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公文写作常识讲座 （中国公文写作研究会副会长、湖北省咸宁市人民政府扶贫办副主任廖华卿） 一、公文概述 １．公文的概念 所谓公文，就是公务文书，是按特定的程序和格式处理公务的书面行文。公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，实施党政领导，联系和处理公务的重要工具，是各级机关、团体、企事业单位工作的依据和凭证。 公文有广义和狭义之分。广义的公文是指《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》两个文件规定的法定文种，再加上计划、总结、简报、章程、办法、细则批示、调查报告、述职报告、讲话稿等机关事务性公文。狭义的公文仅指上述两个文件所规定的党政法定文种（共18种）。 2．文书、文件、公文三者之间的关系 文书、文件、公文三个名称在很多场合下可以通用，但在具体运用中仍有区别。所谓文书，是指党政机关、群众团体、企事业单位在公务活动中为进行管理、联系事项、记载活动所形成的体式完整、内容系统的文字材料。它是一个集合名词，是一个整体概念，是概括多类文字材料的泛称，不指单份或几份公文材料。而文件或公文既可以表示整体概念，又可指一份具体的文件或公文。因此，文书与文件的关系是整体与个体的关系。公文虽是公务文书的总称，但它只是文书中的一部分，不包括文书中那些处理公务时形成的不具备完整体式的文字材料，仅指党政机关公务活动中形成的具备完整公文格式的那部分公文（如中共中央文件、国务院文件），而不包括党政机关常用的计划、总结、简报、调查报告等文字材料。其所指范围与前面所讲的法定公文几乎相等。所以，通常把机关的所有文件都叫做公文，但有的公文不一定叫文件。习惯上，国家行政机关把公务文书叫做公文，党的各级机关则称之为文件。 文书经由有关部门整理、立卷后归档保存，便转而成为档案。档案是作为历史记录保存起来以备查考的文书材料的总和。 3．公文的形成与演变 公文是随着文字的产生、阶级和国家的出现而形成与演变的。在中国历史上，最早见诸文字记载的公务文书叫“书契”。《易·系辞下》：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契，百官以治，万民以察。”书契，就是刻在物体上面用于处理政务的文字。如殷商时期甲骨文中的卜辞，《尚书》中商王的文告等。《周礼》记载，周王室制定的公文文种有祠（辞）、命、诰、会、祷、诔等六种，当时就把公文总称为“六辞”。祠，指决议、决定等决断性公文；命，指命令、令、指示等指挥性公文；诰，指训戒勉励等通报性公文；会，指会议记录等记录性公文；祷，指报告、请示等请求性公文；诔，指讣告、悼词等哀悼性公文。延用时间较长的是“枢机文”。《易·系辞上》：“言行，君子之枢机。”枢机是朝廷的重要机关，因此，总称公文为“枢机文”。 先秦和秦汉之间，曾称公文为“简牍”。西汉时则称公文为“文书”或“文案”。 “公文”一词的出现，据《后汉书·刘陶传》推算，为东汉时期（公元前25年──公元189年）。 三国时期，“公文”开始成为一个通称。 到了宋代，在行文中又出现了“文牍”一词。《宋史·梅执礼传》：“比部职勾稽财贷，文牍山委，率不暇经目。” 明清时期，公文又被通称为“公牍”。宣统三年（公元1911年），清廷颁布《内阁属官官制》，其中第十五条规定设“承宣厅”，专掌公文事宜。其职责有十，第七是“掌本阁公牍文件”。这时新出现“文件”一词，与“公牍”合称“公牍文件”。 在长期的历史演变过程中，公文与文书、文件三个概念在很多情况下通用，并被保留到现代公务活动中。 4．现代公文的诞生与发展 为无产阶级革命和建设事业服务的公文，是随着党的诞生而诞生，并随着革命事业的发展而发展的。1921年7月，中国共产党在上海召开了党的第一次全国代表大会。会议制定了党的第一个纲领，通过了第一个决议，产生了第一批会议记录。接着，党又发布了《中国劳动组合书记处宣言》、《中国共产党中央局通告》。1923年，党领导的海丰总农会、广东省农会广泛使用通告、通令、通电、函、布告、宣言、告同胞书等。1931年，周恩来为党中央拟制了《文件处置办法》。1938年4月，晋察冀边区行政委员会发出《改革公文程式的理论与实践》的指示，7月又发布了《公文程式再加改革令》。1942年初，陕甘宁边区政府下发了《陕甘宁边区新公文程式》。同年10月1日，又发布了《陕甘宁边区各级税务机关公文暂行规则》。 新中国成立后，1951年2月1日，中共中央颁发了《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》；9月29日，中央人民政府发布了《公文处理暂行办法》；1955年1月17日，中共中央颁发了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》；1956年10月23日，国务院秘书厅发布了《关于在公文、电报和机关刊物中采用阿拉伯数码的试行办法》；11月27日，中共中央办公厅颁发了《中国共产党县级机关文书处