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精品论文 参考文献 浅谈ERP实施过程中基础数据准备要领 尹武业（辽宁沈阳机床股份有限公司沈阳第一机床厂 辽宁 沈阳 110000） 中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：41-1413（2012）01-0000-01 摘要：ERP在中国企业实施的成功率不高，其重要原因之一，是基础数据准备工作不到位。就此文章提出了企业实施ERP基础数据准备工作的七项要领，供企业参考。 关键词：ERP;实施;基础数据 一、 引言 企业在实施ERP项目时失败的原因有很多，或因为软件选型失败（占55％），或因为管理协调不够而失败（占25％），或因为实施失误而失败（占30％）。但事实上在ERP实施之前企业的基础管理往往并不满足ERP的实施要求。实践表明，基础管理才是决定或影响到企业实施ERP成败的关键因素。基础管理以重要性而言首先指数据基础，例如物品编码、产品结构、工艺路线、计量标准、仓库货位等等，都需要按企业经营发展的需求和信息管理的要求进行规范和统一。但很多企业对枯燥、费时的基础数据梳理工作没有思想准备，往往很难落实。 企业中的基础数据可分为两种：一种称为静态数据，所谓静态数据是指在一段时间内相对稳定，一般不随时间不同而改变的数据。另一种称为动态数据，动态数据比静态数据变动频率高，一般随时间而改变，如库存余额、总账余额、应收账款余额、应付账款余额、未结销售订单、未结采购订单、未结工单等等。这些数据的准备要以各模块上线切换点的数据为准。比如，计划7月份总账模块上线，一般以6月末总账余额为准。 由于两种数据类型不同，在实施中采用的数据准备对策也不同。对于静态数据，往往在实施的开始阶段就应着手准备，准备时间也比较长，可以安排专人负责，而动态数据往往在系统上线切换点之前才开始准备，准备时间短，因而需要投入的人力也比较多，比如有些库存余额要经过全面盘点后才能得到准确的数据。 二、 数据准备要领 在实践中，往往会遇到系统跑的正欢，却发现基础数据严重错误的情况。要避免这样的情况，应当注重以下要领： (一)基础数据格式必须经过各个部门联合确定 整理基本资料不是一个部门的事情，上了ERP系统之后，各部分数据必须高度共享。根据笔者的经验，每个部分流转下来，原先定义的基本资料格式会有60％以上的改动。可见单靠一个部门在定义基本资料的格式，并不能够反映出各个部分的实际需求。最后的结果肯定是在模拟运行甚至在系统上线之后才发现基本资料的不足。要防止发生类似的错误，笔者建议企业ERP项目管理员，在整理某个基本资料的时候，如产品基本信息，最好先列一个固定的格式，利用Excel表格先将基本资料的格式固定下来，哪些字段是必须填写的，哪些字段会对其他作业产生连锁反应等等。然后向各个部门进行确认。 （二）信息编码要合乎规范 一开始就应该非常重视基础资料的编码工作，以下这些编码原则供企业编码时参考：编号应该反映分类；编号应该据准备的各项工作中，信息编码这项基础工作最为复杂，其复杂程度远远超过ERP软件提供商的想象。基础数据不能正确收集的重要原因之一是信息编码不规范。企业应该强调基础数据的重要性，并要求采取切实的保证措施，以使项目在上线过程不受劣质数据影响。 （三）建立数据小组、明准备基础数据模板、进行数据校核 ERP实施要建立数据小组，其主要工作是分析数据准备的范围，建立数据搜集模板，组织必要的培训，监督数据质量，并负责数据的最终导入和使用。数据小组成员应从各个部门的业务人员中抽调，由项目经理或指定的专人负责数据小组的全面领导工作。它的职责是分析数据准备的范围，建立ERP编码体系，组织必要的培训，制作数据搜集表格模板，监督数据收集质量，并负责数据的最终导入和使用。在工作执行上，数据小组要根据ERP项目的实施进度，制定基础数据整理的时间表，安排好小组成员的分工，并定期召开小组会议，沟通问题，推进工作。一般经过初期的项目调研和培训后，项目组会确定基础数据的范围和要求。数据小组在此基础上要分析基础数据从哪些部门搜集，明确数据准备的难点和重点，从而确定数据准备的分工和进度安排。 一旦明确了数据准备的要求和范围，数据小组要分别为各种类型的基础数据准备相应的搜集模板，并与业务部门进行沟通，解释基本资料中的重要字段，勾选必要字段。同时与该部门确认数据资料整理的进度并取得相关责任人的承诺。 在数据的搜集整理过程中，数据小组要不断对整理的数据进行校验和核对，以保证数据的质量。发现错误和遗漏要及时与具体负责部门和人员进行沟通，不要等大量数据积压后再解决。对于不影