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秘书工作职责表 各等级工作要求 工作职责 五级秘书 四级秘书 三级秘书 二级秘书 一、 会议 管理 (一) 会前筹备 1.能够发送会议通知 2.能够制作会议证件和指示标识 3.能够预定会议室 4.能够预定、确认会议住宿 5.能够确认最终参会人员 1.能够拟订会议议程、日程 2.能够拟订会议地点备选方案 3.能够布置会场和安排座次 4.能够发布会议信息 5.能够安排会议食宿、车辆 6.能够邀请嘉宾 7.能够准备会议资料、会议用品 8.能够安排会议礼仪服务 9.能够检查会议常用视听设备是否正常 1.能够拟订各种会议的筹备方案 2.能够督察会务的筹备情况 3.能够审核会议文件 4.能够与上司沟通会议的有关事宜 5.能够拟订会议的应急方案 1.能够拟订会议策划方案 2.能够审核会议的筹备方案 3.组织与培训会议工作人员 (二)会中服务 1.能够按要求接站 2.能够完成签到工作 3.能够引导与会人员就座 1.能够安排会议值班工作 2.能够联系和接待新闻媒体 3.能够进行会议记录 4.能够收集与会人员对会议的意见和建议 5.能够印发会议简报 6.能够安排与会人员的集体合影 1.能够提示会议按计划进行 2.能够监督会议经费的使用 3.能够处理会中突发事件 1.能够主持会议 2.能够督查会议决议的落实 (三)会后落实 1. 能够安排与会人员返程 2.能够清退会议文件资料 3. 能够整理会议室 1.能够收集、整理会议文件资料 2.能够印发会议纪要 3.能够结算会议经费 4.能够收集、反馈会议精神落实情 1.能够对会议进行总结 2.能够评估会议工作 二、 事务 管理 （一） 接待 能够按职业要求着装 2.能够正确接听、拨打电话 3.能够迎送来访者 4.能够招待来访者 5.能够设计、填写接待记录与电话记录表 1.能够制定接待工作计划 2.能够安排迎送来访团体 3.能够安排来访者食宿、交通、行程 4.能够安排来访者的参观、娱乐活动 1.能够安排涉外礼宾次序 2.能够安排涉外迎送仪式 3.能够安排涉外会见、会谈和拜访 4.能够安排涉外宴请 5.能够选择馈赠礼品 (二) 办公环境管理 1.能够维护接待室、会议室等相关公共区域的环境 2.能够维护上司的办公环境 3.能够维护本人的办公环境 1.能够布置办公室 2.能够检查办公室环境的安全状况 3.能够对办公室安全隐患提出处理办法 1.能够选择办公模式 2.能够提出办公室布局方案 (三) 办公室日常事务管理 1.能够安排会议室 2.能够安排用车 3.能够处理邮件 1.能够编制工作时间表 2.能够编制、管理工作日志 3.能够管理印章和介绍信 4.安排值班工作 5.办理现金使用的手续 6.办理上司的差旅事务 7.办理上司临时交办的事项 8.完成文字记录工作 1.能够对办公流程提出改进建议 2.能够突出预防及应对突发事件的措施 3.能够督促、检查各项办公室日常事务工作的完成情况 4.能够制定工作计划 5.能够确定承办期限 6.能够进行工作评估 1.能够管理团队 2.能够陪同协助上司工作 3.能够拟订调研方案并组织实施 (四)办公用品与设备使用与管理 1. 能够发放办公用品 2. 能够使用打印机打印文档 3. 能够使用传真机收、发文件并对结果进行确认 4. 能够使用复印机复印文件 5. 能够使用碎纸机销毁文件 1.能够订购、接收、管理办公用品 2.能够使用数码相机拍摄照片 3.能够使用扫描仪扫描文件与图片 4.能够使用光盘刻录机 5.能够使用投影仪显示图文 6.能够使用摄像机进行拍摄 1. 能够制定办公用品和办公设备的采购程序 2. 能够编制采购办公用品和办公设备的预算方案 3. 能够调配办公资源 （五）信息管理 1.能够加工、编写信息材料 2.能够提供并利用信息 3.能够反馈信息 1.能够利用信息辅助决策 2.能够制订信息工作制度 三、 文书拟写与处理 （一） 文书拟写 1.能够拟写事项性通知 2.能够拟写商洽函 3.能够拟写传真稿 4.能够拟写备忘录 5.能够拟写请柬 6.能够拟写邀请信 7.能够拟写贺信（电） 8.能够拟写感谢信 9.能够拟写各种类型的启事 1.能够拟写批转转发性通知 2.能够拟写报告 3.能够拟写传请示 4.能够拟写问答函 5.能够制发简报 6.能够拟写意向书 7.能够拟写各种形式的订货单 8.能够拟写商品说明书 1.能够拟写通告 2.能够拟写通报 3.能够拟写决定 4.能够拟写请批、批答函 5.能够制定计划 6.能够拟写总结 7.能够拟写述职报告 8.能够拟写讲话稿 9.能够拟写市场调查报告 10.能够拟写招标书 11.能够拟写投标书 1.能够拟写会议纪要 2