物业企业档案管理整理操作指南.docVIP

和平区物业企业档案整理指南 和平区档案局编制 2007年7月 物业企业档案标准《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001）按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）会计档案管理办法（财会字〔1998〕32号）、照片档案管理规范（GB/T11821-2002）、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995）、企业职工档案管理工作规定（劳力字〔1992〕33号）有关标准，进行规范化的整理，制作检索工具。整理原则遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用分类方案编制根据本企业档案内容和数量编制档案分类方案。参照、整理方法1、件的确定原则（1）企业文件材料原则上每份自然件为一件。（2）正文（正本）与定稿为一件。（3）正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。（4）正文与文件处理单为一件。（5）转发文与被转发文为一件。（6）报表、名册、图册等每本（册）为一件。2、文件材料归档年度的确定（1）计划、总结、合同（协议）、统计等材料归入文件内容针对的年度。（2）请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。（3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。（4）会议文件归入会议的开幕年度。3、文件材料保管期限的划分企业文件材料保管期限按照永久、长期（15-50年）、短期（15年以下）划分。4、文件材料的排序（1）同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事件结合时间和重要程度排列。（2）不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。（3）文件处理单在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转文在后；批复在前，请示在后。（）会议文件、统计报表、刊物等材料分别集中排列。5、文件材料的装订文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物（1）文件页数多的采取三孔一线的装订方法。（2）文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。6、文件材料的编号归档的文件材料要逐件编号，在文件首页上方的空白处加盖归档章并填写相关内容。机构（问题）年度保管期限室编件号室编盒号馆编件号、馆编盒全宗号馆编件号 年 度 保管期限 室编盒馆编盒 7、归档章各项的填写要求 （1）机构（问题）：按分类方案划分该份文件的类别号。间“?”隔开，例如：01?01表示为党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料。（2）年度：文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注。（3）保管期限：永久用“Y”、长期用“C”、短期用“D”。（4）室编件号：按文件的排列次序从“1”编写流水号。（5）室编盒号：在一级类目下按年度从“1”编写流水号（由企业档案室编制）。（6）全宗号、馆编件号、馆编盒号可为空。、文件材料编目盒内目录室编件号、馆编件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号等项目。文件材料应室编件号编制归档文件目录，件号：依归档章件号填写。责任者：制发文件的组织或个人。文号：文件的发文字号。题名：文件标题。没有标题或标题不能客观反映文件内容的，要自拟标题。日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注。页数：登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页。以文件原有页码为序，无页码的文件要编制页码。备注：注释文件需要说明的情况。（）归档文件目录目录索引。按一级类目依年度—保管期限装订成一册。并要编制目录索引，置于目录前面，内容包括：类目名称、年度、保管期限、起止件号等项。8、装盒按照本盒的文件目录、整理完毕的企业文件材料、备考表顺序装入档案盒，并填写档案盒背脊和封面。盒内备考表的编制：盒内文件情况说明:说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：归档文件整理部门负责检查质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。档案盒基本建设、设备仪器设施管理文件材料的整理1）具体项目的管理性文件材料应放入所针对的项目内组卷。2）基建项目、设备仪器设施方面的文件材料按其结构或阶段分别组卷。3）基建项目维修、改建形成的企业文件材料单独组卷并排列在原项目案卷之后。4）设备维修、技术改造形成的企业文件材料单独组卷并排列在原设备案卷之后。排列管理性企业文件材料按问题、时间或重要程度排列。案卷内文件材料排列，文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。基建类文件材料按项目依据性材料、基础性材料、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工验收排列。设备类文件材料按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修顺序排列。案卷的编目（1）卷内文件材料页号的编写案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页