办公室日常事务管理典型案例.docVIP

【案例分析】　　 小李是某商社的秘书，在她的办公场所里，人们总是看到满目狼藉、一片繁忙景象。她常常在一摞摞的文件中不断地翻来找去，她的抽屉里总是堆放着满满的文件，她总是穿梭在办公桌与文件柜一段不算短的路途之间。她总感到时间不够用，一天到晚忙忙碌碌事情做不完。她生性优柔寡断，一件事情总是掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引人不快。对一些重要的又不太懂得的事，她总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候，才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。一次老板出差，让她起草一份在董事会上的发言报告，她想到时间还有一周，不必着急，于是深思熟虑，决心好好给老板露一手。其后的几天，她忙于完成另外几件小事，突然一天上班之时，想到老板明天就要起程了，可是他要的报告还未见一字。结果是：一份本想轰轰烈烈、一鸣惊人的报告却变成了一份毫无特色、草草而就的文件。因此，尽管小李几年来一直兢兢业业、埋头苦干，但工作起色却不大，职位也一直没有得到升迁。　　　 　　分析参考　 　　办公室的工作比较适合女性做，但是要做一个合格的秘书却并不是一件简单的事。看看这位李秘书的表现，也许会对你有所启发。老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效率做法确实感到难以容忍。他们需要的是工作井井有条，在办公室一呼即应的秘书；是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言的秘书；是用脑多于用手、善于时间管理的，而不是整天忙忙碌碌、穷于应付的、毫无成就的秘书。　 　　【案例分析】　　 　　小窍门：秘书如何节约时间提高工作效率？　 　　1.为成效而工作，而不是为工作而工作。首先考虑“我期望得到的成果是什么？”而不是一开头就考虑做些什么工作，采用什么技术或手段。　　 　　2.把主要精力集中于少数主要的领域。制定优先的工作次序，并且坚持已经决定的工作重点。巴莱多定律（“-SL定律”）告诉我们，在任何一组事物中，最重要的只占其中一小部分，约为20%，其余80%虽为多数，却是次要的。最重要的事情（重要的少数）先做，而不是先做那些次要的事情（微不足道的多数），那将一事无成。　　 　　3.要依靠各种长处，自己的、上司的、同事或下级的长处。依靠长处就是说决不能依靠他们的短处，要依靠他们所能做的，不要从他们不能做的事情开始。　 　　4.有效决策。决策的失误是最大的浪费。在正确的程序中采取正确的步骤。　 　　5.有条不紊安排工作。不能打乱仗。　　　 　　特别应该强调的是授权。授权是提高效率或效能的秘诀。其步骤是解决“什么事、谁来干、怎么干”的问题。其核心思想是建立完善的制度，然后汇集群力共同完成工作。　 　　一些行之有效的节约时间的诀窍也应该得到重视，比如：　 　　1.不要把等待的时间白白浪费。　 　　2.参加一个快速阅读班。　　 　　3.当你拜访顾客时，总要先打电话。　　　 　　4.总是把汽车停放在易于驶出的位置。　 　　5.谈话时记笔记。　　 　　6.避开浪费时间的人。　 　　不要忽视这些小窍门，坚持做下去，你会惊讶地发现，你的日程宽松了，你有闲暇处理自己一直想做而抽不出时间做的事了。　　 　　【案例分析】　 　　应届大学生小林近日在跨国公司化妆品企业华润公司实习，其职位是经理助理，小刘让小林先负责电话的接打工作。小林觉得这实在是太简单了。这时，电话铃响了。　　 　　小林拿起电话，声音圆润地说：“您好，华润，请讲。”　　 　　“华润吗，你们王总在吗？我有要事找他。”电话里传来对方焦急的声音。　　　 　　小林一看，王总正在办公室里看文件，立即说：“王总在，你稍等。”　　　 　　小林放下话筒，走到王总身边：“王总，你的电话。”　　 　　“谁打的电话？”王总问。　　　 　　“不知道，好像挺着急的。”小林答道。　　 　　只见王总一皱眉，拿起了话筒。不一会儿，小林听到王总在电话里和对方吵了起来。王总挂了电话后，生气地对小林说：“以后有找我的电话先问问清楚。”小林脸红了，但一副茫然样。　　 　　这时，电话铃又响了，小林拿起电话，没精打采地说：“您好，华润公司，请讲。”　　　 　　“请问刘助理在吗？”对方轻声地问道。　 　　小林吸取刚才的教训，问：“请问你是哪位？”　　　 　　“我是她的男朋友。”“哦，那请你稍等。　 　　小林想这个电话肯定要传给刘助理。她看刘助理正在对面的办套室复印资料，于是大　 　　声喊道：“刘助理，你男朋友的电话，快来接。”　 　　只见刘助理一脸不高兴地匆匆赶来，边走边说：“轻点，轻点，别大声嚷嚷。”这时桌上的两部电话同时响了起来，小林拿起一部，没好气地说：“你好，华润公司，请讲。”　　 　　“我是李昕，请转告刘助理，我明天9点下飞机，叫她派车来接，同时带上编号TG8093的那份合同，我有急用。千万别忘了。”这个电话的声音有些含糊不清，显然是用手机从较远的地方打来的。　　 　　另一部电话仍然在响。小林拿起