酒店会议洽谈、接待操作程序.docVIP

会议洽谈、接待操作程序 　　一、确认酒店接待能力 　　1、互换名片，斟茶寒暄，了解乙方单位情况。 　　2、首先了解乙方会议举办日期，查看预约会期酒店有无其他会议/宴会举办，以免撞车。尤其是如乙方需要住房，须致电总台了解房态，能否保障乙方会议需要。 　　3、了解乙方会议规模，确认酒店有无接待条件和接待能力。 　　4、确认酒店有充足的接待条件后，进入实质洽谈阶段。 　　5、邀请乙方参观会议室/客房状况/用餐地点，以增加乙方对酒店的感性认知。参观期间随机向乙方介绍以往酒店接待过的一些大型会议情况。 　　二、洽谈 　　1、准备会议协议空白文本、洽谈记录本和相关资料。 　　2、详细倾听、记录如下事项 　　﹡乙方会议规模、人数 　　﹡会议举办日期、会议主题 　　﹡是否需要住房(房型、间/天数、抵离店时间)、是否用餐(桌数/餐标/酒水/香烟)、 　　﹡会议设施设备(电脑投影仪/白板/麦克风/音响灯光)、会议台型要求、是否需要代办礼品采购等内容 　　﹡会议接待规格 　　﹡会场布置要求(鲜花/绿色植物/乙方宣传招贴等) 　　﹡房内小吃/长话是否关闭撤除。 　　﹡有无重要人物下榻酒店 　　﹡有无少数民族人事，以确认客人饮食、风俗禁忌 　　﹡确认来宾车辆规模 　　﹡确认贵宾名录，是否需要制作席卡以及签到台. 　　3、向乙方复述、确认一遍会议洽谈主要事项。 　　三、报价技巧与结帐方式 　　1、报价请参考酒店会议接待价格政策 　　2、洽谈、倾听期间不要轻易表态、承诺，诱导客人把真实意图表达出来，更不要轻易亮出价格底牌。 　　3、争取提高餐标水平，不要一下就将底价报出，如系综合会议(会议/用餐/住房/礼品)，可以以会议室优惠来提高其他项目的消费水平。 　　4、防止乙方对你进行价格讹诈，宣称其他酒店如何如何优惠、如果不给某个价格就另选酒店等，销售经理要摸清乙方的真实意图，介绍酒店的产品优势以及曾接待过的大型、高规格的会议，坚持不要轻易让步。 　　5、向乙方介绍酒店能够优惠的项目，如会议主题条幅/引导牌/迎宾/欢迎牌/会场服务/纸笔。 　　6、确认协议有效签单人，原则上不超过两人。 　　7、确认结帐方式(现金/转帐/提前打款)，外地客人不得签单转帐。 　　三、签约 　　1、客人接受报价后，一般会出现三种情况，一是回单位向领导汇报;二是宣称考虑一下，暂时不签约;三是当场签约。出现这三种情况，可按下列方式处理 　　第一种情况：一般这种情况意味着客人不具有拍板权，但基本认可酒店产品和报价，签约的可能性较大。销售经理应及时与客人约定下次见面会谈的时间，二次会面之前应主动与客人电话联系，以提醒客人不要忘记约定，探听口风，争取上门签约。 　　第二种情况：这种情况一般意味着客人仅是了解一下价格，或报价超出自己的预算(计)，或对某项产品不满意而犹豫不决。销售经理应及时探询客人可以承受的价格底线，用实例举证法向客人介绍酒店会议接待水平和能力，帮助客人设计最佳方案。如乙方现场不能作出答复，则销售经理必须与客人预定再见面的时间，然后及时与总监汇报情况，寻求最佳解决方案。第二天带着新的建议与客人通电话。 　　第三种情况：这种情况意味着客人是有备而来，或者是对酒店产品较为熟悉且实力较为雄厚的单位。 　　2、销售员草拟一份”会议协议书”交客人确认，得到确认后正式签定协议书，双方签约人签字并加盖公章，协议一式两份，甲乙双方各持一份。 　　3、签约后应感谢客人对酒店的关照，并向客人赠送酒店宣传资料或小礼品。 　　三、会议接待准备 　　1、根据协议内容和要求，拟订内部通启报送总经办和各相关部门，通启中要明确落实执行部门的责任以及注意事项。 　　2、通知广告公司制作会议主题条幅/引导牌/欢迎牌 　　3、会议正式举行的前一天，根据客人要求摆放会议台型,签到台摆放到位. 　　4、开列、打印会议套餐菜单，传真或亲自送客人审阅，客人确认后在菜单上签字认可。 　　5、协助乙方布置会场，但如须在墙面张贴宣传画或悬挂物品必须获得甲方同意，任何损害物品和设施设备的行为都必须及时制止，并予以索赔。 　　6、调试话筒/灯光 　　7、摆放绿色植物和鲜花 　　8、会议前一天按通启内容，会议经办人再次检查会议准备情况，发现问题及时解决。 　　、9十间以上会议用房须填写“团队分房表”三份，部门一份、房务一份、乙方一份。 　　四、会议接待中 　　1、会议接待中,会议经办人要随时掌握会议进程,提前检查落实下一步会议日程,与乙方会议经办人紧密联系. 　　2、每个会议议程结束后,应及时提醒\督促乙方有效签单人确认消费帐单,并签字认可. 　　3、餐饮消费帐单通知收银台及时送达总台入帐. 　　4、会议期间.随时协调各部门解决客人的临时需求,如增减就餐桌数,增减住房数量,代办物品的分发等事项,及时通知相关部门. 　　5、较大规模的会议