外贸跟单信函..docVIP

? ? ? ?外贸跟单信函 篇一： 外贸流程图及函电基本用语外贸流程图及外贸信函基本用语黄牛外贸跟单的流程 1．客户询盘： 一般在客户下 purchase? Orde?r 之前，都会有相关的 Order In?quiry? 给业务部，做 一些细节上的了解。2．报价： 业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方 式，包装规格及柜型等，profo?rma I?nvoic?e 给客户做正式报价。3．得到订单： 经过洽谈，收到客户正式的订单 purchase? Orde?r。4．下生产订单： 得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。5．业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写， 尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要 由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和 佣金等条款的， 要经公司总经理审批才行。合同审批之后， 制成销售订单， 交给部门进程员跟进。6．下达生产通知： 业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 6.1?： 如果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收到 L/C 后应业务 员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问 题应立即请客人改证。6.2： 如果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。6.3： 如果是放帐客户，或通过银行 D/A 等方式收汇等，需经理确认。7． 验货： 7.1： 在交货期前一周，要通知公司验货员验货。7.2： 如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期 告知计划部。7.3： 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系， 预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由 业务跟单员制作，交给单证员）。9．商检： 如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发 票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之 前拿到商检换证凭单/条。10． 租船订仓： 10.1?．如果跟客人签定的合同是 FOB CHI?NA 条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应 尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q 确认工厂的交货能 否早于开船期至少一周以前， 以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运 公司发出书面定仓通知（ING O?RDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比 较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要 另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解 截关时间，入仓报关要求，等内容。10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容， 以避免差错。11． 安排拖柜： 11.1?．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可 靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料： 定仓 确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料， 列明柜号、车牌号、司机及联系电话等 11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系 电话。11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装 货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。12．委托报关： 在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货 物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联 系人和电话等。13． 获得运输文件： 13.1． 最迟在开船后两天内，要