采购部流程制度.docVIP

湖南佶福餐饮管理有限公司采购流管理制度 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度 请购及其规定??? 1.请购部门首先填写《湖南佶福餐饮管理有限公司请购单》，以下简称《请购单》，《请购单》上注明该次请购商品预估预算总金额； 2．请购单及其提报规定? （1）请购单应按照要素填写完整、清晰?，由部门领导审核批准后提交采购部门；? （2）品牌营销部筹店人员申请《请购单》时，务必先由财务部确认加盟商开业费用是否到公司账户上，并确定加盟商所交具体开业费用。经部门经理审核后，提交《请购单》到采购部做采购计划。 （3）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交； （4）请购物资预估金额在500元以下的，直接由请购部门经理审核，预估金额在500以上的，需要经过财务部，总经理审核批准方可提交采购部做采购计划； （4）涉及的请购物品金额大于6000元，需拟写购买申请，由采购部门审核，上报公司财务审核，总经理审核?后方可执行； （5）遇急需的物资，领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。? （6）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。? 3.《请购单》时间截点 （1）采购部接到《请购单》后，500元以下，一个工作日做出回复，500元以上在两日内做出具体询价回复，及到货时间； （2）办公用品及易耗品申请，各部门每月25号提交至前台汇总，由前台统一填写《请购单》向公司领导报批，提交采购部，采购部月底前采购到位交至前台，录入公司进销存系统。统一由前台管理。请各部门自行把握需求时间，超过25号未报取需求的，折入下月需求计划中； （3）品牌营销部筹建开店设备及用品请提前7天内填写《请购单》， 如遇时间紧急情况，请及时沟通做出说明； （4）低值易耗品每月25号前提报《请购单》至公司采购部 ?二、《请购单》的接收及分发规定????? ?1、《请购单》的接收? （1）采购部在接收《请购单》时应检查《请购单》的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查《请购单》是否经过部门领导审批； （2）接收《请购单》时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图片或详细参数资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则； （3）通知仓库管理人员核查《请购单》物资是否有库存； （4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。 ?三、询价及其规定? 1．询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；? 2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；? 3．对于紧急请购项目应优先处理；? 4．所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价；? 5．对同样规格的物品进行询价时，需比对2-3家大型供应商，并与请购部门进行协调，在同等质量的前提下，选取价低者，询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；?? 6．遇到重要的物资或预估单次采购金额大于6000元的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报基本情况，并上报公司总经理审核通过。按照《商品询价单》的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书；并附上询价厂商加盖公章的报价单；? 8．除固定资产外单次采购金额在500元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在500元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在1万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督；并签订相关采购合同。 9．比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；?? 10．在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。? 四、比价、议价? 1．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；? 2．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；? 3．收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；? 4．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；? 5．参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。? 五、比价、议价结果汇总? 1．比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；????? 2．比价、议价结果汇总应按照《商品询价表》的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一