企业办公室管理核心模块1.pptVIP

企业员工培训核心模块《办公室管理》 中国人民大学教授、博士生导师 管理学博士 胡鸿杰 TEL:（010EMAIL：hhj5857@ 关于《办公室管理》 Academy Awards 美国电影艺术科学院奖 Cambridge Career Awards In Office Administration 剑桥办公管理国际职业证书 中国教育部考试中心与英国剑桥大学考试委员会共同设置的项目 考试内容与等级 课程基本思路 认识办公室管理领域 明确办公室管理内容 寻找办公室管理方式 第一讲 认识办公室管理领域 你可以离开 办公室生存吗？ 如果不行，那就 让彼此认识 一下吧！ 课程基本思路 什么是办公室？ （非野外—空间—组织） 办公室研究的基本路径 随机问题 你在办公室都做些什么？ 这些事情与哪些部门发生联系？ 你与这些部门是怎样一种关系？ 这些“关系”如何正确表述？ 如何根据各自的“位置”规范行为？ 组织内部机构 领导机构 职能机构 辅助机构 咨询机构 派出机构 领导机构 它代表社会组织行使国家赋予的法定权力，是社会组织的决策和指挥中心；领导机构通过各种管理方式，引导和影响所属组织成员，同心协力地完成组织目标，实现组织功能。 职能机构 它是社会组织中专业事务的执行部分，在领导机构的指挥下显现社会组织特定的社会功能。如工矿企业的科室及车间等。 辅助机构 它是领导机构和职能机构的保障部门，一般起着辅助决策、沟通协调的作用，为实现组织功能提供各种服务。各级各类办公室就是最具代表性的辅助机构。 办公室是什么？ 社会组织为实现基本功能而设置的内部机构。主要负责社会组织的内部管理。 办公室的基本功能具有综合性、层次性、程序性和终局性等特点。 办公室还可以理解为一个活动空间。 办公室管理与秘书工作等的差别。 在我国《秘书职业资格证书》标准中， 将“秘书”定义为“从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员”。实际上对应的是广大的办公室工作人员，并不只是狭义的秘书。 办公室的管理维度 管 理 的 管理的内容 资 源 管理的方式 办公室环境的基本功能 对办公室人员的身心（情绪、士气、满足感和健康等）产生影响； 随着这种影响的持续和加强，环境因素会与办公室人员的行为发生关系； 这种因环境而变化的行为会对办公效率产生作用。 人类工程学就是研究环境因素与人的情绪、行为及其效果的关系的科学。 办公室环境的基本要求 方便安全 办公室布局、人员和信息物品的安全 舒适整洁 光线、色彩、气候、噪音、工作间的布置 和谐统一 人与人之间、人与物之间、物与物之间 第二讲 明确办公室管理内容 管理活动的基本内容 计划 组织 控制 在办公室的实际工作中表现为： 参与政务、处理事务、搞好服务。具体包括文件收发、办理公文、起草文件、制定计划、组织会议、管理印章、接待来访、检查协调、信息处理等等 。 办公室的基本职责 办公室是社会组织的内部管理结构；而管理就是决策（西蒙语）。 决策是领导的职责；办公室是领导的辅助机构； 办公室的基本职责是辅助决策： 包括信息的选择与管理 （这是温家宝同志在1985年提出的三项任务之一：信息、督查和日常工作） 一、信息的选择与管理 没有信息，组织无法发挥作用。每天都要收到大量的信息，而经理和其他员工主要从他们已有的以及通过研究新发现的信息中生成新的信息。所有的信息都用来做决策。 为了做出最好的决策，采取最好的行动，所有的信息都必须准确、及时，相互关联，还要完整。秘书和其他的行政人员必须能够进行研究和挑选合适的信息，将这些信息以适当的格式生成，并在各种系统中储存。 信息是什么？ 维纳给出了一个否定性的命题：“信息既不是物质，也不是能量”。这个命题虽然没有给出肯定的答案，但却是最深刻的，它将信息看作构成世界的第三要素，揭示了信息存在的普遍性。 从语言学的角度来看，信息是一种“符号”；社会学家把信息说成是“消息”、“音讯”；而通讯专家所指的信息实质上是“信号”。这些定义都不能涵括所有的信息，但它们所指的信息都具有共同的要素：①知识（广义的知识，包括消息、事实、数据）；②传递 。 我认为，信息是物质的一种表征，信息的功能仅仅在于消除不确定性。在我国的公务活动领域，信息曾经专指一种公务活动“材料”：如“政务信息”、“政府信息”等。 信息管理的基本程序（一） 确定信息需要、搜集信息、处理和使用信息。 1、确定信息需