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发掘Lotus Notes中Calendar强大功能 出处：IBM 作者：Lisa Chase 时间：2007-2-4 1:35:01 　IBM Lotus Notes 客户机最强大的工具之一是 Calendar Delegation 功能。Calendar Delegation 允许您授权另一个 Notes 用户访问您的邮件文件，使得该委托用户可以查看并编辑您的日历数据，代表您发送电子邮件消息，并充当您的邮件和日历数据的管理者。这种场景通常发生在主管身上，他雇用行政助理来计划他的会议和约会，并回复非机密的电子邮件消息。为了允许行政助理管理他的 Notes 邮件文件，主管指定助理作为邮件文件的代理人。相应地，行政助理可以负责管理多个用户的日历，尤其是他支持多个主管的时候。 　　对于忙碌的主管来说，将邮件和日历任务委托给助理能够节省大量的时间。卸下基本的任务(比如计划会议、回复会议邀请以及答复低安全性信函)之后，主管可以专心投入其他业务任务。对于行政助理来说，他通常要为多个主管提供行政支持，因此管理多个主管的日历可能要花费他很大一部分的时间。所以助理访问和操作其他用户的日历必须快速简便。Lotus Notes Calendar Delegation 功能同时为主管和助理提供了高效易用的功能。本文将介绍如何设置 Lotus Notes 日历来让其他用户进行管理，以及如何访问和管理其他用户的邮件和日历数据。 设置 Calendar Delegation配置 Calendar Delegation 功能的第一步是设置将由其他用户进行管理的 Lotus Notes 日历的访问权。委托其日历访问权的主管需要指定谁可以访问他的日历，以及该代理人具有的访问级别，以便代理人可以代表他执行日历和邮件任务。 　　按照下列步骤来指定、委托并设置用户邮件和日历数据的访问权： 　　1.在 Lotus Notes 客户机中，打开主管的邮件文件。从 Calendar 视图中，单击 Tools 操作栏按钮，然后选择 Preferences 以显示 Preferences 屏幕。单击 Access Delegation 附签以显示 “Access to Your Mail Calendar” 附签(参见图 1)。 　　图 1. 显示的 Access to Your Mail Calendar 附签 　　 　　2.单击 “Add Person or Group” 按钮显示 Add People/Groups 对话框(参见图 2)。 　　图 2. Add People/Groups 对话框 　　 　　3.选择 “Enter or choose a user/group” 选项，然后单击区段 1 下文本框中的滚动条，以显示 Select Name 对话框。 　　4.选择将管理该用户日历的人，然后单击 OK 按钮。这将返回 Add People/Groups 对话框，且所选用户的名称显示在区段 1 的文本框中。 　　5.选择了日历管理者之后，必须指定他具有什么级别的访问权。如果选择区段 2 下的 “Only Calendar and To Do” 选项，然后单击区段 3 下的滚动条，“Read any Calendar Entry or To Do” 和 “ Read, create, edit, and delete any Calendar Entry or To Do” 这两个选项将显示在下拉列表中。 　　6.但是，如果选择区段 2 下的 “All Mail, Calendar and To Do” 选项，然后单击区段 3 下的滚动条，将显示以下五个访问级别： 　　Read any document 　　Read and create any document, send mail on your behalf 　　Read, edit and create any document, send mail on your behalf 　　Read, edit, create and delete any document, send mail on your behalf 　　Read and create any document, delete any document they created, send mail on your behalf 　　7.选择要授权给邮件文件代理人的访问类型和访问级别。可以在区段 4 下指定是否将与日历条目有关的通知转发给代理人。单击区段 4 下的滚动条以显示转发选项： 　　Do not forward 　　Forward without private details 　　Forward with full det