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第五篇 事务组织与管理——秘书办事篇 第一章 办公环境的管理 一、办公环境的构成要素 **办公环境主要包括硬环境和软环境两部分，下列环境要素中属于软环境的是（ D） Ａ、空气、光线 Ｂ、颜色、声音 Ｃ、办公设备 Ｄ、工作气氛 2、**秘书的许多工作主要在室内进行，使用人造光源时，最好使用（B ） Ａ、顶灯 Ｂ、壁灯 Ｃ、台灯 Ｄ、Ａ与Ｂ 3、**办公室内的空气、光线、办公室设备等属于办公环境中的硬环境因素。T 4、**空气环境由办公室中空气的温度、流通、湿度与亮度四个基本因素组成。TF清洁度 二、办公室规划的原则 1、**关于办公室的布置原则，下面表述错误的是（B ） Ａ、整齐清洁 Ｂ、豪华舒适 Ｃ、采光良好 Ｄ、方便工作 2、**关于办公室的布局原则，下面表述不正确的是（C ） Ａ、相关部门应置于相邻的地点 Ｂ、访客多的部门应置于入口处 Ｃ、主管座位应置于部属座位前面 后面 Ｄ、应预留充分的空间，以备增加工作负荷的需要 3、**在进行办公室内部规划时，应使全体职员的座位相互面对面，不要面向同一方向。F 同向 4、**在进行办公室的规划与布局时，相关的部门应置于相邻的地点，便于性质相同的工作之间的联系。T 三、办公设备的配置与优化 **办公室空调的温度保持在（ A）的恒温状态比较适宜。 Ａ、22℃-26℃ Ｂ、18℃-22℃ Ｃ、24℃-28℃ Ｄ、20℃-22℃ 2、**一般来说，在写字时光源应来自左方，而打字时，光源最好来自左右两方。FT 3、**办公室最好采用百叶窗，并将其调整成不同角度T。F同一角度 四、办公桌的整理 1、** “5S运动”中的“5S”不包括（C ） Ａ Ｂ Ｃ Ｄ**为营造出高效率的办公环境，下面措施中不正确的是（D ） Ａ、及时清理过期文件 Ｂ、充分利用办公空间 Ｃ、及时清理旧的阅读材料 Ｄ、在电脑屏幕周围贴满小纸贴 3、**办公电话应该放在（A ） Ａ、办公桌右侧 Ｂ、办公桌中间 Ｃ、茶几面 Ｄ、触手可及的地方 4、**摆放在办公桌上的物品越少，就越有利于提高办公效率。F 上司的管理 一、时间管理的技巧 1、**为了创造安全、高效、整洁、有序的工作环境，应以5S管理为手段，使工作现场的人、物、场所、信息四大要素达到优化组合，这里的5S是指（D ） Ａ、整理、整顿、清扫、清洁、修养 Ｂ、清理、布置、调查、设计、修养 Ｃ、整理、整顿、清扫、清洁、美化 Ｄ、整理、整顿、清扫、清洁、环保 2、**在办公室外接见外来的不速之客的做法是适宜的。FT 3、**对不速之客，秘书要尽量站立会客。T 二、制定目标与计划 1、**下列事务中，属于重要但不紧急的事务是（A ） Ａ、接待突然到访的重要客人 Ｂ、与同事沟通 Ｃ、到期限的重要工作 Ｄ、上司急需的分析报告 2、**下列目标中，遵循了SMＡRT原则的是（ B） Ａ、提高下游环节客户的满意度 Ｂ、加强文档的规范建设 Ｃ、今年的发货投诉率要比去年降低 Ｄ、我们要在本年度将成本大幅度降低 3、**制定目标应遵循的SMＡRT原则中，M是指（B ） Ａ、具体的 Ｂ、可衡量的 Ｃ、可达成的 Ｄ、具相关性的 4、**在计划管理工作中，制定目标应遵循的SMＡRT原则不包括（D ） Ａ、具体的 Ｂ、可衡量的 Ｃ、可达成的 Ｄ、可控的 5、**检查是PＤＣＡ管理循环的首要因素。F计划 6、**只有具备SMＡRT化的计划才具有良好的可实施性，才能指导和保证计划得以实现。T 7、**确定目标是制定计划的基础。T 三、上司的旅行安排 **要使上司出差旅行有条不紊、卓有成效，（A ）的制定尤为重要 旅程表 Ｂ、 工作日记 Ｃ、日程表 Ｄ、工作计划 2、**上司的旅程表应一式两三份，存档一份，秘书一份。上司一份F 3、**上司旅行时，秘书要服从代理上司的安排指示。T 四、为上司挡驾 1、**秘书对没有预约的来访客人，通常都要挡驾，以免扰乱上司正常的工作秩序，这属于（B ） Ａ、电话挡驾 Ｂ、接待挡驾 Ｃ、书信挡驾 Ｄ、强制挡驾 2、**秘书常常要为上司代阅、代写有关书信，以免上司受到不必要的困扰，这属于（ B） Ａ、电话挡驾 Ｂ、书信挡驾 Ｃ、接待挡驾 Ｄ、越权挡驾 五、为上司安排约会的原则 1、**秘书为上司安排约会应遵循的原则不包括（B ） Ａ Ｂ Ｃ**一