上海师范大学会议中心会场使用规定.docVIP

上海师范大学会议中心会场使用规定 为规范校内会议场所的使用，提高会议场所的使用效率，特制定以下规定： （一）会场使用对象 1、对学校各学院、各单位开放。 2、在满足校内各学院、单位使用会场的基础上，亦可对校外各单位、企业、协会等团体开放。 （二）会场使用细则 校内各学院、各单位使用会场，需到会务部进行会场使用情况登记。除会场租用费外，若需提供其他服务项目所产生的费用经双方确认后收取。 若学校有重要接待任务、举办大型活动或召开会议的，各学院、各单位必须服从学校调配，统一协调安排。 校外其他单位使用会场一律按照《上海师范大学会议场所收费标准》收取费用。 会场使用日期如有变更，使用单位须提前到会务部办理变更手续，相关其他服务项目所产生的费用由会场使用单位承担。 会议期间，场内的音响、灯光等设备，需由接待中心会务服务部门专业技术人员操作，其他人员不能擅自使用、移动、拆卸会场内公共设施设备；不能随意悬挂、张贴会标、海报等。造成会场设施设备损坏、遗失的要按价赔偿。 会议场所内禁止带入食物、有色饮料。会场内禁止吸烟。 会议活动结束后，会务部服务管理（或值班）人员，应会同借用单位承办人员对会议活动场所设施设备进行清点验收，若有损坏或遗失，请借用单位承办人员当场确认。 （三）会场使用收费原则 各学院、各单位每年可在定额范围内以计帐形式使用会议场所。超额部分需自行承担。 可列入定额计帐的费用范围：场地租用费、基本茶水费。 各学院、各单位涉及会议特殊服务或其他费用需自行承担。 收费以半天计算：上午08：00—12：00，下午13：00—17：00，晚上18：00—22：00 使用方提早或延长使用场地时，必须是该一时间段无人预定使用时方可办理，每提早或逾时使用未达到1小时者，以1小时计，按该时段每小时以该场租1/4计，逾时租金累计。 外单位获准借用本中心场地者，先交纳费用之半数作为订金，余额于活动结束后缴清，除天灾或不可抗力因素外，已缴纳之费用概不退还。 申请者变更使用时间，须于原申请使用会场日期3天前以书面方式提出，申请变更仅限1次，超过期限未使用者，恕不退还订金。 预约场地期限以6个月内为原则。外单位已申请核定使用场地，因学校临时需用，经协调取消者，其订金予以退还。 各会议场地进行布置或拆场时间超过1小时者，按该场租1/2计算。 （四）会场使用办理程序 1、登记 各会场使用单位应提前与会议中心联系，按要求填写《会场使用申请登记表》。 校外各单位、企业、协会等团体使用会场，须到接待中心提出申请，需提供活动计划书：含使用场地范围、会议议程表，审核通过后方可使用。 使用过程中应遵守上海师范大学会议中心使用规定。 2、确认 会议中心根据使用单位的要求，确认会场及服务项目，并填写确认单。 3、支付订金 校内各单位无须支付订金，校外单位借用会议场所，须在确认会场及服务项目后，支付50%订金。 4、交付余款 （五）其他 1．本规定自颁发之日起施行。 2．学校相关规定均以此规定为准。 3．本规定的解释权属上海师范大学。 上海师范大学会议中心 校外单位申请会场流程一览 审核未通过 不能使用 会场确认 申请其他服务 余额当日 结清 现场预定 网上预定 （会议中心工作人员在半个工作日后予以回复） 会议中心电话预定： 24小时热线电话新增分机： ；新增直线： 审核通过 接待服务中心 会务部 校外 仅租用会场 网上会议通知 支付订金 会议申请 会议申请 会场预订 现场确认 交付定金 校内单位申请会场流程一览 现场预定 网上预定 （会议中心工作人员在半个工作日后予以回复） 会议中心电话预定： 24小时热线电话新增分机： ；新增直线：