ERP环境下销售与收款的内部控制.docVIP

ERP环境下销售与收款的内部控制 一、ERP环境下销售与收款循环的业务流程 欲实现有效的内部控制,首先应熟悉业务的各个环节及数 据流程。下面我们采用图示法对 ERP环境下销售与收款循环的 业务流程进行描述,见图. 二、ERP环境下销售与收款循环的风险分析 内部控制的最终目的是降低风险、减少损失。那么在 ERP 环境下,销售与收款业务循环中可能会出现哪些风险呢?我们将 通过图1对这一业务流程各环节进行风险分析,进而为内部控 制的设计提供参考依据。 1.接受顾客订单。接受顾客订单是整个销售与收款循环的起 点。在这一环节存在如下风险:客户是虚假的;所接受的订单不 符合企业的标准。 2.合同审批。在这一环节中,企业对业务员与顾客签订的购 销合同均有一定的合同标准和审批程序。其可能的风险是:合同 审批人越权审批超越职权范围的合同;审批人未按规定的价格 标准和信用标准审核;合同错审后被录入系统。 3.赊销信用审批与库存量检查。信用审批与库存量检查都属 于合同审核的范畴,由于它的重要性所以在此专门述之。为了确 保赊销商品货款的及时回收,减少坏账的发生,各企业都 制定了自己的一套赊销政策。对客户的赊销额度都有具 体的规定和限制。在 ERP环境下,如果赊销信用批准均 由系统自动完成,可能会出现由于赊销政策设置不科学、 更新不及时、初始设置的客户或业务员信用额度及期限 被人篡改而引起企业的销售不理想或销售款无法收回的 风险。在 ERP系统中能随时调用生产、库存模块自动进 行库存检查。只要系统初始设置科学,其风险较小。否则 将会出现接受企业生产和库存无法满足的订单,而影响 企业的信誉。 4.订单录入。只有经审核通过的合同文本才能被录 入系统,这一环节可能发生的风险是:未经授权人员进入 系统,或篡改系统的初始设置,或将未经审核的合同文本 录入系统,向下游传递错误数据。 5.仓库供货。ERP环境下,经过赊销批准的销售发货 单将自动传递给供应链的库存管理子系统,并由配送站 主管确认(审核)发货单或生成出库单。在这一环节中, 确保网络的安全和有授权的人员才能进入企业的供应链 系统并进行仓库发货的确认极为重要。避免仓库人员未 经批准擅自发货。 6.办理和记录销售退回、销售折扣与折让。企业售出 的商品可能由于质量问题或其他原因发生销售退回、销 售折扣与折让等。此时的风险是:退回的商品没有经过审 批,未及时入库也没有相应的记录;销售折扣与折让未经 授权人员的审批,也没有相应的财务记录而造成舞弊行 为。 ERP环境下销售与收款的内部控制 文/王巧云 !张建华 管理视角·MANAGEMENT 7.开具虚拟销售发票。当出库单经过配送主管确认之后,销 售模块开具虚拟销售发票,其目的是便于企业满足用户对销售 发票多样性的要求。这一环节如果系统程序运行正常或系统设 置未遭擅自更改,其出错的可能性很小。 8.金税发票生成。虚拟发票生成后,销售业务员根据顾客的 要求向企业会计部门申请开具金税发票。会计根据需要将访问 税务部门的开票系统,并自动生成金税发票。由于这个环节是由 会计人员在税务系统里完成的,所以出错的可能性不大。 9.虚拟发票过账。当生成金税发票后,企业会计部门就可以 对虚拟的普通发票和金税专用发票进行过账操作。在此,可能的 风险是未经授权人员进入系统将未开具金税发票的虚拟专用发 票过账或系统出错使得虚拟发票过账发生错误。 10.注销坏账。这一环节的执行,必须获得无法收回的货款的 确凿证据,保证其真实性,并经过授权人员的审批。因此,可能的 风险是:无法收回的货款证据不真实和批准注销坏账的理由不 当,从而形成账外债权;执行坏账处理的人未经授权擅自注销应 收款,造成客户信息不实。 11.清账。清账是销售与收款循环的最后一个环节,是由会计 在月末或期末对企业的应收账款进行清理核销。其可能的风险 是:未经授权人员进入系统误操作造成客户数据不实;清账不及 时影响顾客的信用额度,进而影响到企业销售量。 三、ERP环境下销售与收款循环的内部控制设计 以上对 ERP环境下企业销售与收款循环的风险分析为我 们进行该循环的内部控制设计提供了参照依据。(下转第 84页) 制定严格的销售授权标准和惩罚制度,对接受不合 格订单的业务员实行惩罚;制定科学严密的合同审 批程序如:审核人员构成、流程等 设置客户信用额度及信用期限;及时更新客户资料; 设置信用审批人金额权限对超信用额度的单据严加 审核;设置科学的现存量更新标准及报警机制 制定严格的系统接触控制制度;设置角色和用户的 权限及登陆口令;选项设置销售业务必有订单;制单 人与审核人岗位分离 对用户的权限进行严格的限制;制定严格的仓库管 理制度和岗位分离制度;授权专人审核出库单,未经 审核的出库单不得发货 制定严格的系统接触控制制度;设置角色和