟写案卷标题等一系列工作。平时归卷只是粗略地将文件材料按条款归类，不等于立卷，在组合案卷前要作细致的调整。 调整立卷。是指在平时归卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适当调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。 卷内文件排列和编号 卷内文件排列和编号，指将每个案卷内的文件按照一定的规律和顺序进行体统化排列，可以按时间、问题、重要程度、文号、作者、地区等进行排列。 卷内文件的编号。应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序。 拟写案卷标题。 案卷归档 案卷目录的编制 文件检索工具的编制 文书部门立好的案卷，必须逐年交给档案室集中保管，称为“归档”。 档案的保管和利用 档案的利用途径和方式有一下几种： 设置档案室，提供档案原件或复印件，方便借阅或直接阅读 通过一地你过的制度和手续，提供档案外借，如借阅证制度、催还续借制度和调理认可制度等。 根据档案原件制发各种复印本，实行档案的有偿交流，提高档案利用率。 利用所藏档案中的有关记载和资料，对申请者提供核实某种事实的书面证据。 以档案为依据，文秘和档案人员对查询者的有关问题进行专业性的接打，提供咨询服务。 将档案目录印制成册，分发到有关部门，以交流信息。 举办档案展览，充分发挥档案的作用。 * *