文秘工作简介.doc

PAGE PAGE 254 文秘工作简介 学习目的和要求：了解文案工作的基本要求和文案制作的基本环节，学习办公文件的撰制、传递和处理的方法，掌握文案工作的操作技能。 学习重点：①文案制作基本环节；②办公文件的撰制、传递和处理；③文件编辑、排版、校对和印制。 一、秘书文案工作的要求 文案是各类机关、组织和企事业单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文案，是依法行政和进行公务活动的重要工具。办文，即文案的制作和处理是秘书最主要的工作之一，其中文案制作是办文的第一步。 从广义上来讲，秘书的文案工作包括各种文案的制作、编辑、处理、整理（立卷），从文案形成到办理完毕，单位的领导人、秘书人员及其他有关的业务人员都共同参与的一系列工作。如领导人对文案予以签发、批办，业务人员、秘书人员进行承办、注办、撰拟文稿、文件归档等。文案工作对于保证机关组织政务畅通，文件办理准确、及时、安全具有重要作用。在具体介绍文案工作的具体内容之前，首先来进行一个自我测试，看看你对文案工作的基本认识： 1．开始写公文之前，我能明白这份文件的目的。（ ） 2．开始写之前，我能明确考虑读者的特点。（ ） 3．每写一篇之前，我自信我可以写好它。（ ） 4．看到什么，感觉到什么，我都会用笔记下来，积累起来。（ ） 5．我会把最重要的内容放在公文开头或结尾部分。（ ） 6．定稿的时候会检查标题、时间、名称是否有误。（ ） 7．用最简洁的语言表达最为清晰的意思。（ ） 8．我总是用以前写过的文件格式来做样本，仅做内容上的改动。（ ） 9．我每次都会抽时间对我的文章进行修改和润色。（ ） 10．我不明白的东西不会写在文章里。（ ） 以上10个问题每打一个“√”得1分，得分低于5分，说明你对文案工作的缺乏认识，必须认真学习本章内容；得分6-8分，说明你有一定的文案写作知识，需要通过本章内容加以总结和提高；得分9-10分，说明你的文案写作功底不错，应该重点看看本章一些理论性强的内容。 （一）秘书人员文案工作的内容 文书工作的基本任务是：准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手，为改革开放和社会主义现代化建设服务。其具体任务主要有以下几个方面： 1.发文处理。包括文件的交拟、拟稿、核稿、签发、印制、校对、用印、登记、封发、传递等工作。 2.收文处理。包括收进文件的签收、登记、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办等工作。 3.文件管理。包括公文材料的日常管理和收发文办理过程中形成的文书档案资料的整理、分类归档、提供利用等工作。 4.文件必威体育官网网址。搞好文件必威体育官网网址教育和检查，恃别是“三密”文件的登记、保管、清退和销毁等工作。 5.文件贯彻落实情况的督促检查工作。 6.领导人交办的有关文书处理的其他工作。 （二）文案工作的要求 根据《国家行政机关公文处理办法》第一章第四条，“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。” 1．及时 及时是对文案工作的效率要求，也是文案工作特性的具体体现。及时并不等于迅速，从文案工作总体上讲，及时的原则要求应根据所要处理文件内容的轻重缓急进行处理，有些文件收到就处理是及时，有些文件搁置几天再处理也是及时。因此，及时办理文件，关键是做到不积压、不拖延、不误时、不误事。为此，首先，必须明确办文的时限，即规定每个具体文案处理工作环节的时间，以确保文案工作的整体效率；其次，要简化办文手续和难度，如提倡“报刊行文”、“网上行文”等；最后，要采用现代化的办公手段，以加快办文的速度。 2．准确 准确是对文案工作的质量要求，是文案工作的基础。保证文案及文案工作的质量，关系到文案效用的正常发挥，甚至关系到国家及社会组织的根本利益。作为文案工作的要求，准确既包括文案本身的质量，也包括文案处理程序各环节的质量。首先，在文案的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，做到观点正确，格式规范，用语确切；其次，在文案处理过程中要体现严肃、认真的工作作风，做到程序完整，手续齐全，运转到位；最后，为确保文案与文案工作的准确，要建立、健全文案工作的规则，合理设计文案处理程序，提高秘书人员的素质，改进秘书人员的工作作风。 3．安全 安全是对文案工作的管理要求。维护文案工作的安全，首先要保证文件内容的安全，特别是一些涉及国家机密的文件，要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》的有关规定，建立完善的拟制、处理和运转管理制度，消除和防范不安全因素，尤应注意在计算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、篡改或损毁。其次，要保证文案实体的安全。包括使用比较耐久的字迹材料和合乎要求的载体材料，减少文案的各种人为或自然损坏因素，注意防火、防潮、防虫蛀、防丢失，确保文件安全。 4．精简 精简是对文案工作的数