通信的礼仪.pptVIP

第四节 通信的礼仪 一、电话的规范 1、电话礼仪的重要性 电话形象：即人们在通电话的整个过程中的语言、声调、内容、表情、态度、时间感等的集合。它能够真实地体现出个人的素质、待人接物的态度以及通话者所在单位的整体水平。 （1）打电话 （1）打电话 【3】内容的准备： 长度控制：三分钟原则 有话直说，长话短说， 废话少说，无话不说。 （2）接电话 【1】速度快，铃响不过3遍。 【2】态度好，殷勤谦恭。 【3】姿势雅。 在办公室里接电话，尤其是有外来的客人在场时，最好是走近电话，双手捧起话筒，以站立的姿势，面含微笑地与对方友好通话。 （2）接电话 【4】认真倾听对方谈话内容并适当作出反应 【5】礼貌地结束通话。 当通话结束时，要认真地道别。并且应恭候通话双方中地位较高者率先放下电话，地位较低的另一方不宜“越位”抢先。 （3）代接电话 原则： 礼尚往来 尊重隐私 记忆准确 传达及时 二、手机的规范 1、置放到位 2、遵守公德 3、保证畅通 4、重视私密 5、注意安全 二、手机的规范 1、置放到位 按照惯例，外出之际随身携带手机的最佳位置有二：一是公文包里；而是上衣口袋里。穿套装、套裙时，切勿将其挂在衣内的腰带上。否则撩衣取用或查看时，会因此举惊吓对方。 二、手机的规范 2、遵守公德 注意场合（公众，会议，上课，谈判，签约仪式活动等） 铃声设置（震动，消音，关机） 拍照，短信（发短信时应以有用有益为标准，切勿乱发无聊短信骚扰他人，不可以四处乱拍他人。） 二、手机的规范 3、保证畅通 更改号码，及时通报 多种联系方式，有备无患 及时回复他人电话 语音留言，说明原因 呼叫转移 二、手机的规范 4、重视私密 不传递商业秘密，不必威体育官网网址 不要随意将手机借给别人，也不要随意借用别人的手机，防止他人盗机，盗码。 通讯录备份，电话名单存储用全名，不用昵称 整理个人信息和其他资料（密码锁） 谨防手机诈骗 三、传真的规范 其他方式无法取代 内容简短 不要涉及国家机密和行业秘密 收到及时回音 报、传、处的及时 合理保存 * * 薛晴 杨霜 本 节 主 要 内 容 电话的规范 手机的规范 传真的规范 电子邮件的规范 【1】确认打电话的必要性 需要通报信息、祝贺问候、联系约会、表示感谢的时候。 毫无意义、毫无内容的“没话找话”式的电话，则最好不要打。 【2】时间的选择 有关公务的电话，应当公事公办，最好是在上班时拨打。双方约定的通话时间最好不要更改。 不宜的时间： 晚上10点后，早上7点前，快上班时，快下班时，中午午休，用餐，睡觉，节假日等时间 与外商通话时，须顾及对方在作息时间上的特点以及时差的问题。 适宜的时间： 双方约定好的时间 接听电话一方方便的时间 打电话时所使用的语言一定要礼貌 而谦恭，尽量用三言两语讲事情讲完，不要啰嗦，以至于自己都不知道“刚才说到哪了”从而浪费别人的时间。若无事关重大的时间、数据，一般没有必要再三重复。 若拨通电话时对方正忙，不要强人所难，非 “一气呵成”。可以约一个时间，过一会在打。 此外，与不熟悉的单位或个人联络，一定要将对方的名字与电话号码弄清楚，免得因为搞错而浪费时间。 请注意： 不要坐着不动，一把把电话拽过来，抱在怀里，夹在脖子上通话。不要拉着电话线，走来走去的通话；也不要坐在桌角、趴在沙发上或是把双腿抬到桌面上，大模大样地与对方通话。 【6】对方打错了也要保持风度，切勿发脾气或耍态度。应自报一下“家门”，然后告知电话拨错了。对方如果道歉，不要以“没关系”去应对，不要教训人家。 5、注意安全 飞机上 开车时 加油站