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单据管理制度 一、单据范围本制度包括：出示单据、外来单据、内部结算单据。1、出示单据：发票、收银单。2、外来单据：发票、收据、送货单、部分白条(鲜活食品)。3、内部结算单据：申购单、收据入库单、领料单、配送单、收银底带、货物短缺(溢余)单、报损单、日报表、月报表、盘点表、盘点差异表等内部结算单据，所有同部结算单能使用电脑单据的尽量使用电脑单据。二、单据管理原则1、消号单据管理制度：涉及到对外的出示单据和结算单据一律实行消号制度。主要包括以下内容：发票、收据、缴款单、酒水单、入库单，建立领用消号制度，落实专人管理。2、限额领用制度：定额发票，实行限额领用。3、其他单据实行普通单据管理三、单据合法原则1、收据应由交款人、收款人签字方为有效。2、入库单应由采购、库管、入库部门领导签字方为有效。直接在使用部门入库的使用部门主管必须签字方为有效。领料单应由领料部门经理、库管、领料人签字。报账发票、收据、白条：①外来单据应据备以下内容：对方单位印章、收款人签字、日期、经济业务内容或摘要、金额；购销发票还应有：商品名称、规格、型号、单位、单价、金额。所有的外来单据金额栏必须有大小写两种格式（同出示单据）。②外来单据应办理入库手续或验收手续的必须以入库单或验收单据做为外来单据的附件。没有入库单的需经手人、部门经理签字方为有效；③发票、收据、白条等外来单据不单独报销，必须附在费用报销单后才能报销。5、费用报销单：①外来单据报销类：将外来单据作为报销单的附件，费用报销单填写以下内容：外来单据内容，会计科目，附件张数，日期，金额等内容。②没有外来单据的报销单必须填写具体的经济业务内容，③所有的报销单必须经报销人、会计、公司负责人、为有效。7、收银底带应由收银、出纳签字。8、货物短缺(溢余)应由库管、门店经理、采购签字。9、报损单：签字10、收入日报和月报：收银，收银稽核、门店经理签字。11、盘点表由实物负责人、部门经理、盘点人、监盘人12、盘点差异表应由库管、会计、部门经理、总经理签字。13、申购单分为两部门；（1）鲜活食品原材料申购单由、签字方为有效（2）原辅材料一次性用品申购单由库管签字方为有效（3）酒水一次性用品申购单由门店负责人、库管签字方为有效（3）各部门物耗品：扫帚、灯泡、等其他易耗物品（单项金额10元以下总金额在50元以内 ）申购单由各部门负责人签字方为有效。（4）其他小额零星（单项金额10元以下总金额在50元以内）购置物品申购单由申购部门负责人签字方为有效。（5）其他低耗品，小额财产（元以）申购单由部门负责人、签字方为有效（6）500元以上的财产不需填写申购单，但由总同意后才能执行（或者签订合同由总裁签字盖章后按合同有关条款执行）同时，执行过程要随时汇报总裁。付款、报账都须经过总裁审批后才能执行四、单据规范(注意事项)1、收据应在摘要栏填写收款事由或具体的收款项目，内容必须详尽清楚。金额栏大写小写必须一致，金额填写规则：金额必须正确及准确。领料单、入库单、货物短缺(溢余)单应填写物资书面名称、入库单位、数量单位、单价、金额(大小写)、等级，有规格型号，应填写规格型号，没有的不填。领料单、入库单必须按行次填写，同一张单内出现负数内容时，也只能按行次填写，不得隔行填写。（一般情况下，填写红色入库单或出库单。）3、费用报销单应填写：费用项目或事由、费用类型、金额(大小写)。、报损单应填写报损原因、品名、数量。、盘点表、差异表：品名、规格、型号、单位、数量、等级。、申购单：申购部门、数量、质量、等级、产地、品名、规格、型号、期限、原因、日期。、所有单据填写均应字迹清晰，数字规范。、所有单据金额填写规则：有大写栏的，大小写必须一致，无大写栏的可不填，小写合计栏在最高位数前填写“￥”，有数量的单据，数量，单价，金额必须相符，单项金额与合计金额必须相符。金额四舍五入规则：单项金额必须准确无误，不能四舍五入，合计金额必须四舍五入，不得有分位数出现。便于结算。五、单据联次及传递1、收据为三联：出纳存根一联、交款人一联、财务一联，财务联每旬报账时一并传递会计部。2、入库单为三联：库管一联、采购(或供应商联)、财务联。①原材料入库单，采购(或供应商联)联于填写时取得，财务联必须由保管在填写次日内传递财务室，最多不超过次日。②其它入库单，采购联于填写时取得，财务联付在购货发票收据后，报账时（报账期限为三天以内）一并传递财务室。3、领料单三联：库管一联、领料部门一联、财务一联。①一次性办公用品（笔、笔、纸等）不办理领料单，但需在库管办公用品领用薄上签字。②其它原材料(包括一次性用具)领料单，财务联在填写当日由保管传递财务室。③其它财产、低值易耗品类领料，财务联附在发票后连同入库单