试论电子信息档案管理的风险控制方法.docVIP

精品论文 参考文献 试论电子信息档案管理的风险控制方法 贺秀美（山西省吕梁市卫生学校　山西　吕梁　033000） 　　摘　要：本文阐述了电子信息档案管理的风险控制方法，主要从避免风险的措施到缓解风险的措施、分散风险的措施、评估风险的措施等方面加以强调，从而达到档案管理的安全性。 　　关键词：电子信息　档案管理　风险控制　管理方法 　　档案管理日趋电子信息化，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多档案管理推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对单位来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊，计算机自身也存在着一些缺陷，导致单位在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端。针对这个问题，单位在运用此技术时一定要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。 　　目前，人们生活中一个非常重要的、必需的工具就是电子计算机，其具有多种多样的功能，为学校的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，必威体育精装版的档案方式就是电子信息档案，它对学校在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优点，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致学校的数据被盗，所以，学校在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动地制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。 　　一、避免风险的措施 　　提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制，是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式。对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠。 　　主要措施有： 　　1.积极引进必威体育精装版技术。 　　计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险最好的办法就是引进新的技术，新技术可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式。在对电子信息档案实施密码设置后，要积极地训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。 　　2.制定一些制度。 　　为了保证信息资源的安全性，必要的管理制度是必不可少的，所以学校要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度。例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。 　　3.及时消除风险。 　　为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的。在计算机维修期内，学校尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，采取一定的措施是非常必要的。 　　4.及时进行预防和保护。 　　为了消除威胁电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，它可以有效地避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。 　　二、缓解风险的措施 　　电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内。那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多学校开始利用风险转移的策略进行缓解。电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。 　　常见的风险缓解方法包括事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，学校都要积极主动地进行及时的处理，这才是最为关键的。 　　三、分散风险的措施 　　在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略。所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低。一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如修改配置模式、购买保险、外包给其他机构或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给学校造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一