YQB-01体系文件控制程序.docVIP

目 录 1 目的 2 适用范围 3 职责 4 定义 5 工作程序 6 相关文件 7 质量记录 编制/日期 审核/日期 批准/日期 受控状态 4 3 2 1 更改编号 更改单号 更 改 页 更改条款 更改人 1 目的 规范质量体系文件的管理，确保各有关场所使用的文件均为有效版本，防止误用作废文件。 2 适用范围 适用于质量体系文件的编制、审批、发放、更改及管理。 3 职责 3.1 技质部为质量手册、质量程序文件的归口管理部门，具体组织编写、审查、会签、分发、保管，并对文件的实施进行检查与考核； 3.2 各有关部门按公司规定对发至本部门的质量手册、质量程序文件进行管理。 4 定义 4.1 受控文件：指现行有效的文件，其发放、更改、换版均按规定程序控制，并加盖“受控”印章。 4.2 非受控文件：指在规定范围内发放，可不作更改、更换、换版等，加盖“非受控”印章的文件。 5 工作程序 5.1 文件的分类和编号 5.1.1 文件的分类 5.1.1.1 文件按层次可分为以下三类： a. 质量手册； b. 质量管理程序文件； c. 其它与质量管理体系相关的支持性管理文件。 5.1.1.2 文件按受控状态可分为：受控文件和非受控文件。 5.1.2 文件的编号 5.1.2.1 质量手册编号规定： YQA----XX “YQ”代表“渝青”（以下同），“A”代表质量手册，“XX”代表文件顺序号（01-99）。 5.1.2.2 质量管理程序文件编号规定： YQB----XX “B”代表程序文件，“XX”代表顺序号（01-99）。 5.1.2.3 管理性文件编号规定：YQG----XX “G”代表管理性文件，“XX”代表文件顺序号（01-99） 5.1.2.4 体系文件应进行版本号标识,版本号用“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、…”表示,分别代表“第一版、第二版、第三版、…”,依此类推；规定在每份文件的页眉版本栏中。 5.1.2.5 技术文件类的文件编号规定：按《技术文件控制程序》执行。 5.2 文件的编制、审核和批准 5.2.1 质量手册按以下流程编制和审批。 编制 管理者代表审核 总经理批准 5.2.2 质量管理程序文件按以下流程编制和审批 编制 管理者代表审核 总经理批准 5.2.3 管理性文件按以下流程编制和审批 编制 部门领导审核 相关部门会签 主管副总经理批准 5.3 文件的登记、归档和发放 5.3.1 文件的归档 5.3.1.1 质量手册、质量管理程序文件、管理性文件原稿，由技质部负责加盖红色“原稿”章后，交技质部资料管理员归档保管，并由资料管理员登记在《文件归档登记表》中。 5.3.1.2 技质部负责对体系文件进行刻录拷贝形成电子文档，交技质部资料管理员归档保管，并由资料管理员建立《电子文档登记表》进行管理。 5.3.2 体系文件的复制和发放 5.3.2.1 技质部编制《文件发放范围一览表》并经管理者代表批准。如需在《体系文件发放范围一览表》范围外发放或增加发放份数，均应由相关部门填写《文件发放申请单》经管理者代表批准。 5.3.2.2 技质部负责体系文件的复制。 5.3.2.3 质量手册、质量管理程序文件、管理性文件发放前，由技质部在其首页上加盖红色“受控”章，并由技质部负责按发放范围进行分发，同时在《文件发放回收登记表》上做好记录。 5.3.2.4 需向公司外部提供的质量体系文件，由相关部门填写《文件发放申请单》经管理者代表批准后，由技质部加盖红色“非受控”章后发放，并并做好分发记录。 5.3.2.5 技质部负责对公司的所有受控文件进行分类登记，形成公司《受控文件一览表》。一览表上应注明文件保管地点/保管人、保存时间等。 5.4 体系文件的更改 5.4.1 质量手册、质量管理程序文件需要更改时，由技质部填写《体系文件更改通知单》；管理性文件需要更改时，由文件归口管理部门填写《体系文件更改通知单》；并经审核、批准后交技质部。 5.4.2 技质部对发放范围内的受控文件更改内容统一实施更改，并在文件更改页作好更改记录。 5.4.3 文件更改分为划改和换页两种形式，划改适用于更改处数或更改文字较少的情况；换页适用于更改处数较多或更改文字较多，不进行换页可能影响使用的情况。 5.4.4 当文件不能进行更改时应对其换版，换版后发放新文件时应收回作废文件并加盖“作废”章，同时由经办人填写《文件发放回收登记表》。换版文件的编制、审核、归档、复制和发放按5.2、5.3 条执行。 5.5 体系文件的回收 5.5.