汽车技术服务公司办公设备管理办法及操作流程.docVIP

办公设备管理办法及操作流程 第一章、总则 第一条 为规范公司的办公设备的申购、采购、保管、使用等管理工作，使之即满足公司日常工作需要又防止铺张浪费，特制定本管理办法。 适用范围：为公司聘用的全部从业人员。 第二章、办公设备明细 第三条 办公设备类：打印机、复印机、传真机、空调、热水器、办公桌椅、隔断、文件柜、电脑（含鼠标、键盘、主机板、显示器等）等。 第三章、部门管理权限 第四条 人力行政本部负责办公设备的统一申购、入库、保管、领用、统计并追踪使用情况等工作，并对各部门申购物资进行核对（是领用还是采购）。 第五条 采购本部负责对人力行政本部行政专员所申购的物资进行保质、保量、及时的采购，并在物资到货后24小时内办理入库手续，如不及时办理入库手续，由此所造成采购物资的损坏、丢失及帐物混乱不清等责任的，均由采购本部承担。 第六条 财资本部负责建立物资总账、明细账（数量金额账）；保证账账相符、并监督实物管理部门做到账物相符 。 第四章、办公设备申购 第七条 一、临时申购 各部门应根据工作需要，由申购人认真、完整地填写《采购申请单》，填写完毕，部门主管、本部经理审核签字，有分管副总的报分管副总后，交到人力行政本部行政专员。人力行政本部行政专员统一汇总、整理各部门的采购申请，并核查库存实物（如有库存，直接领用；如无库存转采购本部实施采购。）签署库存情况及建议方案，上报总经理审核同意后实施。 2、《采购申请单》填写时必须注明物品名称、数量，描述物品所需质量及规格，以及要求到货时间,否则视为无效采购申请单，可以不予受理，由此所产生的一切责任和后果，由申请人自行负责。 3、要求到货时间不准下急件，按照公司现有流程规定必须给采购本部预留出两天的时间，否则超出常规采购价格部分的金额，对申购人进行双倍金额的罚款。 二、备库物品申购 1、每月26-30日，由行政专员根据办公用品使用情况、实有库存，做出合理的库存计划，并依据此填写《采购申请单》，呈报总经理审核同意后转采购本部实施采购。 2、对于硒鼓、鼠标、键盘、办公桌椅根据实际需要适量备库。备库标准：月平均因报废的出库量。 第五章、采购流程 第八条 物品采购流程以采购本部《非配件类物品申报、采购流程》为准。 第六章、 物品入库 第九条 1、采购物资入库前采购员必须出示发票或送货清单（物品名称、数量、单价、总金额填写完整）方可进行验收，对于符合申购要求的，办理入库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。 2、所有采购物资经验收合格入库后，采购员必须在24小时以内办理入库手续。只有在采购员出示发票或送货清单（物品名称、数量、单价、总金额填写完整且有送货方签名的情况下）方可填写入库单，否则对采购本部怀远入库员处以50元/次的罚款；由于采购员不及时入库所造成的采购物资损坏、丢失及帐物混乱不清等责任，由采购员承担一切责任及赔偿所有损失。 3、入库单一式三联，一联人力行政本部行政专员留存，用以登记库房明细账；一联交采购员，用以作报销凭证；一联交财资本部，用以核对库房明细账及采购员报销。入库员每周一将上周入库单全部送交财资本部，26-28日将25日之前未交财资本部的入库单全部送交财资本部。 4、物品采购发票应附有采购本部怀远入库员出据的入库单，且入库单填写必须齐全，包括入库日期、类别编号、名称、规格、数量、单价、金额、并有经办人及物资管理员签字，方可报销。入库单上的数量、金额及编号不得涂改，否则不予报销。 第七章、物品保管 1、所有库房物资每月28-30日三天（遇周一、四、节假日顺延）盘点一次，盘点要求做到账、物一致，如果不一致，必须查找原因，原因不明的照价赔偿，然后调整台账，使两者一致，做到日清月结。 2、 行政专员必须清楚掌握库存物资的库存情况，经常整理与清扫，及时采取防虫等措施；物品摆放整齐，并做好防盗、防火、防潮等工作，如因保管不善，造成物资损失或丢失的，由责任人承担全部责任。 3、 库房内禁止无关人员入内。 第八章、 物品领用 第十一条 1、每周星期一、三、五为办公设备领用日。时间为上午：8：00—11：30、下午：13：30—17：00。其余时间不能领取及发放，由人力行政本部不定期抽查，违者罚款50元/次。 各部门指定专人领取，采取定期申报制。（若部门人员有变动的，由各部门负责人重新申请指定专人领取），其余人员不能领取。领取的原则为先进先出，先发修复的再发全新的，必须服从发放次序要求。 3、在使用周期内，因自己保管不善，造成丢失、损坏的不予领取和更换，自行负责；确因质量问题的可以给予更换。 4、员工应凭有部门经理签字的怀远打印出库单领用物资。出库单一式两联，一联行政专员留存，用以登记库存物资明细账；一联由出库员在每月26-28日随同25日之前未交财资本部的入库