总部会议室管理制度(公司内部使用).doc

会议室管理制度 一、制订目的： 为节约公司资源，提高各部门会议效率，保障会议室的正常使用状态，总部校长办现特制定会议室使用管理制度。 二、适用范围： 本制度适用于***总部公司会议室的管理与使用。 三、权 责： 1.总部校长办：全面负责会议室日常管理。 会议室使用接收、审核及相关协调工作； 会议室物资准备、音响投影等设备服务； 会议后会议室内所有器材设备的保管与维护，以及会议室内环境卫生的检查。 2.各部门：负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。 会议室的及时申请； 会议中会议室内所有器材设备的保管与维护； 会后会议室整理。 三、具体流程： 申请：各部门使用会议室，请指定专人，在前台处登记会议室使用申请表（附件1）。 申请时间：因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下标准执行： 物资准备 申请时限 无需物资准备 30分钟前申请 需提供纯净水摆放 1小时前申请 需准备鲜花、水果、音响、电脑、投影设备服务 1个工作日前申请 需提供横幅、X展架、与会人员席卡等制作类物资 3个工作日前申请 会议时限：每30分钟为1节，每次申请不超过4节，请各部门按需申请，提高会议效率。 三、管理制度： 会议室如需使用电脑请各部门自行准备，并请认真做好必威体育官网网址工作，严禁传播、泄露公司商业秘密； 会议室使用人员须爱护设备和物品，人为损坏或遗失的由会议室申请部门按价赔偿； 话筒、投影仪等设备由前台调试，未经允许，不得随意变动。如出现故障，影响会议进行，可通知总部校长办。 会议室的使用，必须按照申请时间使用，需要变更使用时间（延长或取消）或会议地点的，必须向前台提出申请，经同意方可。 会议室使用遵循先全局后部门会议、先紧急后一般的原则，如遇到会议室占用，总部校长办负责协调工作； 会议室使用结束后，申请部门应整理会议室环境，收拢相关会议室设备，通知前台验收；前台应根据验收结果，对会议申请部门进行评价。 四、奖惩 会议的奖惩采用部门信用分制度，每个部门每季度100分（最高100分）。 每次会议结束后，会议室环境和设备通过前台验收，会议申请部门可加信用分5分（总分不超过100分）； 会议室预订冲突时，原则上优先由信用分高的部门使用（信用分相同时，上一季度信用分高、部门累计被扣的信用分少的部门优先使用）； 部门信用分低于80分，原则上不允许借用会议室；确有需要借用会议室的，部门负责人每次乐捐100元。 未做好必威体育官网网址工作，在会议室电脑上遗留会议资料的，每次扣取会议申请部门5分的信用分，造成公司机密泄露的，扣取信用分20分，并根据公司相关制度惩罚； 人为损坏或遗失会议设备的，根据损失的大小和影响程度，扣取会议申请部门5~20分的信用分； 擅自调整会议室设备，影响会议室正常使用的，扣取会议申请部门10分； 未申请擅自使用会议室的，前台应责令使用部门立即退出会议室，并扣取会议组织部门信用分5分；一个月内累犯2次以上的，第三次起每次扣10分；拒不改正，影响正常会议召开的，扣10分； 擅自调整会议室设备，影响会议室正常使用的，扣取会议申请部门10分； 此制度自通知发布之日起开始执行，未尽事宜由负责解释。 附件一 [会议室使用申请表] 会议室使用申请表 申请部门 申请时间 年 月 日 经办人 参会人数 会议时间 年 月 日 星期 开始时间 结束时间 会议主题 物资需求 话 筒 投影仪 电 脑 纯净水 水 果 鲜 花 X展架 席 卡 横 幅 其它： 总部校长办审核 总部校长办验收 申请部门本次信用得分 （加\减5分） 备注 深圳市***文化教育科技发展有线公司 4 / 4 总部校长办审核确认 前台登记申请表 会议结束整理验收 会议室交付使用 会议物资准备