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造梦者活动组织标准手册 Dream maker Conference Organization Standard Handbook 2017年4月第一版 营销中心 市场部 1st 目录 1 活动策划 基本信息 流程 人员配备 2 活动准备 总控 会场 参会统计/通知 接待签到 物料 多媒体 摄影摄像 3 活动执行 搭建 彩排 执行 4 活动总结 职责落实 活动评价 费用统计 2nd 一．活动策划 1.基本信息 会议目的：清晰明确举办本次活动的目的或作用、要达到的效果，方能根据活动 目的去开展以下工作，达到预期与收获。 活动流程确认：包括活动侧重点、每个环节需掌控的时间； 接待标准确认：参会资料、有无接送、食宿标准； 举办场地条件确认：酒店星级、会场环境、搭建布置方案； 2.活动流程 活动流程分为对外参会人员流程、会议组流程、主持人流程。明确活动日期、当 天活动环节、每个时间节点。大型活动开始前3天，不允许进行大幅度的调整与 修改，小型活动开始前2天，不允许进行大幅度的调整与修改。 3.会议人员配备 为保证每场活动各环节都有执行、把控、监督负责任人，保证活动能按照计划落 地执行，顺利完成，每个组需必须保证1人，具体人员配备数量，根据活动规模 进行配置，但必须保证每个组都有1个执行人或负责人。避免一人身兼多职，导 致某些事情落实不到位，影响整场活动。 01决策组 负责整场活动准备、执行环节的批准；负责活动各组工作分配，监督执行、进展 情况与标准要求；负责主持人的对接；负责整场活动的协调，紧急突发事情处理。 02接待组 负责参会人员统计 （人数、姓名、职称）；负责活动流程发出；负责接待、办理 入住、活动签到。 03会场组 负责会议场地确定；负责会场搭建、布置方案确定；负责食宿确定，安排；负责 与广告公司对接；负责会议费用预算与申请核报。 03物料组 负责搭建类物料设计；负责布置类物料设计或制作；负责会议类物料设计或制作； 负责物料发出与回收。 3rd 04多媒体组 负责PPT制作与调试；负责PPT收集调试；负责音乐准备于播放，包含暖场/散 场音乐、会议音乐 （开场、嘉宾上场、颁奖、仪式启动等）；负责活动设备准备 与检查，包含话筒、翻页笔、电脑、会议专用U盘；负责活动后PPT统一发出。 05摄影组 负责与外部摄影摄像公司对接；负责内部摄影摄像拍摄录制；负责相机录像机准 备与检查；负责活动素材输出与制作。 06后勤保障组 负责协助会场组对会场的搭建与布置；负责协助接待组参会人员指引；负责协助 物料组回收会议物料；负责现场活动秩序维护。 二.活动准备 1.总负责人 01活动流程制定 对外参会人员流程 需写明时间、地点、各活动环节、联系人即可。 （详见附件1 对外活动流程模 板） 会议组流程 需在活动流程后，写清每个环节需要做的具体工作、工作标准、负责人、协助人。 （详见附件2 会议组流程模板） 主持人流程 需在活动流程后，备注各环节台词，以及需上台或宣布到场嘉宾名单，包含姓名、 单位、职称。 （详见附件3 主持人流程及名单） 02各组工作制定分工 各组大项工作与注意事项制定，并开会沟通确认每组人员已清楚需执行事项。 03主持人 主持人挑选：男/女；年龄；价格； 主持人沟通：活动大概介绍；活动流程；抵达时间 （需提前30分钟-1小时）、 离开时间；台词确定，参会介绍嘉宾名单提供。 2.接待组 4th 01