临安华美整形美容医院行政性文件的制定、发放与管理制度.docVIP

NUMPAGES 17 PAGE 2 文件名小五号居中 PAGE 15 合肥华泰集团河北多维食品有限公司管理制度汇编 行政办公分册 临安华美整形美容医院 行政性文件的制定、发放与管理制度 目的：规范公司及医院文件的制定与发放，健全各类文件的管理，并使之制度化、系统化、科学化，更好地服务于公司的管理和生产经营活动，制订本制度。 适用范围：临安华美整形医院内的文件 内容： 3.1 文件的制定 3.1.1 3.1.1.1制度类（包括管理制度、规定、办法等）：对涉及多个部门需要共同遵守、协同一致的事项，使用制度类文件。制度类文件采用编、审、批格式（部门文件格式见附件1 3.1.1.2决定、决议类：对重要行动或重大事项做出安排（包括人事任免、经营活动、投决策、受控文件临时性修改等）用“决定”；对专项重要事务经会议讨论通过，并要求贯彻执行的措施或授权用“决议” 3.1.1.3通知：转发上级文件、批转下级文件、需要下级办理和共同贯彻的事项，用“通知” 3.1.1.4通报：表彰先进、批评错误、传达重要信息，用“通报” 3.1.1.5请示、报告及批复：请上级指示与批准，用“请示”；向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”；答复请示事项，用“批复”。简明事宜的请示、报告可使用“签呈表” 3.1.1.6函：商洽工作，向有关主管部门提出请求或询问问题等，用“函” 3.1.1.7会议纪要：传达会议议程事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要” 3.1.1 3.1.2 3.1.2.1各类文件用纸纸型为A4型，即幅面尺寸为210mm×297mm 3.1.2 3.1.2 公司文件编号： BJYQL－○○○○－◇◇◇ 例如：BJYQL－2011－001 部门文件编号： □□－○○○○－◇◇◇ 例如：CHYY－2011－001 会议纪要编号： □□CS－○○○○－◇◇◇ 例如：YQLCS－2011－001 对外文件编号：亚奇龙字[○○○○] 第◇◇◇号 例如：亚奇龙字[2004]第001号 □□部门代码 2位或3位 ○○○○发文年代 4位 ◇◇◇发文顺序号 3位 3.1.2 3.1.2 3.1.2.4亚奇龙整形美容医院 1级：公司机密文件，仅发放到部门高层管理人员阅读； 2级：公司秘密文件，只发放到部门中、高层管理人员阅读； 3级：公司普通文件，可发放到部门各相关人员阅读。 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2 3.1.2.12 3.1.2.13所有发文均应由发放编号部门作好放号记录。 3.1.3 3.1.3.1 请示类的文件应“一文一事” 3.1.3 3.1.3 3.2 文件的发放 3.2.1 文件的发放必须严格控制在发文范围内，不得重发、漏发、多发。 3.2.2密级为3级的文件，可以用e-mail的方式发送至相关部门的电子信箱内，没有电子信箱的部门可以寄送。 3.2.3 密级为1、2级的文件要求以纸张的形式发放，每份文件须编写序号，并注明发文份数。每份文件的发放要求签收。 3.2.4 文件的签收须使用《文件签收单》（见附件7）。 3.2.5 文件发放在原则上只发送到公司各部门，如有例外，则应在发文范围中说明。 3.3 文件的归档 3.3.1 原则上文件原件应由发文部门保存，且原件只应有一份。 3.3.2 文件归档时，除文件本身外，还应将相关的资料或表格，如《会议签到表》（见附件8）、《文件签收单》、《文件会签单》等与文件一起装订保存。 3.3.3 文件可根据组织机构或内容性质来分类，要求建立文件目录，为文件的查找、检索和有效利用提供依据。电脑中文件除应分类保存外，应定期用软盘/光盘对各种文件做备份，以免电脑出故障造成文件丢失。 3.3.4 文件建档时应注明各类信息，如发文部门、起止时间、文件数量、文件目录等，以便日后使用。 3.3.5 对于外来文件应视其是否具有保存价值而决定其留存。 3.4 文件的管理 3.4.1 各部门应指定至少一名文档管理人员，负责日常文件、档案的收集、整理、存档等工作。 3.4.2 组织机构的设立、变更、取消、合并等都会影响文件档案的管理，可按以下方式执行： 3.4.2.1 新设立的组织机构须先到人事行政部申请部门代码，取得部门代码后才能以部门名义发文。 3.4.2.2 原组织机构被撤消后，本部门内的所有文件应编目整理后移交至人事行政部，个人不得保存，同时