员工档案管理规定2012.12.6.docVIP

员工档案管理规定 第一章 总 则 第一条为规范员工档案的收集整理、查阅和传递等管理工作，根据《中华人民共和国档案法》及相关法规政策，结合公司实际，制定本办法。 第二条员工档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映员工经历、德才水平和工作表现的以个人为单位集中保存以备查考的文字、表、照片及其它各种形式的原始记录。 第三条员工档案工作是人事工作的重要组成部分，在员工档案管理工作中必须贯彻执行党和国家有关档案、必威体育官网网址的法规和制度，严密保管，确保员工档案的完整与安全。 第四条 本办法适用于公司总部的员工档案管理。 第二章 机构和职责 第四条 员工的档案由公司的人力资源部负责管理，人力资源部设专人管理员工档案。 第五条 公司员工失踪、合理流动或出国不归者，其档案由公司人力资源部保管。 第六条 人力资源档案管理员的职责 （一）保管员工档案； （二）收集和整理员工档案资料； （三）办理员工档案的查阅、借阅和转递手续； （四）登记员工工作变动情况； （五）为有关部门提供员工情况； （六）做好员工档案的安全、必威体育官网网址、保护工作； （七）办理其他有关事项。 第三章 档案的内容 第七条 公司员工档案的内容和分类 应聘人员登记表； （二） 履历材料； 身份证复印件（或户口本复印件）； 学历证明、职业资格证书复印件； 安全教育单； 薪酬认定书； 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料； 员工所受的奖惩情况的资料； 劳动合同。 其他可供组织上参考的材料 档案的收集、保管和销毁 公司人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩 等所形成材料要及时收集并进行整理，保持档案的完整。 人事资料收集、归档后，人事管理专员在档案袋上详 细填写员工姓名及档案资料清单等内容，依据档案材料分类目录顺序排列，各种资料分类装订并注明收集人的姓名。 人力资源部档案管理人员负责将员工档案按部门编 号统一管理，并登记《档案存放登记表》，建立《员工档案目录》，以便在需要时能及时查询。辞职、辞退员工的档案单独保管。 第十一条 凡是归档的材料必须经各部门认真考核、鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经各部门负责人和分管领导签字或盖章后归档。 第十二条 按规定需要销毁档案材料时，必须经公司主管档案工作的领导批准。 第十三条 档案目录和档案袋的样式、规格实行公司统一的制作标准。 第十四条 严禁任何人以任何理由私自保存他人档案和利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。 第十五条 人力资源部档案管理人员做好档案管理工作以免出现档案丢失、损毁等情况，对公司和员工个人造成损失。 第五章 档案的提供利用 第十六条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定： （一）查阅档案须经过部门负责人的同意，并签字或盖章。 （二）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告说明理由，经部门领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。 （三）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。 （四）查阅档案必须严格遵守必威体育官网网址制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育甚至纪律处分。 （五）因工作需要从档案中取证的，须请示部门负责人批准后才能复制办理。 第六章 档案的转递 第十七条 公司员工辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，员工人事档案的保存期限为两年，从离职申请表中核准的日期为依据计算，对超出保存期限的档案进行统一销毁。 第十八条 转递档案应遵循以下规定： 通过专门渠道或专人送取，不准本人携带。 对转出的档案，必须按统一规定的企业职工档案转递通 知单的项目登记，并密封包装。 对转出的档案不得扣留或分批转出。 接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖 章，并将回执退回，以免员工档案丢失。 第七章 附则 第十九条 本规定自下发之日起执行。 第二十条 本规定未尽事宜，将在以后的工作实践中予以完善。 第二十一条 本规定由公司人力资源部负责解释。 金珠满江生物科技有限公司