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信息中心培训第六期——Excel的常用技巧 信息中心 2007年8月1日 Excel软件介绍 基本功能 记录、统计数据 公式、数据分析和计算 注意点 文字编辑工作—— WORD 复杂的统计、检索数据功能——专门的数据库：MySQL、Access、SQLServer 、Oracle、DB2 Excel软件介绍 文件扩展名 .xls 行：65536　　 CTRL +向右箭头 列：265 　　 CTRL +向下箭头 　 软件运行中的问题 Excel打不开了? 安全模式启动EXCEL，CTRL+ Excel程序 “帮助” “检测并修复” 对损毁的软件做检查 查看版本号 ，“帮助” “检查更新”，打补丁 保存不了? “Office工具”里的“应用程序恢复” “恢复应用程序”，保存一份最接近现在的文件，还能重新再打开来 快速新增／删除工作表 单元格内无法编辑文字 “工具” “选项” “编辑” “设置” 是否勾选了“单元格内部直接编辑” 单元格内部不能超过255个字元 编辑文字 进入文字编辑状态:双击鼠标/F2 “编辑栏”中直接输入 快捷键 全选 Ctrl+A 复制 Ctrl+C 粘贴 Ctrl+V 剪切 Ctrl+X 撤消 Ctrl+Z 切换窗口 Alt+Tab 快速编辑文字 Tab代替Enter Tab——制表符 Enter——换行 Alt+向下箭头，显示之前的该列编辑内容，点选既OK 快速填充 打开示例1 数字、文本、日期的输入方式 单元格格式 序号自增、复制 Ctrl+鼠标左键拉动 “编辑” “填充” “序列” 设定步长 替换、插入单元格 打开示例2 复制、粘贴 选中，按Shift，移动，复制 选中，按Ctrl，移动，替换 录入当天的日期时间 当前日期：Ctrl+； 当前时间：Ctrl+Shift+； 长串数字怎么显示？ 变科学记数，改成文本后面会变成0串 单元格格式先设置成文本，再输入 在数字前加一撇，但是编辑栏内容上会出现一撇 数字的输入 数字格式补0 自定义中“0”之前补“0” 前一个“0”是格式，后一个“0”是一变量 数字+单位 数字转成中文 “特殊”中转化 数字—大小写中文 行列数据快速转置 打开示例2 复制，“选择性粘贴”中勾选“转置” 隐藏输入内容 字体设为白色 自定义中输入 ；；； 分号的意义，条件语句的分隔 设白色字体后，单元格的“保护”勾选 “隐藏”，“工具” “保护” “保护工作表”，连编辑栏都没有了 边框及斜线的设定 打开示例3 用直线拉,按Alt键 也能定位到对角线 “单元格格式” “边框”中设置对角线 输入内容,单元格格内强制换行 Alt+回车 Ctrl+回车 限制数据的有效性 打开示例4 点某一单元格，“数据” “有效性” “设置”中下条件 “输入信息”输入提示信息 “出错警告”,处理级别 查找 快捷键 Ctrl+F 打开示例6 查找设置 “单元格匹配” 前后加“？”的用途 查找特定格式 对空值的定位选择和修改，示例5 1）“编辑”“定位”，“空值” 2）填充颜色 3） “编辑”“查找”，用“格式”查找 4）“从单元格选择格式”，用吸管汲取格式 5）“查找全部”，全选，统一改变颜色，“关闭” 替换 内容替换，示例6 把单元格中的*替换掉 ~* 原因 *特殊，代表所有的字符 撤消 Ctrl+Z 公式 打开示例6 公式不会计算了 检查“工具”“选项” “视图” 是否勾选了“公式” 公式的显示和隐藏 CTRL+~ 排序 打开示例5 基本功能：点中数据内容，AZ按钮， 中文依照拼音 选区域，警告对话框， 1.选中动 2.整个区域动 对条件排序 “数据”“排序” 关键字 标题行 自定义排序的设置 一到十的排序 Sheet2中 “工具” “选项” “自定义序列” , “输入序列”，选中区域“导入” “数据” “排序” “选项” “自定义排序次序”中选择刚导入的次序格式 筛选 自动筛选 示例7 选择一区域,“筛选” “自动筛选” 多条件筛选设定 “自动筛选”中 “自定义”默认的可以输入两个条件 高级筛选 筛选不重复数据，“高级筛选” 把“部门”筛选出来，不重复的内容复制到另一处 列表区域 可用 CTRL+SHIFT +向下键，选择一列 条件区域：标题 复制到：（位置，任一单元格） “选择不重复的记录” 函数 打开示例8 简单运算在状态拦 自动求和 其他函数：MAX，MIN，切字符 添加函数 “工具”“加载宏”“分析工具库” 相对位置/绝对位置 打印设定 打开示例5 基本打印设定，页边距 预览、分页符