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Excel表在人事信息管理中的功能探讨 　　摘要:该文总结了一些Excel表在人事信息管理中数据储存、必威体育官网网址、共享、分类汇总统计、图表分析、查询等功能的利用情况供各位同行参考,更想与大家共同探讨、总结并发现Excel表的更全面的信息管理功能,更科学地提高工作效率。 　　关键词:Excel表;人事管理;功能 　　中图分类号: TP317文献标识码:A文章编号:1009-3044(2009)33-9151-03 　　How Excel Chart Could Be Possibly Used In Management of Personnel Files for Different Purposes 　　XIE Miao-fang 　　(Guangzhou Maritime College, Guangzhou 510725, China) 　　Abstract: This paper makes a summary of how Excel chart could be possibly used in management of personnel files for different purposes: data storage, maintaining secrecy, sharing, assorting, data collection, chart analysis and inquiry. After a careful study, we reach the conclusion that Excel chart could be developed widely and effectively in its function: management of information. 　　Key words: excel chart; personnel management; function 　　1 概述 　　随着信息化技术的不断发展,政府和各企事业单位对信息网络化管理的需求越来越多,下面基层部门面对的上级各部门开发的管理应用软件也越来越多。作为人事管理部门,特别是工作人员,面对各项繁杂的日常工作任务外,还必须完成上级各部门不能整合开发利用的管理系统的维护更新工作及其大量的人事信息报表工作。为避免大量的重复录入数据工作,我们可以充分利用各管理系统与Excel表之间进行数据间互相导入导出等功能,平常在Excel表中进行数据维护更新。 　　2 Excel表在人事管理中的功能。 　　2.1 储存功能 　　Excel表格具有强大数据储存功能。一张工作表,单元格有65536行,256列,可以储存足够多的信息。在人事信息管理中我们首先要做的就是建立一个简单而庞大的数据源工作表或在一个工作薄内根据基本信息与变动信息分块建立多个数据工作表,再通过表间链接将多个数据工作表汇总成一个数据源工作表。数据源工作表信息项内容(如:姓名、性别、职工号、部门、岗位、学历、学位、从事专业、职称、工资等等)在Excel表中可存放二百五十多项,但这些信息项为了能与上级各部门的管理系统对接,字段名称、字段代码尽量使用国家标准,但也很大部分信息项应根据自己单位工作实际情况进行添加、编码管理,才能更好地利用Excel表的各项功能。 　　2.2 数据录入维护功能 　　在建立全面的新数据源时,由于数据录入项目多,录入时可利用折分窗口,在折分窗口下录入,同时对需更改的字段项以字体颜色区分,这样录入屏幕就很明了,不会出现遗漏字段,收录不完整的现象。增加或更新数据时还可利用“数据”菜单中的“记录单”命令,弹出“记录单”对话框,在记录单中查找、编辑、完成数据的更新维护。但在数据表单中字段太多的情况下不能运用记录单去进行数据的更新维护。 　　2.3 必威体育官网网址功能 　　对具有隐藏、显示、保护锁定等功能制好的文件表格,在Excel工作界面,其单元格可隐藏显示锁定文件内容,对工作表、工作薄起保护作用,通过密码进入工作表、工作薄。用鼠标点击格式栏中的行或列中的隐藏,然后用鼠标点击工具中的保护工作薄或工作表,待密码设定后存盘。此设置简单方便,必威体育官网网址性强。 　　2.4 共享功能 　　Excel有共享工作薄的功能,在“工具”菜单中单击“共享工作簿”命令,然后单击“编辑”标签,选择“允许多用户同时编辑,同时允许工作簿合并”复选框,出现提示时,保存工作簿。保存后,在屏幕顶端的标题栏中,文件名后面多出了“共享”两个字。 　　这样在局域网内将工作表设置为共享供多人使用,也可以通过共享,设定固定项信息,分块管理,多人负责数据的更新维护工作,既能保持数据源的统一,又能减少工作人员的工作量。 　　2.5 分类汇总统计功能 　　分类汇总统计是根据信息管理的