2011-云南档案-电子文件长期可读性障碍与对策.pdfVIP

业 务 探 索 电子文件长期可读性障碍与对策 ■ 刘艳玲 刘洪 左凡凡 摘 要：本文从载体性能、存储格式非标准化、技术荒 件对电子文件内容加以转换，还原成人们能够直观理解与习 废、设备故障四个方面对电子文件长期可读性存在的障碍进 惯阅读的方式进行显示。这就使得电子文件的可读性面临更 行了分析，从管理和技术两个层面提出了保障电子文件长期 多的风险。如果电子文件不能顺利读取，文件中的信息便成 可读性的策略。 为“死信息”，其价值无法实现，电子文件也就失去了保存的 关键词：电子文件 可读性 管理策略 技术策略 意义。 一、电子文件无法读取的原因 电子文件的普遍使用改变了传统的档案管理方法与手 加拿大电子文件专家露西安娜·杜兰蒂教授认为，“过去 段，给人们的日常工作带来便利与高效的同时，其长期可读 十年产生的信息远远超过了人类历史以往任何—个时代，但 性也由于自身的特点面临着严峻的考验。美国100 万份越 具有讽刺意味的是，信息时代产生的绝大部分信息比任何时 战档案的计算机索引已无法读取，美国国家宇航员自1958 代都难以提供利用。”造成电子文件无法读取的原因很多，主 年以来的多数研究报告正在由于数据存储的不完善而受到 要表现为以下几个方面： ① 威胁。 我国第一次人口普查资料的数据磁带大部分也已无 1.载体自身寿命及性能状况。电子文件存贮于各种类型 ② 法读出。在网络环境下，电子文件长期可读性已成为档案工 的物理载体如磁带、磁盘和光盘上，其对保管环境要求更高， 作者不容回避的课题。 更容易损毁，而且使用寿命也较短。因此，电子文件在长期保 电子文件的可读性，是指电子文件经过存储、传输、压 存过程中，难免会发生信息丢失或不可读取的现象。 缩、加密、介质转换、迁移等处理后能够以可识读和可理解的 2.存储格式非标准化。电子文件的内容是以二进制位的 方式输出，并保持其内容的真实性，是电子文件存在并具有 形式存贮于各种物理载体上的，在以后的利用中，必须依赖 保存价值的基础。传统纸质文件以文字、图像、图形等形式直 于计算机软硬件平台加以转换和还原。由于缺乏国家层面的 接记录信息，人们可以直接阅读并理解其内容。而电子文件 宏观管理，目前我国各种层次的业务部门使用的信息化平台 以二进制编码形式存取信息，并以磁、光介质为存储载体，在 各不相同，所生成电子文件的存储格式存在很大差异，加之 检索和阅读时必须依赖特定的硬件设备、操作系统和应用软 档案管理部门使用的电子文件管理软件种类繁多，电子文件 40 YUNNAN ARCHIVES 业 务 探 索