[法律资料]办公用品管理规定.docVIP

1目的 为加强公司各类办公用品的使用和管理，有效地降低办公用品配置成本，杜绝浪费，特制订本规定。 2范围 2.1本规定所指办公用品主要分两类； 2.1.1一类为员工日常办公所用文具，包括签字笔、铅笔、圆珠笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复写纸、档案袋、标签、便条纸、橡皮擦、夹子、订书机、订书针、剪刀、记号笔、荧光笔、白板笔、计算器、涂改液、文件夹、笔记本、文件筐等； 2.1.2二类为办公自动化所需用的耗材，包括磁盘、色带、炭粉、墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸等。 3职责 3.1行政人事部负责公司办公用品的统一采购、分发。 3.2行政人事部负责公司办公用品供应商的评价与选择。 3.3各部门、物业服务中心负责按月向行政人事部报办公用品需求计划。 3.4各部门、物业服务中心负责按月按标准向部门员工分发。 4管理要求及方法 4.1办公用品根据岗位实际需要，实行“部门按需配置，公司总量控制“的原则。额度标准（上限）为：公司领导：100元/月；管理层员工：50元/月；操作层员工：5元/月。 4.2办公用品的采购、保管、发放由行政人事部统一协调管理； 4.2.1公司相应办公用品管理人员在上年年底需确定下年度的办公用品供应商，并要求供应商在次年元月10日之前提供相应的货物单价（其中必须注明货物规格、计量单位）； 4.2.2要求供应商于本年度为公司提供办公用品期间，单价若有改变必须在调价之日起15-30天内通知公司相应管理人员，该人员应在5日内根据市场调研结果确定此价格。如供应商未及时通知价格变动情况，公司按原价付款。 4.3各部门每月申请购买办公用品类、品种的总金额原则上不得超过部门总人数的总金额。 4.4各部门根据业务和人员状况，分别按年制订办公用品计划，于每年12月20日前将下一年度“年度办公用品计划表TDY/GY—020”报行政人事部核定标准，由总经理审批后执行。 4.5办公用品一个月采购一次，每月25日各部门根据需求将下个月“办公用品需求清单TDY/GY—021”报行政人事部，经行政人事部核准后，统一购买； 4.5.1各部门、物业服务中心必须指定专人进行办公用品需求的申报、领用及保管； 4.5.2每月购买的办公用品由行政人事部一次性发放到各部门、物业服务中心，由指定专人统一保管； 4.5.3部门员工在本部门指定专人处领用办公用品时需在“办公用品领用登记表TDY/GY—022”上进行登记； 4.6公司新入职员工到岗时间超过当月申报办公用品的时期，该员工本月办公用品暂由行政人事部发放，产生费用计入该员工所属部门或各物业服务中心； 4.6.1 新入职员工首次领取办公用品按该员工岗位相应金额标准，由所在部门直接发放； 4.7员工离职时，应向所在部门办理办公用品移交手续，如有遗失或故意损坏，应照价赔偿； 4.7.1员工离职办理的办公用品移交内容包括一定时期内可重复利用的、非一次性消耗的物品； 4.7.2 记录与公司工作活动有关的笔记本在该员工离职时需办理移交手续。 4.8各部门、物业服务中心的“办公用品需求清单xxx/xx—021”由行政部统一保存，年终汇总统计后，报财务部用以核算各部门办公费用。 4.9办公用品采购确需超出当月标准时，该部门负责人应出具书面说明，经行政人事部报主管总经理审核批准后，方可进行采购。 4.10办公用品费用年终核算 4.10.1每年年底由行政人事部对各部门当年的办公费用进行统一汇总，根据年度目标责任制考核实施办法，将节约额的30%奖励责任单位。 4.10.2年底汇总计算部门办公费用时，公共办公区域内的打印机、复印机墨盒、硒鼓的购置费用，按照购置金额平均分摊至各部门、各物业服务中心。各类打印纸、复印纸、公用表单费用不分摊。 4.10.3办公用品供应商的评价按照公司《采购控制程序》进行。 6相关记录 6.1年度办公用品计划表 6.2办公用品需求清单 6.3办公用品领用登记表 6．4供应商评价记录 年度办公用品计划表 TDY/GY—020 NO: 品 名 规 格 单位 月用量 年用量 用 途 部门经理： 财务经理： 主管领导： 总经理 部门： 年 月 日 办公用品 年 月需求清单 NO: 申请部门： 年 月 日 序号 品名 规格