商务英语实训教程下册_Unit_13_Corporate_Meeting教师参考教材教学课件.ppt

;教师用书 Unit（13）Corporate Meeting Pre-reading questions If you are an administrative assistant, how do you usually prepare for a meeting inside the company? As an administrative assistant, my preparations for a meeting include the followings. Firstly, I prepare the notices of the meeting according to its subject. Secondly, I send the notices to everyone concerned by telephone or mass-mailing one or two days ahead of time. Every time I double-check all the information about the notice before it is sent out , such as the time, place, details and so on. Thirdly, I make a list of all the speakers in order of their speaking time, such as opening remarks, individual presentation, summing up and so on. Finally and most importantly, I make a concise but comprehensive record of the meeting in order to provide my boss for a reference. ;【文本翻译】 公司会议 每一家公司每年都要召开股东大会来进行董事的更换选举。一年当中, 公司还要召开其他会议来征得股东们对公司??项提议措施的同意，比如公司股本是否增减、公司章程是否修订或者公司是否合并等。年度股东大会有具体的法定要求，必须发布会议通知。在发布正式通知的同时应当配发代理人的投票表格、回信地址以及邮资已付的信封。作为行政助理，你的职责包括准备会议通知以及代理人表格，以备股东不能出席会议时使用。代理权就是赋予另一个人为股东投票的权利。根据公司的章程细则，这些通知必须发放给每个相关人员。大多数情况下，通知必须提前三 四周发放出去。 ;你必须安排开会场所，且确保该场所届时可以顺利使用。你还应该打印并分发会议日程。在开会当天，把加盖有公司印章的相关资料的文件夹放在会议主席位置的桌子上。 如果你作为会议记录人员，那就坐在主席旁边，以便能听清每一句话。如果有没听清的地方，暗示一下主席，他会重复刚刚讲过的话。开会之前，你应该浏览一下所有提交给会议的议案和报告。此外，你手头还应该有与会人员的名单 （在发送议程时你就应该留此名单），预先查看一下缺席人员，不要等到点名时再记下来。越是了解此次会议的目的和与会人员的信息，你记录起来越是得心应手。 ;公司董事会议具体是由公司章程细则规定的。大多数公司都举行季度或年度会议。没有法律规定这些会议要有书面通知。行政助理可以通过电话、信件、或者电子邮件通知股东即将要举行的会议。还需要了解清楚哪些人将参加会议，哪些人不会参加会议。你应该将出席会议人员的名单列表造册，提供给会议。其他不定期活动的会议应提前两周做好安排计划。你需要发出邀请函，会议议程以及后续的提示。邀请函中应该包括会议日期、时间、地点及主题。公司以外的会议通常需要正式邀请，像群发邮件那样发出邀请。 ;在邀请函打印之前，必须复核其中的信息。确认邀请函上的具体时间、地点以及发言人的名称。没有人会因为邀请函上信息的疏漏而愿意打电话向会议主办方咨询。 ;New Words 词汇教学重点： 1.amendment [?mendm?nt] 例句1：The amendment was rejected by 207 voters to 143. 这项修正案以207票对143票被否决。 例句2：Promote a constitutional amendment. 倡议宪法修正案。 2. assistant [?sist?nt] 例句1： We are assistant engineer.我们是助理工程师。Teaching assistant 助教