excel2007技巧之1基本操作常用技巧.docVIP

1.1 Excel 2007基本操作实战技巧 例1 另存为低版本兼容格式 Excel 2007默认保存格式为x，虽然比起旧的格式有体积小等优点低版本兼容将 2007默认保存格式更改为文档Excel 2007应用程序，单击Office按钮，在弹出的下拉菜单中选择“另存为”选项，如下图所示。 弹出“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表框中选择“Excel 97-2003工作簿（*.xls）”选项，如下图所示。 单击“保存”按钮，以后该文档即可使用低版本的Excel软件打开。 例2 恢复自动保存文件 为避免在编辑Excel文件时因遇到停电、电脑死机等意外情况而使信息丢失，Excel设置了自动保存功能，可在指定时间间隔之后自动保存工作簿，操作方法如下： 打开未来得及保存的文件，此时窗口中会出现“文档恢复”任务窗格，如下图所示。 在任务窗格的“可用文件”列表框中单击最近的保存文件，可尽可能多的恢复文档；单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，如下图所示。 从中设置名称和保存路径等，然后单击“保存”按钮即可。 例3 调整自动保存时间间隔 用户可以自定义工作簿自动保存的时间间隔，操作方法如下： 单击Office按钮，在弹出的下拉菜单中单击“Excel选项”按钮，弹出“Excel选项”对话框，如下图所示。 在左侧列表中选择“保存”选项，在“保存工作簿”选项区中选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，并在其右侧的数值框中输入保存时间的间隔，如下图所示。 单击“确定”按钮，完成自动保存工作簿时间间隔的设置。 例4 锁定最近打开文档 “最近使用的文档”列表中的文档排列会随着打开其他文档而下降或消失，若用户想将某一个文档固定在该列表中，可按如下方法进行操作： 单击Office按钮，在弹出的下拉菜单的“最近使用的文档”列表中找到要固定的文档名称，然后单击其后的按钮即可，如下图所示。 例5 清除打开文件记录 若用户不希望其他人在“最近使用的文档”列表中看到自己打开文档的记录，可将其清除，操作方法如下： 单击Office按钮，在弹出的下拉菜单中单击“Excel 选项”按钮，弹出“Excel 选项”对话框，如下图所示。 在左侧列表中选择“高级”选项，然后在右侧“显示”选项区的“显示此数目的‘最近使用的文档’”数值框中输入0，如下图所示。 单击“确定”按钮，关闭对话框，单击Office按钮，在弹出的下拉菜单中，“最近使用的文档”列表为空，如下图所示。 例6 轻松更改默认名称软件在安装过程中要求输入用户与单位名称大多数是随意输入的如、当时就产生一个问题插入的用户名称是安装时输入的而非真实姓名。更改默认名称 单击“确定”按钮，将设置应用到软件中，以后创建的文档默认用户名将更改为“林静”。 例7 批量修改文档作者 若想一次性修改多个文档的作者，可按如下方法进行操作： 将要修改的文档全部放在同一个文件夹中，并全部选中，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“属性”选项，如下图所示。 弹出多个文档共同的属性窗口，单击“摘要”选项卡，然后单击“高级”按钮，如下图所示。 对话框切换到高级设置界面，单击“作者”选项后面的“多个数值”文本，并输入作者名称，如下图所示。 单击“确定”按钮，将作者名称应用到Excel文档中，将鼠标指针放在更改作者后的文档图标上，即可查看作者名称，如下图所示。 例8 巧妙扩大编辑区域 功能区位于Excel 2007工作界面的上方，它将用户所需要的所有控件都组织到了各个选项卡中，如下图所示。 用户可以通过功能区最小化功能来扩大文档的编辑区域，具体操作方法如下： 在功能区中任意工具上单击鼠标右键，弹出快捷菜单，并选择“功能区最小化”选项，如下图所示。 此时，功能区中只显示各选项卡的名称，而所有工具则被隐藏，效果如下图所示。 例9 添加开发工具选项卡如果要编写宏、运行以前录制的宏或创建与Microsoft Office程序一起使用的应用程序，开发工具选项卡 在“使用Word时采用的首选项”选项区中选中“在功能区显示‘开发工具’选项卡”复选框，如下图所示。 单击“确定”按钮，返回Word编辑窗口，此时功能区中已经添加了“开发工具”选项卡，如下图所示。 例10 改变快速访问工具栏位置 此时，快速访问工具栏的位置已经调整到功能区下方，如下图所示。 例11 快速访问工具栏巧设置 在快速访问工具栏上放置常用的工具按钮，能大大地提高用户的工作效率。用户可以自定义快速访问工具栏上的功能按钮，操作方法如下： 启动Excel 2007，单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，弹出如下图所示的下拉菜单。 选择“打开”选项，此时快速访问工具栏上已经添加了“打开”按钮，如下图所示。 若下拉菜单中没