案例纸质档案数字化工程.docxVIP

【案例】纸质档案数字化工程2013年年初，中国档案杂志社承办了国家档案局第二届“全国档案管理与服务创新优秀案例”评选活动，共征集案例183件。由于某种原因，评选活动中途停止了，我们觉得是非常遗憾的一件事情。其中，有不少案例富有创新性、探索性和可推广、可复制性，为了不使它们明珠投暗，我们决定通过微信的方式将其推送出来，供大家参考。案例名称：解放军档案馆纸质档案数字化工程创新理念着眼创新档案管理模式和利用服务手段，全面实现档案存储数字化、管理现代化、利用网络化，和封存档案原件、多套异质异地安全备份的战略目标，着力解决馆藏档案数字化进度缓慢的“瓶颈”问题，采取超常措施，加快建设步伐，全面展开纸质档案数字化工程，完成全部馆藏档案数字化转换，深入推进数字档案馆建设，牵引档案事业向更高层次发展。创新内容一、创新工作模式，集团会战，高速推进，加快馆藏档案数字化进程。面对历经八十多年积累的数量庞大的馆藏纸质档案，面对小规模数字化作业“零敲牛皮糖”速度缓慢的困境，解放军档案馆认真贯彻国家档案局“数字化拉动战略”决策部署，创新突破，采取工程化作业、规模化生产、集团会战等超常方式加速纸质档案数字化建设。调整工作安排，从本馆各岗位抽调干部战士和实习学员，加之外聘专业人员共80多人，组建了数字化攻坚团队；腾退工作用房，改造电源线路，辟出500多平米数字化专用场地；添置硬件设备，研发升级软件，搭建起由100多台（套）计算机、扫描仪等设备构成的数字化转换网络平台；规划时间节点，细化生产进度，量化每日产量，集中人力、物力、财力打了一场“歼灭战”，20个月完成常规方式20年才能完成的数字化任务，彻底解决了档案数字化滞后数字档案馆建设的“瓶颈”性难题。二、创新管理方式，全程控制，系统防范，确保档案信息的绝对安全。把确保档案信息安全作为档案数字化建设的生命线，多法并举，多管齐下，构筑人防技防相结合、制度措施相呼应的安全防护体系。一是制度上环环相扣。针对参与人员多、工作环节多、档案流转多、信息数据多和安全风险大的实际，制定了相互衔接、配套完善的20多项管理制度和工作职责，规章制度涵盖了全部要素，工作职责细化到各类人员，确保了管理责任落实到人，安全责任落实到位。二是人员上“硬性”管理。参加数字化转换的人员实行“裸进裸出”，手机、相机、U盘、光盘等电子设备一律不准带入现场。门前设有安检门，两名干部负责进出人员的审查，现场实行双门双锁，分别由两人保管门禁钥匙，做到一人无法进入数字化现场。三是流程上跟踪监管。成立安全领导小组，不定时地进入现场进行安全检查。由领导干部和骨干担任安全管理监督员，配置在各个工作环节中，既全程参与数字化工作，又全程实施监督管理。四是技术上不留空隙。请军队权威技检部门对所有进场设备逐个进行检测；为每台计算机加装军队专用安全管理系统，物理隔断光驱和USB接口；所有计算机加装军队配发的电磁信号干扰器，实施电磁屏蔽；实行每台计算机专人专用，设置密钥保护，防止相互随意登陆，确保万无一失。三、创新技术体系，研发软件，量化标准，强化提高数字化质量效益。着眼提升效率、扩大效益、确保质量，努力改革完善技术措施。一是研发技术软件。针对数字化建设的业务流程、技术环节、指标要求等特点和需求，研发了基于网络环境下的“纸质档案数字化转换管理平台”系统软件，设有档案前处理、档案扫描、图像处理、质量检查和数据后处理等模块，实现了档案著录标引、扫描图像自主命名、自动纠偏去边、数据检查核对、批量挂接刻录等功能；研发了“批量数据检查验收软件”，可对目录数据和图像数据的批量挂接进行精确检查，最大限度地减少了人工劳动，极大地提高了数字化效率。二是优化技术路线。在档案前处理环节加入整理内容，逐卷、逐件档案进行再检查和再加工，修改存在问题，完善目录信息，修裱破损档案；在数据挂接环节加入注录工作，依据技术标准逐项检查、完善注录项目，目录数据进一步完整、准确；在后处理环节，加入保护技术，用无酸纸袋对档案原件进行封存，达到动用一次档案获得多重效益的目的。三是细化技术标准。参照相关行业标准，制定出台了档案整理（前后处理）、档案扫描、图像处理、数据挂接、光盘刻录等10多项质量标准和操作规范，把数字化质量参数分解到每个工作环节、细化到每个操作步骤，实现了质量标准的全程管控，确保了数字化质量要求。四、创新发展思路，长远规划，持久推进，保证数字化建设永续发展。大规模纸质档案数字化任务完成后，针对后续馆藏增长带来新的数字化需求，保留常态化纸质档案、照片档案小规模数字化生产平台，适时对新近接收和征集进馆档案进行数字化，做到不留存、不积压。针对钢丝带、开盘带和老旧唱片等录音录像档案难于数字化的实际，广泛收集老式播放设备，建成录音录像档案数字化抢救中心，率先展开特殊载体声像档案数字化抢救转换工作，在已数字化馆藏50％