书信邮件礼仪使用手册.docVIP

 目录 如果您对关于邮件主题撰写的相关问题表示疑惑，那么请您参看本手册Page4 如果您对关于称呼与问候撰写的相关问题表示疑惑，那么请您参看本手册Page5 如果您对邮件正文撰写的相关问题表示疑惑，那么请您参看本手册 Page6 如果您对邮件附件的相关问题表示疑惑，那么请您参看本手册 Page8 如果您对语言的选择和汉字编码使用问题表示疑惑，那么请您参看本手册Page9 如果您对邮件结尾签名的相关问题表示疑惑，那么请您参看本手册 Page10 如果您对邮件回复技巧的相关问题表示疑惑，那么请您参看本手册 Page11 如果您对如何正确使用发送，抄送，密送的相关问题表示疑惑，那么请您参看本手册 Page13 实用案例整理： 新人报道 问卷修改意见反馈 H3-2011客户意见征集 集中培训通知 预约拜访 感谢信 祝贺信 英文邮件书写规范： Page20： Salutation or greeting The Reference The Reason for Writing Requesting Agreeing to Requests Giving Bad News Enclosing/Attaching Documents Page21： Closing Remarks Reference to Future Contact The Finish Content of a Formal Letter Abbreviations Used in Letter Writing Page22： Sample Letter 关于主题 ?主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。 ?1．一定不要空白标题，这是最失礼的。 2．标题要简短，不宜冗长。 3.. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。 4.? 标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！” 5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理. 6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。 8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。 关于称呼与问候 ?1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 关于格式，称呼是第一行顶格写。 ? 2． Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待 ? 正文 ?1. Email正文要简明扼要，行文通顺 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。 ?Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 ?2. 注意Email的论述语气 根据收件人与自