物业工程档案管理资料.docVIP

工程档案管理 一、工程档案是指建设及管理活动中直接形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件料检查、维护、管理、使用、改 档案顺序号 设备系统代号 档案类别代号 档案类别代号：设备技术资料（JS），系统竣工图（TZ），接管验收文件（JG），维修保养记录（JL） 设备系统代号：按系统名称取汉语拼音第一字字头： 空调（KT），供配电（GD），消防系统（XF），给排水系统（GP），电梯（DT），楼宇系统（LY），柴发系统（CF），影音系统（YY），多媒体（DM），锅炉(GL),其它（QT）．．．．．． 档案顺序号：每个系统从头开始编号。即01,02,03．．．．． 例：JS（KT）-01 01号 空调系统 设备技术资料 五、归档要求： 1、管理处在实施设施设备代管后一月内，工程负责人应对主要的设施设备按系统进行分类统计，将填写后的《设施设备统计表》/设备台帐，交部处档案保管人归档；并在一周内报公司物业部备案。 2、管理处在设施设备接管验收后一月内，对收集和移交的工程资料按类别、系统分类整理，将技术资料、系统竣工图、接管验收文件及《设施设备技术资料档案目录表》交部处档案保管人归档，并在一周内报《设施设备技术资料档案目录表》于物业部备案。 维修保养记录由管理处工程负责人于每年12月31日前，按记录类别分别装订成册后交档案保管人按年度归档。 六、档案的保管 1、归档资料由项目管理处档案保管人负责立卷、入库，作好标识，并在专门配备的文件柜（箱）里，按类别、系统、分类摆放，层次分明，永久保存。 对已立卷的档案资料要采取防盗、防潮、防水等措施，以确保档案的完好无损。 每年1月31日前，项目管理处应对上年度工程档案变更和保管情况进行全面核对、检查，将档案自查情况报分公司、物业管理部备案。 建立档案的借阅/复制登记制。 建立交接凭证，销毁清单。 七、档案利用 1、查阅档案只限本人工作范围内的资料，超出本人工作范围，须经工程负责人以上领导同意方可查阅。 查阅档案资料按规定作好借阅登记记录。 （查阅档案资料应在指定地点进行），严禁对查阅的档案资料进行勾画、涂改、抽页、拆毁、增删和擅自摘抄。 离司员工若借用档案资料，应完清归还手续。 非本司人员若因业务需要查阅档案资料，必须经项目管理处经理批准方可查阅。 工程档案盒的标识及管理要求 一、工程档案盒须按公司档案管理的统一规范进行如下标识。 二、系统分类：空调系统（KT），供配电系统（GD），消防系统（XF），给排水系统（GP），电梯系统（DT），楼宇系统（LY），柴发系统（CF），影音系统（YY），多媒体（DM），锅炉(GL)，其它（QT），维修保养。 三、资料类别：技术资料（JS）、竣工图（TZ）、接管资料（JG）、记录类（JL） 四、档案盒内须按要求填写卷内目录。 五、专人负责、按时归档、分类存放、建立借阅登记。 设施设备档案保存期限： 一、巡检类记录：二年 二、运行类记录：三年 三、日常维修、值班记录等：二年； 四、设施设备专项维修保养、故障记录、计划、设备台帐等：长期 工程档案中须长期保存的维修类记录： 1、设施设备年/季/月维修保养计划、设施设备专项检修、更新改造计划表 （Q/DZ QED-WY-GC -001/002/003） 2、专项维修保养记录（Q/DZ QED-WY-GC -008） 3、设施设备故障记录（Q/DZ QED-WY-GC -009） 4、重要设施设备维修统计（Q/DZ QED-WY-GC -007） 电梯重要维修统计（Q/DZ QED-WY-GC -007-1） 5、外委项目验收表（Q/DZ QED-WY-GC -027） 管理类记录： 1、设施设备统计表（Q/DZ QED-WY-GC -007-004） 2、设施设备技术资料档案目录（Q/DZ QED-WY-GC -005） 3、物业设施设备接管验收表（含资料、实物、遗留问题）（（Q/DZ QED-WY-GC --006） 4、电梯/扶梯设备台帐统计（Q/DZ QED –DT-008） 5、配套设施台帐 技术资料 公司徽标 供配电系统 公司徽标 系 统 名 称 资料类别