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规范公文办理工作培训材料 第一节 行政公文概述 公文是公务文书的简称,是和私人文书相对而言的。广义的公务文书是指党政机关、群众团体、企事业单位在处理公务的活动中，按一定的程序和要求制作和使用的内容系统、体式完备的各种文书，它体现着制作单位的意志和意图。 本章所讲行政公文，是一个狭义的概念，指的是：“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书”，即国务院办公厅于2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关、企事业单位公文处理办法》中规定的13种法定公文，它是国家行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具。 行政公文不仅为国家行政机关，即各级人民政府所使用，而且其种类和格式与党、军队和其他各机关、团体、企事业单位的公文大体相同，只是其作用和内容有所不同，因此称为通用公文，简称公文。 一、行政公文的种类 行政公文有多种分类方法，按用途划分，有13种，即《国家行政机关、企事业单位公文处理办法》中规定的命令（令）；公告；决定；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。 按行文方向划分，有下行文、上行文、平行文三类。下行文是上级机关向下级机关或群众的行文，如、决定、通知、通报、通告、批复等；上行文是下级机关向上级机关的行文，即上报公文，主要有报告和请示；平行文是不相隶属机关之间相互往来的公文，主要是函。 写下行文，特别是带有指令性的通知、通告等，语气应该坚定、果断，以收到令行禁止的效果；写上行文，语气应该谦虚、平和，以体现对上级机关的尊重；写平行文，由于是对兄弟单位讲话，应用商洽、委婉的语气，不能向对方发号施令。 按阅知范围划分，有秘密公文，内部公文，公布公文三类。秘密公文是涉及党和国家秘密的公文，在一定时期内需要限定阅知范围并保守秘密，分“绝密”“机密”“秘密”三个等级，秘密公文应当标注密级；内部公文是在机关或单位内部使用的公文，也称普通公文，一般不对外公布；公布公文是需要在一定范围内公布的公文。 按缓急时限划分，有紧急公文和常规公文两类。紧急公文是需要紧急送达和办理的公文。紧急公文应表明紧急程度——“特急”“急件”（紧急电报分为 “特提”“特急”“加急”“平急”）。常规公文又称平件公文，按常规送达和办理的公文。 二、行政公文的适用范围和要求： 　　 （一）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 1． 标题：发文机关＋事由＋文种 例：江苏省教育厅关于表彰普通高校招生工作先进集体和先进个人的决定 2． 正文： 决定的缘由＋决定的事项 决定的缘由：概述作出决定的背景或原因、目的、意义、作用，一般两三句话就行。 决定的事项：决定的基本内容。分条列项表述或分段列题表述。 3． 常见问题： 1）决定与通知混用 决定一般是对重要或重大事项使用，如表彰、处分、授予称号等。行文时要叙述理由； 通知所针对的事情可大可小，主要目的是使受众知晓或指导执行。 2）决定不写主送机关，通知必须写。　　　 （二）通告：适用于在一点范围内应当遵守或者周知的事项。 　　 （三）通知 ：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。 【标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。但批转性通知的标题按照“准确简要”的规定，省略文种，即：“批转（或转发）＋（始发机关）原文标题”。 【主送机关】直接上级。 　　 【正文】发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）＋批语”。 如：“现将《＊＊＊办法》发给你们，请认真贯彻执行。”事项性通知：原由＋事项＋结语（特此通知）会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等 任免通知：格式固定 　　 【附件】可有可无 　　 【发文时间】用汉字小写数字 　　 （四）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 通报的特征： 1、针对性。凡发通报的均为有的放矢。 2、指导性。 3、宣告性。 通报一般为独立成文，勿须与其它文种相搭配。通报有时与报告可以构成相照应的关系。即前有下级机关上报的有关表彰先进典型或检讨重大事故、错误的报告，而后由上级机关制发有针对性的通报。通报一般用作下行文。 写通报应把握： 1)情况要真实。对涉及的人和事，无论是表扬还是批评，都要以严肃慎重、实事求是的态度认真核准。文字表述也要准确恰当，防止任何夸大、缩小