2017总经办文员作业指导书.docVIP

总经办作业指导书 总则 目的和依据 为使公司总经办文员的日常工作更加规范化、具体化，具有工作指导意见，特制订本办法。 文员的工作职责 行政工作 做好公司各类文字材料的打印、复印、自检校对及扫描工作； 做好外来文件的接收、登记、传递、保管及文书档案的管理工作； 负责公司话费的缴费、报销工作； 协助完成公司重要会议的会务工作； 负责公司日常会议通知工作； 负责外来单位文书的收发、归档工作； 负责公司行政文书的管理，做好文件的收发登记、传递、催办、归档工作； 负责公司图书保管借阅工作； 负责公司印章、公司资质、公司荣誉等的申办、保管、使用登记工作； 协助完成公司相关的涉外业务； 人资工作 协助公司的人员招聘，完成人员配置工作； 负责公司日常人事业务办理工作，包括入职、离职、异动、请假等相关手续； 协助完成员工试用期满考核评定工作； 负责员工档案的建立、归档工作； 负责员工花名册的编制、更新、归档等工作； 协助完成员工劳动合同签订、续签等工作； 负责员工劳动合同的保管、台帐建立等相关工作； 协助完成员工外部职称评定工作； 协助完成员工特种作业证书的申报、办理工作； 协助完成员工体检工作； 电脑网络管理 协助完成公司网页日常维护（人事招聘模块）工作； 协助完成公司外部网络资源日常维护（人事招聘模块）工作； 协助完成公司外部邮箱的日常管理工作，做好重要邮件的转递、存档工作； 负责公司电脑登记工作； 办公用品领用工作 负责办公用品的保管、领用登记、库存出入量控制工作； 其它工作 做好各项工作的台帐登记、统计工作； 负责领导交办的其它事宜。 附则 本办法与国家法规不适宜的条款和未尽事宜，以国家法规为准。 本规定的责任部门为财务部。 本规定经2012年9月22日总经理审核批准生效执行。 细则 文件打印、复印及收发 2.1.1文件的打印；根据领导的安排，及时完成各种文字材料的打印（通知、报告、各类表格等），并报送领导审核； 2.1.2文件的复印；根据相关部门送来的文件原稿进行逐份复印，并整理装订。 2.1.3文件的收发；文件的收发分为行政文件类的收发和体系文件的收发； 行政文件类的发放按照指示做好《文件资料发文登记表》，填写文件名、份数、收文单位及在原件或者复印件前打“√”后，发送到相关责任人，并确认相关责任人在“签收人”“收文时间”栏内已签字并填写时间。当次文件下发完成后，在《文件资料发文登记表》编号栏内按顺序进行“编号”，“编号”规则按“年-月-当年流水号”编写。最后整理存档备查。 体系文件类的发放按照指示做好《文件领用、回收登记表》，填写序号、文件编号、文件名称、版本、控制号、领用部门（如果是部门员工，则填写领用部门+员工姓名）后，发送到相关责任人，并确认相关责任人在“领用人”“领用日期”栏内已签字并填写时间。当次文件下发完成后，在《文件领用、回收登记表》编号栏内按顺序进行“编号”，“编号”规则按“年-月-当年流水号”编写。最后整理存档备查。 体系文件类的回收，由于员工离职、工作岗位变动等原因需要回收文件时，在原下发签字的《文件领用、回收登记表》上由回收人填写“回收日期”、“回收人签字”，并将回收文件存档。 2.1.4外来文件资料的收发；根据控股公司、各级单位来文等进行收文登记，并且最迟不超过2个工作日送往公司领导和相关部门传阅，不拖、不压。 2.2办公用品的采购、入库、发放及盘库 2.2.1办公用品的采购；根据部门需要及库存量采购办公用品，写好采购计划，然后交由领导查阅、审核通过后方可进行采购。 2.2.2采购入库程序；每次采购的办公用品，根据到货实物与采购清单（有销售方提供）核对，做到无差异，并对所到货实物进行检查验收，主要检查外观是否完好，数量、品名是否一致。如有误差且不能入库，并退与供货商。 2.2.3办公用品的发放；公司的办公用品统一由总经办发放。总经办建立办公用品领用台账，按需求发放，且及时做好领用登记，包括领用部门、领用数量、领用人以及领用日期。以便进行盘库工作。 2.2.4办公用品的盘库；根据库存台账表（包括品名、型号及单价），次月2号前进行盘库，库存台账表与领用台账核对，做到无偏差。如发现短缺的用品应及时写入采购计划中。对常用的办公用品要拟定最低库存量，以防止常用办公用品短缺，影响员工的正常工作。 2.3公司资质、印章的管理 2.3.1公司资质的管理； ①一般资质（如荣誉证书、资格证等）借阅，务必做好借阅登记。 ②重要资质（如营业执照）必须经总经理、主管副总审批、本人签字后方可借阅。公司所有的资质证明应严格保管，务必做好借阅登记。 2.3.2公司公章的管理；公司所有的公章应严格保管，公司公章必须做好加盖借阅用途登记，并由总经理或主管副总审批、签字后方可使用，如借公章外出，一定要做好