采购操作流程讲述.docVIP

采购操作流程 文件编号： YPCG1205-001 版 本： A/0 页 码： 第 1页，共 11页 一、采购职责： 核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货。 熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。以搞好“采购供应，保障经营需要”为原则，抓好采购管理，了解公司及企业的物资需求及市场供应情况，掌握采购成本、费用资金控制，熟悉各种物资采购计划。 熟悉各种物料的名称、型号、规格、产地、单价、品质及供应商品的厂家、供应商，要准确了解、掌握市场供求即时行情，适时组织采购。 按“谁经手谁负责”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量； 服从公司财务监督，遵守公司有关规章制度及员工守则。 及时把询价和采购合格供应商信息存档，以待需要时及时调取或分析。 传真购货订单，通知厂家发货并落实付款方式、到货日期等，并将购货订单（无价格）交仓管员作收货依据。 编制/日期 复核/日期 批准/日期 采购操作流程 文件编号： YPCG1205-001 版 本： A/0 页 码： 第 2页，共 11页 供应厂商送货到我公司仓库，仓管员对照购货订单验收货物，供应厂商凭仓管员签收的送货单按原定的结算方式结算货款。 采购分类：供应性采购（经常性使用或用量较大的采购 和订单小额度采购）、内需品采购（ 固定资产等采购和 低值易耗品采购）。 定期搜集物品的供应商、厂商及价格信息，不断开发新供应商或厂商，以最低的成本获得所需物资和服务。 定期进行采购成本分析和采购成本的库存控制（量）。 采购员须及时掌握订单需要求及库存量状况，开采购单应注明单编号物品名称、规格、数量、单价、需求日期等或变更采购内容均须报部门经理审核签字方可采购。 按协议要求，协助财务办妥付款手续。 二、采购员必知： 1采购作业要非常小心,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购是要负担全部责任的,所以做任何事情都不能有“随便”两字。 2与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚，并将相关信息及时同业务沟通，严禁单方面进行操作。 采购工作是有一定的诱惑的,一定不要迷失自我,不要收供货商回扣或礼品(如有都交给上级做处理),这样对你对公司都不好,到时会害了自己. 同供货商相处,要平等对待,不要认为自己是客户就了不起,这样是没有办法同供货商建立好关系的. 仓库每月应对仓存进行一次盘点,并交一份给采购部,采购负责盘亏、盘盈进行分析，并追踪材料的去向. 编制/日期 复核/日期 批准/日期 采购操作流程 文件编号： YPCG1205-001 版 本： A/0 页 码： 第 3页，共 11页 6、采购在作业时遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成损失. 供货商提供的样品,采购员要先记录在《样品登记明细表》上,然后再给业务部门确认,结果回复供货商，让供应商做相关记录并存档以备用。 供货商传来的报价单,采购要了解市场原料的最低价,才知道怎样降价,采购员要多同其它公司多交流.才了解材料最低价. 编制/日期 复核/日期 批准/日期 采购操作流程 文件编号： YPCG1205-001 版 本： A/0 页 码： 第 4页，共 11页 四、供应商资料 业务经理在开发产品的每个供应厂商后，必须将供应厂商的原始资料建立并归档分类。 按产品类型（铁件、铁件线路辅料、钢绞线、光电线路辅料）填写好各供应商资料的基本内容：供应厂商全称、地址、联系人（董事长、总经理、厂长、技术部长、业务经理）及联系电话。 各供应商提供的有效证件的复印件：营业执照副本、工商执照副本、税务执照副本、安全认证书、绿色环保认证书等，并按产品类型（铁件、铁件线路辅料、钢绞线、光电线路辅料）相应的各供应商档存放、编写目录。 要将各供应厂商的产品表格（含有第一次价格）或产品简介册建立，以供采购参考。 五、采购方式： 1、固定厂家采购 传真、邮件、电话方式与对方确定产品名称、规格型号、数量及单价。 要求对方发货时间。做订采购单入厂家明细、采购进度表。（订单业务、仓库各一份） 联系物流公司装车时间（先落实本车货物的缓急）确定物流方式。 货物到达后业务、仓库配合货物的清点，并抽样检查数量、质量。 货物验收无误仓管员在采购订单该章签字。 - 仓库订单归档，业务订单交财务。完善采购进度表。 编制/日期 批准/日期 采购操作流程 文件编号： YPCG1205-001 版 本： A/0