机关使用档案目录汇入作业线上方式传送档案目录操....docVIP

機關使用「檔案目錄匯入作業」線上方式傳送檔案目錄操作說明 一、前言 本局自九十一年四月一日起開始受理各機關檔案目錄彙送作業，並將各機關送交本局之檔案目錄彙整公布於全國檔案目錄查詢網（網址：.tw），供各界查詢。為便捷各機關將檔案目錄送交本局，提升檔案目錄彙整公布成效，以便利民眾查詢檔案目錄及應用檔案，本局特於九十一年建置「機關檔案管理資訊網」（網址：.tw），提供「機關檔案管理線上作業」及「檔案目錄匯入作業」等功能，俾各機關以線上傳送方式送交檔案目錄電子檔。 目前機關辦理檔案目錄彙送作業方式有三：（一）使用「機關檔案管理線上作業」；（二）上傳至檔案管理局指定之系統路徑（即使用「檔案目錄匯入作業」）；（三）離線方式。採用第一種及第二種線上傳送方式均須先向本局申請帳號，相對於第三種離線方式，第一種及第二種線上傳送方式有免於因磁片或光碟片受損而無法讀取，送交方便，處理迅速等優點，惟第一種方式，目前本局係採分年分階段輔導機關上線之方式辦理，故不在此詳述。以下僅就採用第二種線上傳送方式（即使用「檔案目錄匯入作業」之傳送方式）加以說明其操作方法。 二、實施對象 九十一年至九十二年：中央一至二級機關、省政府、省諮議會、直轄市政府、直轄市議會、縣（市）政府、縣（市）議會及離島機關。 九十三年以後：全國各機關（含公立學校及公營事業機構）。 三、帳號申請方式 因安全考量，採用「檔案目錄匯入作業」上傳檔案目錄之機關，須先向本局申請帳號，帳號申請步驟如下： （一）進入機關檔案管理資訊網（.tw）後，點選【檔案目錄匯入作業】 （二）點選【帳號申請】。 （三）點選「我同意」。 （四）進入帳號申請畫面後，請依畫面格式填入各項資料。 ※說明： 1.輸入時請依畫面所示之格式輸入，但欲重新填寫，按重新填寫”按【確定】後，系統出現要求確認 ※說明：如所輸入之資料（六）確定無誤點選【送出】 四、「檔案目錄匯入作業」操作說明 （一）進入「機關檔案管理資訊網」（.tw）後，點選【檔案目錄匯入作業】。 （二）於檔案目錄匯入畫面，輸入機關代碼、帳號及密碼後，點選【登錄系統】或按Enter鍵進入系統。 （三）進入系統後，請點選畫面左方之功能選項【檔案目錄匯入】，然後於畫面中間「目錄檔案匯入路徑」欄中直接鍵入目錄電子檔之路徑及檔名，或是點選【瀏覽】，選擇欲匯入之檔案目錄之存放路徑及檔名（例如：A:\341020000A093032601.ZIP），最後再點選【匯入】，系統即自動上傳檔案目錄電子檔。 ※說明： 1.上傳之檔案目錄電子檔大小，請限制在10MB以下，以避免檔案過大影響系統正常運作。 2.為避免影響網路傳輸速度，上傳之檔案請先行壓縮為.ZIP檔。系統僅接受副檔名為XML或由XML壓縮之ZIP格式之檔案，且一次上傳之檔案數量最多為六個，機關一次上傳之檔案數量如多於六個者，請分次傳送。 3.因系統設計限制，上傳之檔案請勿包含任何資料夾。 4.上傳內容不同之檔案目錄電子檔，XML檔名須不同，以免內容不同之檔案目錄電子檔，因檔名相同而發生檔案覆蓋之情形；或因系統內已有相同檔名之檔案，造成較後進入系統者，無法成功匯入系統。機關如有二台或二台以上電腦使用檔案目錄建檔軟體單機版作業，請將檔案目錄整併至同一台電腦後再進行檔案目錄轉出，以免產生檔名重複問題。 5.現行檔案（九十一年一月一日檔案法施行後歸檔之案件）及回溯檔案（九十年十二月三十一日檔案法施行前未屆滿保存年限之檔案）之電子目錄得併同彙送，亦無須分開存檔。 6.機密檔案之彙送，請注意其安全，必要時請以指派專人送達之方式處理。 7.檔案上傳前，請先使用本局”檔案目錄檢測軟體”檢測無誤後，再行上傳，”檔案目錄檢測軟體”下載的路徑： .tw/機關檔管人員/下載區/類別：檔案目錄匯入作業/檔案目錄檢測軟體v.2.32及操作手冊。 （四）點選【匯入】後，於系統畫面左下方訊息列將顯示”檔案上傳成功”或”檔案上傳失敗”字樣，如顯示”檔案上傳失敗”，請再重新上傳。 ※說明： 1.”檔案上傳成功”訊息並不表示檔案目錄電子檔已檢核成功，該訊息僅表示檔案目錄電子檔已成功傳送至本局指定之系統路徑，待系統進行檢核。在系統正常運作之情況下，上傳機關可於檔案目錄上傳之翌日，即可收到系統發出之電子郵件，告知上傳之檔案目錄是否檢核成功。 2.機關收到之電子郵件訊息如為檢核有誤，請依電子郵件所示之錯誤訊息進行修正，並經檔案目錄檢測軟體（2.32版）檢測無誤後，連同其他檢核無誤之檔案目錄，重新上傳檔案目錄電子檔。俟機關收到系統回覆之電子郵件訊息，確認上傳之檔案目錄均經檢核成功後，再填寫「檔案目錄彙送說明表」函送本局，並請於該表「送交方式欄」中註記本局發送之檢核成功的電子郵件發送日期（如下範例），以利本局審核作業之進行。 3.機關上傳之電子檔，如經系統檢核有誤，須重