第10章Excel表的制作及格式化.docVIP

第10章 表的制作及格式化 §10.1 单元格格式化的方法 1.利用格式工具栏设置数据格式 调出格式工具栏：执行【视图】(【工具栏】(【格式】 (1)字体 (2)字号 (3)加粗\倾斜\下划线 (4)单元格数据对齐方式（左对齐/居中/右对齐） (5)合并并居中 (6)数字样式（货币样式/百分比样式/千位分隔样式/增加小数位数/减少小数位数） (7)添加边框 (8)添加底纹 2.利用【单元格格式】对话框设置数据格式 打开【单元格格式】对话框方法：执行【格式】(【单元格】菜单命令。 （1）【数字】选项卡 （2）【对齐】选项卡 （3）【字体】选项卡 （4）【边框】选项卡 （5）【图案】选项卡 （6）【保护】选项卡 【保护】选项卡里面只有两个复选框：【锁定】和【隐藏】。【锁定】主要用于锁定单元格，【隐藏】主要用于隐藏公式，都是为了防止别人修改自己的数据而设定的。只有当工作表处于被保护状态时，【锁定】和【隐藏】复选框才有效。 §10.2数据的快速录入和批注的添加 1.通过记忆功能快速录入数据 打开记忆功能的方法： ( 执行【工具】(【选项】菜单命令 ( 执行【选项】(【编辑】(【记忆式键入】 如果Excel开启了自动记忆功能时，可根据需要进行如下一些操作： (1)如果要接受自动录入项，直接按【Enter】键即可 (2)如果要删除自动提供的后面的字符，直接按【BackSpace】键即可. (3)如果不想采用自动提供的字符，只需继续输入需要的字符即可。 (4)如果想输入以前输入过的另外的项，则可在自动选中的文字上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行【选择列表】命令。在弹出的列表中列出了所有已经录入过的选项，只需在其中选择需要的录入项即可。 2.自动填充 Excel的自动填充功能不但能填充相同的数据，还可以填充具有一定规律的数据，其填充方法：首先选定要填充内容的第一单元格，然后将鼠标光标移到单元格的右下角，当其变为(形状（填充柄）时，按住鼠标左键向上下左右任意一方拖动到适当的位置松开鼠标，即可拖放出一个数据列 一般情况下，对数字和文本的自动填充相当于复制，而对日期、数字、文本的混合则是按序列进行填充。 如果要对数字进行序列填充，要填充相同的日期、数字和文本的混合，则需要在填充时按住【Ctrl】键 有时我们需要填充具有一定规律的数据列，如等差数列、等比数列等。其创建方法有两种： 方法一：首先输入两个单元格的内容以创建序列模式，再拖动“填充柄”填充。 方法二：通过“序列”对话框填充数据。（【编辑】(【填充】(【序列】）。 2.添加批注 在Excel表格中，需要对某个单元格或整个表格进行说明，这时就需要为其添加批注，当鼠标光标移到单元格上时自动出现一个文本框，对该单元格进行说明。 方法：（1）用鼠标右键单击要添加标注的单元格，在弹出的快捷菜单中执行插入批注命令 （2）在出现在单元格旁边的文本框中输入需要标注的内容 （3）以后添加了批注的单元格右上角都有一个红色的小三角形，只要将鼠标放到添加了批注的单元格上就会显示批注。如果以后要修改批注，只需用鼠标右键单击该单元格，在弹出的快捷菜单中执行【编辑批注】命令即可。 §10.3自动套用格式 Excel2002为用户准备了16种表格样式，只要将这些样式直接应用于表格就可免去前面所做的各种格式化操作。比如会计做了一张表后，只要在“自动套用格式”对话框中选择一种会计样式即可其方法步骤如下： （1）先选定单元格区域，执行【格式】(【自动套用格式】菜单命令，打开【自动套用格式】对话框。 （2）在【自动套用格式】对话框选择一样表格样式，单击选项按钮，还可以对要应用的格式进行选择。 §10.4条件格式 在日常工作中我们常常需要将符合某个条件的单元格数据用特殊的格式标识出来。如在“学员成绩表”中，老师希望能让那些不及格的分数自动用红色标识出来。这时我们就需要用到条件格式了。条件格式是指当指定条件为真时，Excel自动应用于单元格的格式，例如，如为符合条件的单元格加底纹或改变字体、颜色等。下面在“学员成绩表”中不及格的成绩用灰色底纹、红色字体标识出来。其具体步骤如下： （1）选中要设置条件格式的单元格或单元格区域。 （2）执行【格式】(【条件格式】菜单命令，打开【条件格式】对话框。 （3）在【条件格式】对话框【条件1】下拉列表中选择【单元格数值】选项，选定比较词组的【小于】，在常量框中输入“60”。 （4）单击【格式】按钮，打开【单元格格式】对话框。 （5）在【字体】选项卡中将字体颜色设为红色，在【图案】选项卡中选择浅灰色底纹，单击【确定】按钮回到【条件格式】对话框中，再单击【确定】按钮，即可让表格中不及格的成绩自动以浅灰色底纹、红色字体标识出来。（操作案例：工资表的制作/个人收支状况表的制作）