秘书工作案例分析与实训第二讲.pptVIP

我国主要客源国的饮食习俗 韩国 日本 美国 加拿大 俄罗斯 法国 英国 意大利 泰国 * * 秘书工作案例 分析与实训 曲直尽在情景中 ——2006年11月国家秘书资格考试（三级）案例录像题解读 一.情景叙述 宏远公司总经理秘书高叶身着白衬衫，但未塞入西裤内；领带贴紧领口，但下端离皮带扣有二寸远。高叶正专心办公，办公桌上文件夹、报纸等物品摆放零乱。总经理推门进来。 总经理：“小高，忙着呢？” 高叶起身：“总经理，有事吗？” 总经理：“咱们征地的报告区里给批了吗？” 高叶：“还没有。” 总经理：“你给催催。” 高叶：“我昨天打了三次电话，没人接。我已经在答录机上做了留言。今天上午还没有回音，我再打电话。” 经理：“那你抓紧，我走了。”转身离去。 高叶：“经理，慢走。” 电话铃响，高叶在两声后接起：“你好。宏远公司高叶。” 对方：“我是区土地管理局的小王。” 高叶：“小王，您好。我正有事找您呢！” 小王：“你在答录机上的留言我们知道了，现在还缺你们公司办公室地点的房屋租赁证明，你尽快将它传真过来，我抓紧办。” 高叶：“好的。我这就传真过去，你那传真号码多少？”他随手拿起张报纸，边听边在报沿的空白处记录。 小王：“8867。” 高叶：“8867。” 小王：“4933。” 高叶：“4933。那麻烦您抓紧办了。谢谢您了，再见！” 小王：“再见！” 高叶挂了电话，开始翻阅办公桌上一个个没有贴标签的文件夹，并自言自语道：“证件文件夹，税务文件夹，终于找到了，我这就发传真。”接下来他在桌面找刚才记下的传真号：“传真号，传真号写在哪了呢？终于找到了。”他撕下记有传真号的那片报纸，正欲出门，行政部秘书小沈走了进来。 小沈：“高叶，新产品发布会的筹备计划做出来了。您给看一下。” 高叶：“好的。”他接过小沈递来的材料，翻开看了看说：“小沈，工作计划一定要明确承办人和负责人，这样才好监督检查。否则，怎么安排阶段检查呀？你在表上再加上负责人一栏。” 小沈：“好，我给补上。” 高叶：“新产品宣传册已经定稿，一定要及早送印刷厂，不能等主席的发言稿定稿一起送。” 小沈：“可是如果分两次送的话不是多一道手续吗？” 高叶：“新产品宣传册页数多，既要彩色印刷又要塑封。你估算一下印刷时间，才能保证按期完成任务。” 小沈：“这点我没有考虑到。” 高叶：“做工作计划应该分出轻重缓急，不然就很难完成任务。” 小沈：“好的，我一定多向老员工学习。对了，您再看看这个。今天早上三车间出了事故，两个工人被烫伤。这是我填的表，您看对吗？” 高叶：“你知道该填什么表吗？” 小沈：“填写《事故情况记录表》。” 高叶：“不对。《事故情况记录表》是车间安全员填的。你应该填的是《工伤情况报告表》。” 小沈：“哦，我填错了。我回去再填写一份。安全员那里我会通知到。” 高叶：“还有，时间一定要填写清楚是几点几分，不能笼统。” 小沈：“好的，我记住了。” 高叶：“另换一张吧。”他在办公桌上拿了一张《工伤情况报告表》递给小沈。 小沈：“好，谢谢你。” 二.情景分析 （一）服饰礼仪 （二）电话礼仪 （三）文档管理 （四）突发事件的处理 （五）办公效率与时间的管理 （一）服饰礼仪 （二）电话礼仪 （三）文档管理 作者范明辉等 出版社 复旦大学出版社 （四）突发事件的处理 处理突发事件的原则 1.快速反应，控制事态发展； 2.以人为本，保护公众利益； 3.公开透明，真诚面对公众； 4.重塑形象，置之死地后生。 A.重要并紧急的事务 （五）办公效率与时间的管理 B.重要而不紧急的事务 C.紧急而不重要的事务 D.不重要也不紧急的事务 三.结论 1.办公室缺绿色植物。 2.着装不规范。 × × 3.办公桌上物品摆放零乱。 × 4.利用答录机留言以及时传递信息。 √ 5.在电话铃响三声内接起且应答用语规范。 √ 6.没有事先准备好电话记录本，将传真号码随便记录在报纸上。 × 7.将对方传递过来的重要信息（传真号码）复述一遍以防误记。 √ 8.文件夹（盒）没贴标签，文件没有分类放置致使查找耽误了大量时间。 × 9.重要文件没有锁进文件柜而随便放在桌面的文件夹中。 10.告诉小沈新产品的发布会的筹办计划要明确承办人和负责人。 √ × 11.在有两个工人烫伤的情况下，告诉小沈事故情况记录表应由车间安全员填写，秘书则应填写工伤情况报告表。 √ 12.工伤情况报告表本应填写两份，而她只给了小沈一份。 × 13.告诉小沈新产品宣传册要先一步印刷，未定稿的领导讲话稿可后一步印刷，体现了时间管理上的轻重缓急原则。 √ 14.能耐心指导下属工作，做好对上对下的信息沟通。 √ 15.答应土地管理部门马上将房屋租赁证明传真过去却迟迟没有传过去，以致延误了重要而又紧急的事务。 × 辞职报告写作应遵循的原则