行政前台管理制度.docVIP

行政前台暂行管理制度 目 的： 为了规范前台服务行为，提升前台工作质量，树立良好的窗口形象，加强内外部的沟通桥梁作用，制定本制度。 适用范围：本制度适用于前台工作人员。 管理部门：公司总部行政部。 前台工作人员必须着装整洁,严肃,得体,提前10分钟到岗,严格履行岗位职责,不得迟到早退,不得离岗,脱岗,空岗,不得随意找人代岗,违反者首次罚款10元,第二次违反翻倍罚款,再三违反者，行政部及各级经理有权当场对其解除劳动合同。 前台周边接待区域要保持整洁，物品存放整洁，阻止无关人员进入前台。违反者罚款20元/次，相关人员罚款20/次 前台工作人员有权监督员工上下班打卡考勤，对不接受监督的员工可直接报于行政部进行处罚。对不履行监督的前台人员首罚款10元。第二次翻倍罚款，再三违法者由行政部及各级经理有权当场对其解除劳动合同。 来访客人接待： 当有客人来访时，应起身站立，行欠身礼，面带微笑，热情主动问候，使用您好，欢迎您，请问，请稍后等文明礼貌用语。耐心倾听来客的来意，并根据来客的的需求给予热情周到的帮助。 对客人的咨询，应细心倾听后再做出解答，解答问题需耐心。不能准确解答的应表示歉意，不得简单回答“不知道，不清楚”等用语。 客人来访时，需询问来客姓名，单位，约见部门或人员，了解后通知有关人员到前台迎候。确有工作需要的，由约见人亲自带入工作区进行商谈事宜。未有约见人带领不得擅自进入工作区域。 董事长，总经理等高管的客人，应电话确认后由相关人员引领至高管接待区域。如领导不能立刻接待的应请客人稍等并说明情况。 客人离开时，应使用，谢谢，再见，欢迎再来等文明礼貌用语。 接听电话 有来电应及时接听，必须使用“您好，这里是英豪广告有限公司，请问有什么需要帮助？”接听电话必须口齿清晰，语气和蔼，耐心细心解答对方提出的问题。如遇到不能解答的咨询或业务问题应及时转接至相关部门。切忌态度生硬死板。 来电转接应在转接前使用礼貌用语“请稍后”，并立即转接。 如转接电话无人接听，应说：“您好，先生/小姐，您要的电话无人接听，请您稍后打来。或问清来电人是否需要转告或留言。 对方要求转接他人应立即转接。 电话旁应常备记事本，以便随时准确的记录来电客人的要求和帮助解决的事项。 如对方打错了电话或不知道找谁时，应礼貌解释或热情的为对方转接相关人事。 国内，市内快递，报纸的统一收，发工作。 发件：在收到公司人员要寄的文件资料，物品时，要在快递登记表上登记，注明发件人姓名，交发物品名称，交寄时间，收件人地址，姓名以及其他要求，确认无误后再统一办理寄出。 收件：前台收件后，应及时分类，登记，并及时发放至收件人收中，并在确认收件表上签字。 基本规定 禁止衣冠不整者进入公司。 谢绝推销者进入公司。 对陌生来访者提高警惕，弄清来意，会见何人，，注意保护公司及员工财产安全。 公司员工不得在工作时间会办公区内会见私人朋友。 本制度自2012年4月23日起生效执行。 行政部 2012年4月23日