导游援藏誓师大会接待计划.docVIP

全国第十批（2012年）导游援藏誓师大会 接待计划（VIP） 为保证顺利完成4月9日—12日重要接待，现制定接待计划如下：请各部位做好充分准备，通力协作，严格按照接待计划执行，确保上述接待的顺利完成。 在店时间：2012年4月9日—12日 会议地点：喜马拉雅厅、罗布林卡厅 会议时间：2012年4月10日19：30—21：00（喜马拉雅厅预演） 2012年4月11日 9：30—10：30（喜马拉雅正式使用） 2012年4月11日 9：30—10：30（罗布林卡厅贵宾休息室） 房间预定：2012年4月9日—12日豪华大床房2间 2011年4月9日—13日豪华大床房1间 2012年4月9日—12日高级套房1间 2012年4月10日—12日高级标准间24间 2012年4月11日—12日管家商务间1间 付费方式：转账 二、前厅部（负责人：何静） 1、请于4月9日上午10：00之前完成此次会议用房的排房工作，并以书面形式交至销售部；此次用房尽量安排高楼层房间，其中4月10日入住的24个标间尽量安排在同一个楼层； 2、大厅的横幅和会议流程水牌请于4月9日上午10：00前摆放到位，12日退房后收回； 3、省旅游局会务组房间于4月10日入住2标间，房间号定为417（发放装备）、410（费用报销），前台员工需知晓此房号，如有参会人员询问方便回答； 4、此次会议用房全部免押入住，关闭房间内长话，撤除房间内所有消费品；其中4月10日有1标间费用需现付，房间确定后销售部会及时通知前台； 5、此次会议退房时间为12日中午14：00，超过14：00收取半天房费，超过18：00收取整日房费；（房卡时间统一制作到12日中午14：00） 三、餐饮部（负责人：马玲） （一）会议室预订 1、会议室摆放形式为60人的课桌式，舞台上需5人位的主席台和导游宣誓讲台，签到台摆放在一楼大厅，主席台、讲台、签到台均需摆放鲜花； 2、4月10日晚19：30—21：00为会议预演时间，需配备工作人员和音控师，按照正式会议接待；4月11日上午9：30—10：30为会议使用时间，请会议室工作人员提前一小时打开会议室，并开启清风换气； 3、罗布林卡为贵宾休息室，领导人数约8人，休息室内需备好茶水与鲜花； 4、此次会议背景行架由广告公司进行搭建，请会议室工作人员做好协助工作，所有参会人员均设有座卡，请会议室工作人员协助会务组摆放； 5、会议期间音控需准备四首歌曲：分别为国歌、天路、青藏高原、解放军进行曲，歌曲播放顺序和形式在4月9日与国家局会务组确定； 6、准备国旗一面，尺寸约为长：1.5米，宽1米，白色旗杆两根，尺寸约为2米—2.5米之间； （二）餐饮预订 1、4月10日午餐为60元/人的流水席，4月10日晚餐为88元/人的自助餐，保底60人，4月11日午餐为1200元/桌，6桌备1桌，4月11日晚餐为88元/人的自助餐，保底60人； 2、请保证菜品质量、份量及上菜速度； 3、4月11日午餐备有座卡，请餐饮协助会务组摆放； 4、4月11日午餐为宴请，请餐厅准备祝酒仪式中所需人员及道具； （三）接待仪式 1、4月9日准备迎接人员两名（一男一女），着藏装； 2、4月10日准备迎接人员四名（两男两女），着藏装分两个班次； 3、4月11日准备迎接人员两名（一男一女）； 4、接待所需哈达约80根左右，藏装男女各2套，请餐饮部准备； 四、行政办（负责人：冯丽霞） 1、4月11日上午会议进行期间，需安排4名礼仪人员着旗袍，请行政办协助人员安排； 五、GRC（负责人：刘玲） 1、4月9日国家局领导入住套房，请做好房间的检查工作，和入住接待工作； 2、在4月9日—12日的接待仪式，需GRC全程协助餐饮部做好此次接待； 六、客房部（负责人：王淑敏） 1、请与4月10日晚上和4月11日上午，开启八楼卫生间，并提前清除卫生间异味； 2、在4月9日、10日、11日共需准备六束鲜花供接待领导使用；其中4月9日暂定需要一束鲜花，10日、11日鲜花数量听侯销售部通知； 3、在此次会议期间，请客房部随时关注房间的预订情况，即时做好预订房和住人房的卫生； 4、提前检查房间的所有设施设备，有工程问题的务必在入住前解决； 七、综合部（负责人：曾建伟、何昌宾） 1、提前做好会议室设施设备的检查及维护； 2、协助客人安装会议室的背景喷绘； 3、检查房间的空调、网络，保证正常运行； 4、做好会议客人会议期间的安保工作及车位的预留； 5、4月12日在退房时会有两个大巴车接导游，请注意预留位置； 八、财务部（负责人：李德炳） 1、请财务部配合应收账