【时间管理-精选讲议】=高效时间管理会议管理技巧【P081】PPT.ppt

GEC Program 更高效的时间安排 进行有效时间管理的5个步骤 明确你的价值观 确定你的目标 对你的目标按优先级排序 明确你的任务 对任务按优先级进行排序 不 (少）做计划的原因 1. 计划限制了自由 2. 着急要紧的事情总是先到，要先解决 3. 我没有时间做计划 当我们做重要的事情时，就不会被琐碎的事情所牵制。 怎样对待尖锋时间(1) 忙碌的人的共同愿望: 时间多一点 事情少一点 怎样对待尖锋时间(2) 方法: 1、想做和要做的事情无限，所以切记要优先选择最重要的事情 2、不要在意几点几分，而是要“现在做” 3、用“成就式语言”记录该做的事情 4、不做无收益的事情 节省时间20法 1. 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序 2. 从优先级最高的事物着手 3. 和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做 4. 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分 5. 为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用 6. 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室 7. 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说[不] 8. 学会委派别人做事 9. 归纳相似的事情，把它们放在一起处理 减少例行事务：它们不值得花费过多时间；缩短低价值的事件；抛开没有价值的信件和文书工作；委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务 11. 避免完美主义。记住80/20 定律 节省时间20法 12. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度 13. 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件 14. 设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3 分钟 15. 聚精会神地做手头的事情 16. 处理重要事情时，使用大块的时间 节省时间20法 17. 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易 18. 文书工作争取只处理一次 19. 在行动以前，彻底地思索整件工作 20. 第一次就做好 节省时间20法 高效会议管理 一、会议通则 企业现状 大多数的企业在会议里决定其基本走向 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 定义会议 会议是指三个或三个以上的人(其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通 商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或作出决定 会议的常见作用 提价信息 汇集信息 解决问题 宣传政策 培育训练 开会的常见原因 资讯传达与监督员工 达成决议与解决问题 开发创意 激励士气 巩固主管地位 不正当会议理由种种 为满足无聊的愿望而开会——有些会议是因“不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈与大家有关的问题”而召开 为符合惯例或传统作风而开会——有些会议是因“历来都利用星期三下午那段时间开会”而召开。这就是一般所谓的“例会” 不正当会议理由种种 为攀比而开会——有些会议是因“人家财务部每星期都举行一次会议，咱们人力资源又岂能落后”而召开 为表功而开会——有些会议是因“若不多开会，则上级领导会以为咱们偷懒”而召开 不正当会议理由种种 为推却责任而开会——有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开 为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会——有些会议是因“我不想让少数人太难堪”而召开 消除不正当会议的措施 为偶而取消一两次会议，以检验这类会议需要程度 将预定会议延期举行，或并入下次会议 局部或全部取消例会 获得上级的批准才能召开 考虑或积极采用其他交流方式 考虑其他交流方式 视频会议：视频会议的优点是能显示身体语言和面部表情，这常常是有效沟通的关键因素。 电子邮件：电子邮件可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息而不会遇到真实会议中的麻烦和花费 其他 会议的价值 从量上来看，会议的支出会增加企业的营运成本 从质上来看，有效率的会议可以为企业节省更多的时间、金钱，以及增加效率 评估会议的价值，要同时兼顾“会议是否有效”及“会议开支是否控制在最低程度” 例：某高科技公司之会议开销 各阶层的职员人数 每周时数 每小时的负担比率估计 会议时间所耗的成本 高层主管（500） 中层主管（200） 低层主管（7000） 每周会议开销 每年会议开销 （￥5325000Ⅹ48周） 有效会议开销之估计 （占每年的50%） 无效率会议的成本损失 12 10.5 8.4 ￥100 ￥85 ￥50 ￥600,000 ￥1785,000 ￥2,940,000 ￥5,325,000 ? ￥255,600,000 ? ￥127,800,000 ￥127,800,000 会议时数与负担比率资料，是根据摩司魏克1995年针对500家高科技公司的研究报告。 如何确定会议是否有效 为会议所设定的目标是否有实现的价值