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文件级整理 ——以件为单位的文件整理 文书档案整理工作 一、定义 文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需要进一 步条理化的文件经过分类、组合、排列与编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工作。 文书档案整理方法： 传统整理方法——以卷为单位的文件整理 新的整理方法——以件为单位的文件整理 新的整理方法——以件为单位的文件整理 概念： 以“件”为单位的文件整理即文件级整理，也就是以每份文件自然件为归档文件的整理单位。 概念解释 归档文件 指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕并应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件 归档文件的整理单位 按件整理 一、修整 为保证档案能够长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。 一般包括： 对破损文件进行修裱 对字迹模糊或易退变的文件进行复制 去除文件上易锈蚀的金属物 对过大文件进行折叠 二、装订 归档文件应按“件”装订 排序方法： 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。 对齐方式 1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。 2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。 3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。 文件装订方式和用品的选择 1、线装：缝纫机轧线 2、粘接式：包角、裱糊糨糊、热封胶 3、穿孔式：订书钉、铁夹背 4、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 5、铆接式：热压胶管 三、 分类 归档文件分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。 分类方法： 年度分类法、 机构/问题分类法、 保管期限分类法。 分类方案： 1、年度—机构（问题）—保管期限 2、年度—保管期限 3、保管期限—年度—机构（问题） 4、保管期限—年度 四、排列 是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列 五、编号 归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。 编件号 件号即文件的排列顺序号，是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。 2.盖章 六、编目 编目是指编制归档文件目录。编目以“件”为单位进行，如密不可分的文件作为一件时，在归档文件目录中只对排在前面的文件进行编目。 归档文件应根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 归档文件目录 七、装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。 卷和封面、脊、底项目 * 文件级整理的步骤 一、修整 二、装订 三、分类 四、排列 五、编号 六、编目 七、装盒 *