商务工作管理规章制度.docVIP

XXX公司 商务工作管理制度 (2011.12暂行) 2011年12月 文档修订记录 *状态：A-创建，M-修改，D-废除 版本号 状态* 变更人 变更内容 批准人 批准时间 V1.0 A 商务工作管理制度 序言 XXX公司自X年X月X日成立以来，一直贯彻“***”的企业宗旨，本着“***”的企业目标，以“***”承担并完成各种类型和规模的信息系统工程。 公司一直以来都非常重视制度的建设工作，围绕着行政管理、人事管理、办公室安全、必威体育官网网址工作、公司财产、项目管理、财务管理、商务及合同管理等方面制定了一系列制度，为公司的发展起到了重要的支撑。 随着公司的业务不断拓展，商务工作便成了公司项目工作的重中之重，为了进一步规范商务管理工作，在公司原有相关制度的基础上，重新整理、制定这套《XXX公司商务工作管理制度》，希望公司员工严格执行各项制度，为公司发展提供强有力的保障。 第一章 总则 商务工作以项目为根本，所有工作均要立项后方可开展进行，每个新项目开始前必须由项目负责部门提供项目基本信息，到商务部填写立项表。 所有部门如需商务部配合工作时，必须严格按照商务工作流程（附件一）执行。 本制度由公司商务部负责解释。 本制度自印发之日起施行。 第二章 采购 拟采购部门必须填写材料需求明细表，经由项目负责人或部门负责人签字，方可提交商务处进行询价、采购工作。 材料需求明细表中必须写清对材料的要求，如品牌、型号、数量、规格、相关参数等。不得提供模糊的要求，否则商务有权不予接收。 商务人员按照材料按要求进行询价。必须问清品牌、型号、价格（是否含税）、供货期、账期、质保等情况。 询价时每种材料提供价格的供应商不得少于3家，并列出供应商名称、联系人、联系方式等信息，同时认真填写询价记录单。 询价记录单必须由总经理或相关部门负责人选定供应商并签字确认。商务人员不得自行选定。 采购前商务人员必须按照合同管理流程的规定，起草合同或接收由供应商起草的合同。 采购前商务人员负责填写采购申请单，必须经由相关负责人签字后，方可进行采购。 同一个供应商所供产品金额超过人民币2000元时，必须签订合同。参考第四章，合同管理制度。 采购时如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，商务人员可拒绝接收或将货物退回供应商。对货物品种、质量、数量与合同不符的，商务人员及时告知供应商，并就退货、经济补偿、赔偿事宜进行谈判。 商务人员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报经理处置，寻找替代品或变更采购计划。 采购时商务人员须按照合同约定付款方式、供货期、发票种类等问题，做好与公司内部及供应商的协调工作。 产品采购完成，送递公司或库房后，须按照以下规定执行： （一）技术人员须检查材料技术指标是否与合同一致； （二）商务采购人员须检查材料数量、发票金额是否与合同清单、总价一致； （三）产品确认无误后商务人员须认真在“进销存系统”中进行入库操作，不得出现错误，并对设备类产品进行条码抄录； （四）在“进销存系统”中打印三联的入库单据，由商务采购人员、拟采购部门经理和财务人员签字； （五）签字后的入库单据交予财务部一联，谨慎留存； （六）商务采购人员必须要求供应商随产品同时提供等额的产品发票，方可向财务申请付款，原则上不允许无发票直接付款。 采购过程中，如遇与采购计划不符的情况，商务采购人员应及时与上级保持沟通。 商务采购人员必须对公司绝对忠诚。不接受厂商的回扣、旅游招待、赠品、宴会及各类变相受贿情况，违者将按公司有关规定处理。 商务采购人员必须了解本部门的工作流程，具备丰富的商品知识，慎重选择商品，建立商品组织，控制商品结构，经常引进新商品。避免采购假冒伪劣商品及被厂商蒙骗。 将有关的材料单据按照档案管理流程整理归档。 第三章 销售 商务部严格按照销售管理流程，认真执行工作任务。 销售前，商务人员须制作内部预算书，须交由相关负责人确认后，上报总经理审批。 外部预算书必须由总经理批准后，方可报给客户确认。商务人员不得自行向客户报价。 销售前由商务部严格按照合同管理流程起草与客户的合同书，或接收客户的合同。由相关部门提供合同基本信息。 销售时，须按照以下规定执行： （一）库存商品销售时，商务人员须按照合同清单、价格，在“进销存系统”中进行挂账销售； （二）对