香港行政费用报销制度.docVIP

目的 明确报销程序及要求，确保准确、及时、合法付款。 范围 适用于香港写字楼行政费用报销。 定义(无) 职责 集团财务部 ( 负责按要求审核所报销的费用，确保合法报销； ( 有权提出一切疑问，查实实际情况，拒绝不符合本制度要求的报销。 审核科 负责审核财务部所付报销款是否符合本制度要求。 5.0内容 报销 类别 财务/审核凭证 报销审批流程及要求 其 它 要 求 差 旅 费 √凭证可能包括： ·车票/船票/机票 ·机场建设费 ·人身保险费 ·住宿费发票 ·杂支凭单 ——③/④ · 若差旅费用超出规定标准，需董事总经理/董事长加签。 ·注明起止地和实际发生票款； ·原始附件须由出差者签名确认； ·面单上需由总经理签批； ·如属陪同客户，要注明客户名称 信用卡费用 √月结单 ·持卡人存根 —— ④/⑤ ·若无持卡人存根，可由董事长或董事总经理在月结单上签名确认 办公用品费用 ·发票或现沽单或商场小票 ——③/④ ·若超出规定标准，财务总监批核后需董事总经理/董事长加签。 ·原始附件须由用者签名确认； 邮费 √发票/月结单 √客户回件存根 ——③/④ ·审核邮费标准。 ·如客户回件存根无，可用其他存根替代，但需财务确认 电话费 √月结单 ·明细清单 ——③/④/⑤ ·私人电话费需由用者确认 ( 凭证符号说明：√表示必须提供凭证； ·表示适用时应提供的凭证 ( 报销审批流程符号说明：1—当事者/申请者；2—集团财务总监；3—总经理；4—董事总经理；5—董事长 ( 用“/”表示任其之一； 用“”表示同时； 用“×”表示不需； □ 表示填报； ◇ 审核； ○ 批准 报销 类别 财务/审核凭证 报销审批流程及要求 其它要求 水费 √发票 ——③/④ ·审核水费单价的变动 电费 √通知单 ·审核电费单价的变动 租凭及差响 √付款通知单 ——③/④ ·审核收费标准有无变化、更新； 楼宇 租金和管理费 √付款通知单 ·审核收费标准有无变化、更新； 广告费(含招聘广告) √发票 —— ③/④ ·如登报招聘，需附上广告 商业 登记费 √登记小票 ——②/④/⑤ ·附上商业登记证复印件 金融手续费及利息 ·利息则用自动扣款清单 ——②/③/④ × 员工 /医疗保险费 √保费通知书或收据 ·保险单 ——②/④/⑤ ·审核险种是否适宜 汽车/房产保险费 ·保费通知书 √保险单 ——②/④/⑤ ·审核合同的期限与往年的期限是否连续，； 自由 捐赠 ·收据 —— ④/⑤ 董事自由捐赠，需另一位董事审批。 审计费 √合同 √发票 ——②/④/⑤ × ( 凭证符号说明：√表示必须提供凭证； ·表示适用时应提供的凭证 ( 报销审批流程符号说明：1—当事者/申请者；2—集团财务总监；3—总经理；4—董事总经理；5—董事长 ( 用“/”表示任其之一； 用“”表示同时； 用“×”表示不需； □ 表示填报； ◇ 审核； ○ 批准 报销 类别 财务/审核凭证 报销审批流程及要求 其它要求 会费 ·月结单 ·小票 —— ④/⑤ 董事的会费，需另一位董事审批 法律顾问费 ·合同 ·发票 —— ②/④/⑤ × 杂费 ·杂费指以上未明确的小额支出项目 ——③/④/⑤ × ( 凭证符号说明：√表示必须提供凭证； ·表示适用时应提供的凭证 ( 报销审批流程符号说明：1—当事者/申请者；2—集团财务总监；3—总经理；4—董事总经理；5—董事长 ( 用“/”表示任其之一； 用“”表示同时； 用“×”表示不需； □ 表示填报； ◇ 审核； ○ 批准 通用要求及特别事项 1、面单要求：通过公司帐户由银行自动扣款(包括电话费、水电费、利息等)，只需在银行扣款单上盖专用章及签名即可，无需现金支出传票；除此之外，面单均用现金支出传票。 2、签批要求： · 所有费用之报销均不得由当事人自己审批，应递交上级或相关人员审批。如经理费用由总经理审批，总经理费用由董事总经理或董事长审批，董事费用由董事长审批，董事长费用由另一董事审批。 · 以上所报销之发票金额若超过$20000.00，必须交总经理/董事总经理或董事长於面单上签批；超过20万元时，必须交董事长签批。 以上所及发票，可能是发票或行政事业收据或一般收据。 面单上非金额、单位、数量改动由申请人签字，无需部门主管加签。 3、审核补充要求： · 各种原始凭证应齐全，单据大小写应一致，有修改处需有相关人员签名确认。 · 对于税务发票、行政事业